基于B/S结构的残联行政办公自动化系统设计与实现

贺晓光

（科大讯飞股份有限公司， 安徽 合肥 230000）

引言

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和信息网络技术结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。它是采用Internet/Intranet技术，基于工作流（Workflow）的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使单位或系统内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作而达到提高行政效率的目的。残联作为一个特殊的群众团体，承担政府委托的管理服务残疾人的职能。全省16各地市、110多个县区均建立了残联机构，为实现残联横向和纵向协同办公，提高残联系统的内部管理效率，充分运用已有资源，采用ASP+SQL、B/S技术设计和实现行政办公自动化（OA）系统十分必要。

一、建设行政办公自动化系统的背景与意义

各级残联承担各类残疾人的管理与服务职能，残疾人事业及残疾人的生活、医疗、康复、教育、就业、扶贫、救助、文化、体育、无障碍环境、信访维权等方方面面，可谓千头万绪。与此同时，因残疾人首先作为人的社会属性，除了认定残疾之外，他们的社会生活事务分散在政府多个职能部门，残联除了系统内有上下级工作协调和指导关系外，还得与政府各个有关部门有工作事务往来。传统的文件管理方式管理事务已经越来越不能适应工作要求。

从内部来说，首先机关办文，采取纸质面签的方式效率低下，且有的领导因公务外出，无法在办公室及时签批重要拟文或办文的意见。虽然通过电话汇报，但往往无重要依据可以保存，极大影响工作效果；从信息传递方式来看，普通纸质文件信息传递成本过大。一份文件一般通过专递寄送，全省16个地市、110多个县市区，全部寄出，需要很多邮寄费，无疑增加了行政成本，且文件在传递中也有可能丢失或损毁，时效性大打折扣。即便是采用传真，但往往由于其传真机自身的特点，字迹不清，图片无法辨认；热敏材质易受外界温度影响不易保存。最重要的是无法展现红头红印文件的原貌。即便是通过电子邮件，其文件的电子化、邮箱的多样化，保密性差的特点也会给文件传递带来很多不便；最后，从文件的管理借阅，也就是文件信息共享来看，纸质文件保存条件要求高，要花费更多的物力、财力和人力，且检索十分不便。下级残联或其他单位、个人申请调阅需要书面的凭据，时效性也很差。

从外部来说，由于政府电子政务建设较早、使用较早，有些与残联联合下发的文件，往往直接从它的电子化途径解决，而残联办公系统却无法跟进，不协调，影响办文效率。

为解决上述存在的问题，提高机关内部办公水平，提升服务效能建设，更好地适应残疾人事业的新发展、新变化，建设残联内网协同办公系统（即OA系统）十分必要。该系统要实现省市县三级全覆盖，横向进行公文拟制、发布，纵向进行文件流转交换，真正实现残联系统内部沟通网络化，公文信息无纸化，日常事务管理电子化的目标。利用该系统，可以将人、财、物、信息、文件等各项资源整合在一个统一的平台上，方便各单位快速传递各类文件和信息，提高日常办公效率；方便各级工作人员相互交流，提高沟通效率；方便人员查询各类信息资料，提升资源利用率，进而全面提升残联系统工作水平，为残疾人事业发展提供保障。

二、行政办公自动化系统设计

省残联行政办公自动化系统建设需要契合残联信息化建设整体规划布局，应当充分运用既存的网络软硬件资源与其他系统技术标准，合理采用技术路线进行系统设计。

（一）开发及实现环境

在办公自动化开发上，笔者采用的是ASP＋SQL技术的结合。ASP技术是一项动态网页技术，相对较为简单，结合脚本程序，可以实现办公自动化的绝大多数应用。鉴于省残联既存的网站系统、业务系统都是采用Winserver2008作为网络操作系统，SQL2008作为数据库系统，为节约投资，且便于以后的数据互联共享，本次设计沿用SQL。基于ASP技术、SQL数据库、IIS服务器组件、Windows Server 2008，采用B/S结构。对于用户登录，采用cakey数字证书予以身份认证，加强安全性。应用AJAX无刷新技术，异步传输XMLhttp请求，用于在提交页面时，减少刷新，获得友好的操作体验。公文拟制编辑，采用多种OFFICE集成组件，实现编辑留痕、文件套红，同时支持WPS集成。

（二）功能模块的设计

根据省残联应用实际和各级残联的业务需要，主要是设计的功能模块如下图所示：

1.个人办公管理。主要是用户进入系统后，能一目了然的方式显示用户需要处理的主要工作内容，包括待办事项、沟通平台、我的配置等模块。

2.公务邮件管理。为系统内部提供电子邮件服务，用于用户之间传递各类电子文档（便签、报告、公文等），涵盖了收发普通电子邮件的主要功能。公务邮件系统和互联网上传统的邮件系统处于隔离，所有邮件均来自于系统内部，突出专有性、可靠性。集成个性签名、手机短信等功能。

3.公文管理。这是整个系统最为重要的模块，也是核心模块，是省、市残联根据行文要求建立的统一处理平台（省级拟文，可下发给市县两级，市级拟文，可下发给县区级，县区级只有收文功能），提供对发文流程灵活定制功能，省市两级可自己配置部门和人员权限。按照拟稿-初核-复核-审签-定稿-编文号-清稿打印-加印-归档等流程完成公文拟制，通过公文分发、发文登记、发文追踪、文档借阅等子模块实现公文流转。

4.行政应用管理。主要包括车辆使用管理、固定资产使用管理、会议管理等，对单位用车及资产占用、使用情况进行统计和动态管理。会议管理包含会议申请、会议室查询、申请追踪、会议查询、与会安排等功能。

5.信息资源管理。对单位的各类信息资料进行动态管理，各个信息栏可以自己购建，为内部人员提供信息发布、查阅和知识学习的平台，可建立一个公共资料库、文档中心，从而实现信息的共享与互通。

6.事项任务管理。事项管理，用户可根据工作需要，自定义某一工作主题，集成平台中的公文管理、领导交办、请示汇报、会议管理、工作计划、总结等，整合实现该专题工作涉及的全部资料。任务管理，可以实现领导交办任务的网上办理、反馈，对任务进行跟踪、预警等。

7.系统管理等其他模块。省残联各处室、单位，市、县（区）残联机构及人员设定、登录人员账号、角色、权限管理、工作流设置、各功能模块的参数设定等。

三、行政办公自动化系统的实现

办公自动化系统的实现主要分两部分内容：

1.搭建系统平台，在省残联机关实现办公自动化。

2.各市、县（市、区）实现跟省残联服务器的接入，将办公自动化的作用、范围扩大，在整个系统内部实现办公自动化系统的全覆盖。

该系统采用统一用户管理、统一组织架构、统一访问控制、统一身份认证、统一工作流平台、通用数据管理平台等技术手段，实现省本级内部与下级，市本级内部与上下级，县区本级内部与上级之间的公文事务管理。

四、结论

省残联通过这次办公自动化系统的建设与实践，领导和职工的信息化意识明显增强，对系统使用的积极性和效果日益显现。这套行政办公自动化系统建设基本上满足了行政办公需求，特别是公文拟制、流转以及归档和借阅等文件处理，提高了办公效率，确保了传递安全，节省了行政成本。整个残联系统办公的全覆盖，实现了全省公文处理的电子化、规范化、无纸化。随着移动互联网的发展，省残联后期信息化建设应根据应用情况和实际需求，推出基于手机客户端的开发，实现移动办公，并且所有事项、流程与步骤都采用触发短信自动通知的方式，同时可引入科大讯飞的语音技术，逐步向智慧办公延伸。

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