浅谈基层疾病预防控制中心档案管理现代化

文／红河州疾病预防控制中心 刘雪玫

一、疾控档案管理现代化的必要性

档案管理信息化不仅是科学技术进步的要求，而且是疾病预防控制工作发展的需要。随着计算机计术的不断发展和普及，疾控档案资源的载体形式发生了变化，除传统的纸质载体外，出现了光盘、磁盘等电子文件，传统的档案管理模式和检索方式已不适应新形势发展的要求。因此，档案管理必须实现以计算机为基础的自动化、智能化管理模式，近年来，疾控工作日益繁重，档案数量也随之日益增长，疾控档案对防止疾病传播流行，保障人民身体健康，开展疫情监测预测、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义。国家卫生部、档案局在《卫生档案管理暂行规定》中提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。因此，基层疾控中心将档案现代化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。

二、基层疾控中心档案管理存在的问题

（一）管理制度不完善。各基层疾控中心档案管理制度不健全、缺乏有效保障措施，造成疾控档案不能严格按照文件材料归档范围来收集资料，归档不完整，业务科室工作人员档案意识淡薄，不注意保存工作中形成的文件资料。有的基层疾控中心因工作需要，将档案资料保管在科室，由于年代久远，导致部份利用价值较高的档案出现变质、损坏，不能及时有效地为疾病预防控制工作提供利用。

（二）硬件及信息化建设投入不足。由于基层疾控中心档案管理重视程度不够，虽然改善了办公条件，但对档案的资金投入不多。据了解，基层疾控中心档案“八防”设施、密集架等尚未普及，有的虽已添置了计算机等设施，但档案信息资源没有充分开发利用，仍有大部份疾控中心档案处于手工抄写、人工检索目录阶段，利用计算机进行管理的不多，把档案资源全部数字化的就极少了。

（三）人员专业结构不平衡。疾病预防控制是一项专业性较强的工作，据了解，基层疾控中心档案管理人员多数是医疗卫生专业人员或工勤人员兼职管理。由于所学专业不符，对档案信息技术、检索技术等不能熟练运用，又缺乏系统的培训和合理指导，面对众多的疾病预防专业数据不能及时有效地进行收集、整理、归档，致使档案管理人员比例和专业机构严重失衡，信息化管理不能很好地实现。

三、实现疾控档案管理现代化的对策

（一）制定现代化管理制度。档案现代化管理是一种新的管理模式，要实现疾控档案现代化管理，基层疾控中心必须遵守《档案法》的法律法规和《卫生档案管理暂行规定》的规定，结合疾病预防控制工作的结点,制定切实可行的档案现代化管理制度，保证档案信息的真实性与安全性，档案网络化管理的科学性、便捷性及准确性。制度一旦建立，就应按照制度进行管理和抓好落实工作。

（二）加大软硬件及网络建设的投入。档案管理要实现现代化，

基层疾控中心首先要加强基础设施建设，安装与现代化管理需要的扫描仪、交换机、路由器、具有高性能的网络安全软件等网络设备；其次，要开发和投入适合疾控档案管理的软件，将原有的档案信息数据转入新的信息平台使用，充分利用网络技术，开展档案信息多途径检索查询，利用OA办公自动化网络平台，使文件从最初的拟稿、核对、收文、批办，到档案的著录、检索、编研、保管、利用的整个过程相互衔接起来，向档案馆移交档案都通过计算机和网络进行管理。只有从根本上解决档案保管的软硬件环境，夯实档案工作基础，才能使档案工作获取最大的使用效益。

（三）做好电子档案的管理。电子档案的管理首先要保证电子文件和电子档案之间的真实、完整、有效、安全，对电子文件的形成、收集、鉴定、整理、归档及归档后形成的电子档案的管理、利用实行全程管理。基层疾控中心要以档案馆的电子档案管理办法为指导，明确电子文件的归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式及被操作数据和检测数据等的归档要求与处置方法，建立电子档案数据库，便于安全保管和开发利用。

（四）提高档案管理人员的业务素质和技术水平。档案现代化建设，关键是人的素质。因此，基层疾控中心要注重改善人才结构，引进既会计算机操作又会档案管理，且熟悉疾病预防控制工作的复合型人才，选送档案人员到高等院校、专业培训班进行培训。同时档案人员自身要切实转变观念，自觉树立信息化意识，积极学习现代信息技术，充分利用信息平台，提高档案管理工作效率和质量。

四、结语

计算机技术在疾控中心的广泛运用，不仅对疾病预防控制工作产生影响，对疾控档案信息的收集、整理、归档、利用工作也提出了新的要求。因此，在使用现代化的档案管理手段储存各种信息和开发利用疾控档案信息的同时，要增强保密意识，对传输的信息进行加密，有效保护档案安全，逐步提升疾病预防控制档案的开发利用水平和公共服务能力,为广大人民群众和基层疾病预防机构提供广泛的信息服务。

[1]赵银枝.疾控机构档案管理工作的现代化初探[J].健康必读(中旬刊),2012(11).

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