高校档案管理的创新要素分析

文／广东医学院 刘晓燕 魏娟

档案管理要根据时代的发展改革创新，实现档案工作的科学性。高校档案记录了广大教职工、学生等在学校的工作和学习生活，并通过不同的形式将这些具有价值的资料保存，这些形式主要有文字、图表、音像等。作为学校事业发展的重要组成部分，高校档案管理模式的改革必须顺应时代发展趋势。

一、高校档案管理的现状分析

（一）档案归档规范性有待提升。随着办公自动化的日益普及，电子化、数字化成为档案信息发展的趋势，因而电子文件将是归档工作的重要组成，然而，由于计算机技术并未很好地运用于档案管理工作之中，因此，电子文件归档管理无法充分发挥出其先进的技术优势，仍然采用手工模式进行资料检索、调阅档案，以及使用纸化阅档方式，致使档案归档能力较弱。相对而言，高校使用计算机技术较为普及，信息资源流通较快，通常采用方便快捷的网络接收、发送文件，但是由于没有统一规范的管理制度，多数电子文件未能及时形成档案，未做系统化处理，造成资源白白流失。与纸质文档相比，电子文档的收集和归档范围比较广泛，在管理上二者有着本质的区别。由于技术方面的原因，统一管理电子文档难度较大，加之标准亟待完善，因此在实践中产生许多问题。

（二）档案管理人才结构相对单一。当前，在高校档案管理工作方面，急需引进计算机、档案研究等专业的人才，以适应信息化、数字化档案管理的发展要求，然而，实际上高校从事档案管理工作的人员，普遍存在技术能力、科研创造能力低下的问题，又由于档案人事制度的改革，造成档案人员频繁调动，甚至一些非专业技术人员担任档案管理工作，从而难以适应新形势下的档案管理工作的要求。从事高校档案管理工作的人员，有些不但缺乏专业技能，对业务不熟悉，而且对工作敷衍了事，缺少收集档案信息的意识，整理档案材料不够及时，对档案管理水平的提升造成很大影响。

（三）档案信息化水平有待提高。多数高校档案信息化水平较低，亟待改革创新档案工作，以提升管理水平。高校档案管理信息化水平低的现象，主要表现在以下几方面：首先，档案管理系统未建立和完善，手工操作仍然是日常档案管理工作的主要模式；其次，网络平台未建立，信息化水平较低，开发利用档案的渠道不顺畅；第三，采用“双轨制”的管理模式，不仅工作量大，而且未能充分发挥出所引进的档案管理系统的优势，延缓了信息化的发展。发展和实现档案的信息化、数字化，必须改革和创新管理模式，以适应新形势的需要。

二、高校档案管理的创新要素分析

（一）在管理模式上开展创新型实践。从高校行政部门的设置以及职能来看，档案管理部门只是统一管理之下的一个科室，其工作人员素质参差不齐，随着现代化教学的深入发展，这些问题的弊端逐渐显现，已严重影响到学校档案管理工作的正常运转。因此，不少高校已经意识到问题所在，在随后的学校机构改革过程中，已将档案管理部门明确为学校的直属部门，从其他部门之中剥离出来，使得高校档案管理部门有了更多的自主决策的权利，让其具有了更为宽松的发展空间。档案管理部门的主体地位一经确立，而后应进一步研究和探索档案管理的发展方向和未来趋势。

高校应从自身实际出发，根据档案管理的几大主要要素，以破釜沉舟的勇气，下定决心将创新档案管理模式作为一项基础工程来抓。与此工作有关的人员，也应于日常工作中积累经验，注重学习，一旦时机来临，实现由量到质的飞跃。唯有这样，才能探索出高校档案管理工作的新模式。

