网络环境下高校院系资料室的现状及发展思路

龚小玉+邹建卫

摘要：高等院校的院系资料室作为图书馆的补充和延续，在高等院校的教学、科学研究和人才培养等方面发挥重要的保障作用。近年来，受资金和人员所限，尤其是网络和电子出版物的冲击，院系资料室面临不小的发展困境。本文结合自身的工作主要阐述高等院校院系资料室的现状及今后的发展思路。

关键词：院系资料室;现状;发展思路

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）19-0203-02

普通高等院校大多设有院系资料室。由于毗邻教师的办公场所，这些或大或小的资料室为师生提供非常便捷的图书资料服务，同时作为图书馆的补充，在高校的教学、科学研究和人才培养等方面发挥重要的保障作用。随着电子出版物和网络数据库的出现，院系资料室的先天优势正在逐渐丧失，部分高校甚至干脆取消院系资料室。大多数高校虽然仍保留院系资料室建制，但其运行面临不少的困难，且没有发挥出应有的作用。院系资料室该何去何从，令人深思，本文结合浙江大学宁波理工学院资料室的情况谈谈自己的看法。

一、高校院系资料室的现状

1.场地有限，资金不足。院系资料室的藏书、阅览以及办公场所通常是由各院系自己解决。在办公用房本来就不宽裕的情况下，院系能够且愿意为资料室提供的场地面积非常有限。院系资料室通常会有一处场所放置图书资料，但难以保证阅览和办公用地。大多数院系资料室往往不设立阅览室，或将会议室兼用作阅览室。资料室的办公室则通常与行政办公室打通（或混合）使用。受场地的影响，院系资料室的藏书数量和种类非常有限，服务质量也难以保障。另外，院系资料室的运转经费很难称得上充足。以该院为例，学院资料室只有一间藏书室，且与办公室合用。经费是由校图书馆统一划拨，拨给学院资料室的经费基本上是固定的。加上近年来书价上涨较快，学院没有相关经费给予补充，使得资料室的建设资金捉襟见肘。

2.工作人员少，缺乏专业知识。院系资料室一般配备1～2名工作人员，但绝大多数是1名。他们通常由院系办公室或其他岗位的人员兼职，普遍不具备图书情报专业背景或缺乏这方面的专业培训。由于图书资料管理工作往往不被领导重视，且需要完成其他岗位的任务，这些工作人员投入到资料室管理的时间和精力较为有限。

3.服务对象窄，受电子出版物冲击大。由于场地小，工作人员的非专职特性且时间难以固定，使得院系资料室只能小范围开放。绝大多数的院系资料室只能面向本院系的教师和研究生开放，并且每次能容纳的人数也较为有限，导致图书资料的流通率偏低。专业期刊本来是院系资料室的一大收藏特色，是吸引本院系师生进入资料室的一项重要资源，但近年来，专业期刊的出版基本上实现电子化，师生无须进入资料室就可以查阅各种专业文献，进一步加剧院系资料室的边缘化。

二、高校院系资料室的发展思路

进入21世纪，随着网络数据库和计算机的普及，出版物朝着数字化的方向发展，使得传统图书馆的模式受到很大的冲击。各高校图书馆纷纷加大投入，引进各种现代化的硬件软件设施，来适应这一现代化进程。在这样的背景下，院系资料室又该采取什么样的对策呢？

1.学校领导要重视院系资料室的建设工作。院系资料室在建制上隶属各院系，校图书馆给予业务上的指导。院系领导由于缺乏图书情报的专业知识，对资料室的业务无法进行具体指导，导致部分院系的领导很少过问资料室的工作。校图书馆由于不属于自己的管辖范围，很少对院系资料室在业务上给予指导。这就造成院系资料室长期以来处于被边缘化、不被人重视的真空地带。院系资料室要发展，首先要得到学校领导的重视。只有学校领导充分认识到院系资料室是学校图书信息建设的一个重要组成部分，才能在场地、资金和人员方面给予院系资料室大力支持。另外，学校领导要协调好院系与图书馆之间的关系，确保院系资料室的建设在业务上得到图书馆的指导。

2.加大院系资料室的投入。影响院系资料室发展的一个重要“瓶颈”是缺乏充足的资金，而相对充足的资金是院系资料室发展的重要保证。只有增加院系资料室的经费投入，才能订购更多的图书资料或数字资源，才能添置各种现代化的计算机、网络和通信等设备，从而更好地为师生服务。例如，校图书馆经常开展信息检索方面的培训，不时地邀请一些专家学者或社会名人开展诸如文化百科大讲堂之类的讲座，由于培训和讲座场所容量有限，使得不少师生无缘参与。此时，若在各院系资料室引入一套实时视频播放系统，则可以很好地解决这一问题。

