高校档案馆的功能及发展浅论

文／西安石油大学档案馆 陈芳

2008年9月，教育部颁布了《高等学校档案管理办法》，对高校档案馆的设立及发展进行了合理定位，明确规定了高校设立档案馆的标准。此办法一经颁布，符合条件的高校都纷纷响应，积极成立档案馆，以陕西省15所高校为例，独立处级建制设馆的为6所，副处级建制挂靠党政办的为6所，科级建制设立综合档案室的为3所。笔者所在的西安石油大学档案馆，也与2012年成立档案馆，副处级建制，挂靠图书馆。下面就高校档案馆的功能定位及其发展浅谈一下。

一、高校档案馆工作的现状

高校档案资源是高校发展的历史依据，它真实的记录了一所学校从建校初期到逐步发展的历史过程，客观、深刻的影响着高校文化体系建设和管理体系的改革与完善，是一所高校的重要财富。但长期以来，人们习惯于把档案馆发挥现实作用的大小作为评价档案馆工作的标准，致使高校档案馆在高校发展中一直处于弱势，日常工作基本上处于档案单一收集、整理、保存、查询等初级阶段，档案信息化水平严重滞后于高校信息建设发展。档案专业人员缺乏。大多数高校只是在档案馆内部实现了档案目录的网络化管理，未能真正参与到高校信息化建设中去。

二、高校档案工作的发展

近几年来，随着社会对高校档案工作的不断重视及高校档案工作自身的不断发展，各高校档案馆积极采取对策，强化管理，在编、学、研的基础上，与时俱进，充分发展了档案馆的延伸功能。如在陕西高校档案馆建设方面起到明显引领作用的西安交通大学档案馆，在建校110周年暨西迁50周年校庆期间，筹办了西迁历史纪念馆，引起了校内外的强烈反响。它就是一项校园档案信息开发利用的丰硕研究成果。现代化的高校档案馆应具有以下功能：

（一）信息化服务功能。高校档案馆应利用自身优势，通过收集、管理、利用对高校具有长期永久价值的档案，如文件、科研项目、教学计划，进行针对性的汇编，制作专题目录索引，学校大事记等，为高校的管理、教学、科研提供参谋和咨询性服务。笔者所在的高校在本科教学评估中，各种最具有说服力的原始材料，如教学大纲、计划、教案主要由档案馆提供，它的真实性和依据性为本校教学评估提供了强有力的材料支撑。

（二）宣传教育功能。高校档案馆应充分利用丰富的馆藏资源，开展爱国、爱校精神文明教育，注重本校大事、要事材料的收集，做好杰出校友、知名学科带头人个人档案的征集，利用网络、专题展览、拍摄宣传画册、出版校史等形式，宣传学校，提高学校知名度，把高校档案馆办成一个既是凝聚校友饮水思源的纽带，也是一个学生爱国荣校的课堂。使高校档案馆真正成为一个集宣传、教育为一体的文化传承创新的机构。

（三）社会服务功能。高校档案馆是唯一保存与高等教育学历学位相配套的原始资料的机构，高校档案馆应该与时俱进，借助于文字、图像等原始形式，采取实物核查、上网查询等形式，为毕业生及广大就业用户、用人单位提供成绩单查询、翻译、学历学位认证等多项服务。

三、高校档案馆的发展路径

（一）馆藏是档案发展的坚实基础。要提升档案馆工作，就必须在最基础的馆藏上下功夫，特别是一些基础档案和特色档案如我校档案馆就在工作职责中明确规定，一是档案收集的完整率要达到98%以上，一些利用频率高的高频档案，如：成绩单、招生底单等，应重点进行收集、整理并率先对此类档案进行数字化，适时开通网上授权查询，为档案利用提供高速快捷的服务平台。二是要注意本校特色档案的收集和整理，我校在建校60周年之际，向广大师生、校友广泛征集石油石化类档案并筹办西安石油大学校史馆，通过大量图片、沙盘、实物等手段全分方位再现了我校建校历程。展出期间得到了广大校友、师生的称颂。展出至今，已接待各界参观人士上万人次。

（二）紧跟信息时代发展的大背景。大力开展档案信息化建设，使高校档案管理工作由传统模式向现代化方式转变。我校存在新、老两个校区，学生上门查询档案不便，因此学校在2014年工作任务中明确提出，加快档案信息化建设，在全校范围内启用档案信息管理系统，实现归档资料数据网络传输与管理，构建数字化档案库。使档案利用不受时间、空间限制成为可能，也为我校建设数字化档案馆打好基础。亦今为止，我校存量档案数字化已达到30%。

（三）切实做好档案编研开发。适时参与学校日常事务管理，为高校科学决策提供服务。我校在60周校庆之际，盘活馆藏资源，汇编了《西安石油大学校史》《校友风采》等，制作了《辉煌六十年》光盘，将传统与现代展示手段相结合，多元化宣传学校，凝聚校园文化，创新了档案服务思路。

（四）构建新型档案人才

在信息化背景下，高校档案人不仅要专业能力强，更要信息技术能力优，文化素质能力强，对档案馆的未来发展有一个整体的规划及设想，才能实现高校档案馆数字化的飞跃。因此就需要我们高校档案馆加快培养复合型档案人才的步伐，多学习，多实践，多创新。

四、结语

档案馆在满足高校发展不只是被动的等待，更多在于主动的关注、挖掘。高校档案馆工作不是一成不变的，而是可以通过自身努力去不断发展完善的。在我国高等教育飞速发展的今天，高校档案界的同仁，应当抓住机遇，创以才兴，以创新谋发展，大力提升高校档案馆的社会地位。

[1]章华明.高校档案馆的功能定位与发展路径选择——以上海高校为例[J].池州学院学报,2009(3).

[2]李淑青.论高校档案馆管理的定位、功能与理念[J].档案天地,2014.S1.

[3]中华人民共和国教育部、国家档案局令.高等学校档案管理办法[Z].2008.