（二）在管理思路上开展创新型实践。1.拓宽管理思路需创新管理观念。“新”是创新档案管理的基本要求，因此在具体实践当中，必须改变传统的管理观念，树立新意识。原有的档案管理方式，只是将档案当做“藏书”，未能充分发挥其在高校教育教学中应有的作用。高校档案管理观念的创新，要以事实为出发点，结合具体实际，全面审视和发展档案管理工作。从事档案管理工作的人员，应充分利用网络技术的优势，力争拓展档案管理的范围，努力提升其管理水平和质量。当今社会，网络化已不可阻挡，若高校档案管理依然裹足不前，未能摒弃陈旧观念，必然被时代所淘汰。所以说，高校档案管理必须满足社会发展需要，充分考虑被服务者的实际需求，以人为本，紧跟时代步伐，才能在工作中有所创新和发展，才能立足于档案管理领域。2.拓宽管理思路需创新管理方式。档案管理水平的评价，传统方式多注重有多少档案，存放场馆如何，以及管理档案的设施怎么样等表面现象，这种片面性的评价，往往不利于其自身内部建设。档案管理水平的提升，关键在于人，重点在于开发利用档案资源。因此，改变以往档案管理以外部建设为重点的方式，转移工作重心，重点建设内部管理，是创新档案管理方式的关键所在。总之，服务大众应是高校档案管理工作的一贯宗旨，不能闭门造车。3.拓宽管理思路需创新人才引入机制。当前，各国之间、各行业之间的竞争，归根究底是人才的竞争，人才永远是竞争的核心，因此，引进高素质的人才是各领域最为重视的环节。毋庸置疑，高校档案管理队伍的壮大，必须吸收大量的优秀人才，才能提升工作的整体水平。相关工作人员应破除原有体制的束缚，在考察和选拔人才时，秉承“不拘一格降人才”的原则，将综合能力强的人才纳入档案管理的队伍里来。

（三）在管理手段上开展创新型实践。目前的高校档案管理工作，在一定程度上依然存在因循守旧、固步自封的问题，随之带来的弊端越发凸显。高校传统管理模式通常利用行政手段和方式，对本不属于行政范围之内的部门或业务进行干涉，往往束缚了这些部门或业务的发展。在市场经济大潮之下，高校档案管理更应利用现代化的科学技术手段，运用于档案管理工作的实践之中，规范档案的收集和保存，精确化档案检索，对档案管理的结构进行进一步优化，以实现部门工作效率和水平的提高。此外，在档案管理工作过程之中，应充分发挥智能办公系统的优势，实现办公自动化，这也是创新高校档案管理的又一大重要实践举措。

三、开展高校档案管理创新型实践的综合表现

（一）发扬人文精神。细心和耐心是高校档案管理工作人员的必备素质，同时，还应具备相应的专业知识和技能。应充分认识档案管理人才队伍建设的重要性。人才的培养，队伍的建设，离不开每一位工作人员的成长和发展，因此，要完善奖励机制，积极鼓励他们安心工作。

（二）建立科学有效的人力资源管理模式。1.分级进行岗位升迁以及发放工资，采取各种有效手段，实行竞聘上岗，调动员工的工作热情和积极性。2.建立和完善员工之间的合作机制，畅通内部交流渠道，通过各种培训和学习，提升员工的工作能力。3.重视继续教育，在实际工作中，随时会遇到各种各样的问题，如果不具有专业基础，很难胜任档案管理工作，因此，要鼓励员工进行自我学习和深造，不断吸收先进的理念和知识。4.高校档案管理应特别关注不同利益主体之间的关系，要至始至终以学生为主，将社会效益作为学校工作的重中之重。

四、结语

计算机和网络信息技术的快速发展推动档案管理发展，高校档案管理进行创新势在必行。因此，高校档案人士必须解放思想，树立新的思想观念和意识形态，不断尝试新的管理思想和方法。综合来看，高校档案已成为学校管理的重要组成部分，进行高校档案管理的创新型实践，推动高校档案管理水平发展，对提升知识经济时代高校整体管理水平很有必要。

[1]王艳.浅谈高校档案管理的创新型实践[J].决策与管理,2012,37(12):31-33．

[2]刘辉,李鹤飞,魏静波.新形势下高校档案管理工作探索[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(04）:602-603.