3.开展专业特色收藏。院系资料室一般规模小，藏书容量有限。尽管如此，各院系可以根据自身的发展需要，将资料室打造成专业特色收藏的场所。收藏的种类可以是凸显本院系专业学科特色的藏书、专业期刊，也可以是院系教师的教学和科研成果或学生的作品。（1）专业特色藏书。高校图书馆是全校性教学科研的重要辅助机构，收藏的资料通常涵盖每个专业学科，具有广泛性和全面性，院系资料室则主要收藏本院系专业学科领域的图书资料。一个院系往往涵盖多个学科专业，专业图书种类的多样性加上藏书空间有限，使得很多院系资料室的藏书五花八门，缺乏特色。为了更好地为师生提供服务，扩大影响，院系资料室可以结合本院系的优势学科专业，在广泛征求教师意见的基础上，有计划、持续不断地采购一批国内外专著、工具书、丛书、专业期刊，打造专业特色收藏。这些反映本学科专业特色的图书资料可以由院系统一出资购买，也可以从各学科平台（重点专业、重点学科）建设经费中解决部分。各科研课题组自行出资购买的图书资料在明确所有权的前提下，可以纳入资料室统一管理，形成资源共享。（2）教学科研成果或学生作品展示。对一些办学实力强的院系来说，每年都会产生大量的教学科研成果和优秀学生作品。院系资料室可以把这些成果（如专著、教材、论文、专利等）收集起来，打造自己的收藏特色。必要时专门设立橱窗，宣传展示本院系在教学、科研和人才培养等方面所取得的成就。此外，在不违反相关规定的前提下，可以把本院系的一些学科专业建设验收报告、科研项目结题报告等收集起来，更好地为本院系师生开展特色服务。endprint

4.提高资料室工作人员的业务能力和专业素质。工作人员的业务能力和专业素质直接决定院系资料室的服务质量。有条件的院系资料室尽可能地配备具有相关专业背景的管理人员。不具备条件的，则应该切实做好工作人员业务能力的提升工作。院系资料室作为校图书馆功能的延续和补充，自然和校图书馆有着密切的联系。针对院系资料室工作人员变动大及缺乏专业知识的特点，校图书馆有责任和义务对院系资料室的工作人员进行基础业务知识和图书管理系统操作等方面的培训。

首先，图书馆可以结合本校院系资料室的特点，为那些非专业的工作人员开设若干门与图书资料管理相关的课程，让其较为系统地学习相关业务知识。也可以指定或编制相关的教材或讲义，发放给资料室的工作人员，让他们在工作之余自学，从而对图书资料管理的业务知识有一个初步的了解。其次，图书馆应派出专门的工作人员不定期地对院系资料室的管理进行现场指导，将图书馆的先进专业管理理念逐步渗透给资料室的工作人员，使资料室的各项工作慢慢地走向专业化、规范化。最后，各院系资料室的工作人员应该积极参加图书馆举办的各种专题讲座、操作培训以及学术研讨和交流。通过这些讲座、培训和研讨，可以使院系资料室工作人员的业务水平和工作能力得到快速的提高，同时扩大其专业视野。

5.加强与校图书馆和其他院系资料室的沟通与交流。由于行政隶属关系和业务联系的不统一，院系应该不断加强与图书馆之间的联系，建立长效畅通的交流机制，实现对资料室的共同管理。如在专业文献方面的收藏，院系资料室可以侧重面向专业教师和研究生，重点收藏专业性、系统性强、有特色的图书资料。而校图书馆则重点面向本科生，收藏一些教材、教学参考书以及一些科普性的专业图书。另外，院系资料室也可以在图书馆的指导下，开展一些文献传递及专业文献检索方面的服务工作，这既会减轻校图书馆的工作压力，也能方便本院系的教师。最后值得一提的是，随着科技的发展，学科与学科之间的界限日益模糊，学科交叉越发明显。因此院系资料室之间，尤其是有一定学科交叉的几个院系资料室之间应该保持经常的沟通与交流，在资料室建设（特别是图书采购）方面信息互通，实现资源共享。同时，制定院系资料室的发展目标和规划时，校图书馆与各院系应该共同参与，避免不必要的重复性建设，减少人力、物力和财力的浪费。

总而言之，在网络高速发展和电子出版物日益盛行的背景下，院系资料室要积极面对挑战，充分发挥自身的优势，在院系领导的支持下，适当扩大资料室的规模，加大资金投入，提高创新意识，开展特色服务。同时，主动加强与校图书馆和其他院系资料室的联系，实现资源共享。工作人员则需要努力提升自身的专业素质，利用现代化的技术手段，做好资料室的图书收藏和管理工作，为院系师生提供更优质的服务。

参考文献：

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