文件和表格的存储管理

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在企事业单位的日常管理和业务工作中，会产生大量的数据表格，这些表格的形式杂乱，内容多变，牵涉到业务、管理、党务等方面。表格的制作者一般将其存储在PC或者笔记本的本地硬盘或者移动硬盘/U盘上，以备将来查询或者重复使用。从笔者多年的经历来看，这种存储管理方式存在以下问题：

1、不易查找。很多人把数据表格存储在硬盘或移动硬盘上，时间长了就会忘记存储的名称和位置，再次使用时不易找到，要反复查找，有时找到了却不是最新版本。

2、容易丢失。在PC的硬盘出现故障或者重装操作系统时丢失，完整性难以保证。下次使用时又要费时费力的重新制作。

3、共享和保持数据的一致性困难。例如：人事部门的员工信息表，除了人事部门的工资考勤使用外，后勤部门分发劳保用品，IT部门在办公自动化系统中调整人员归属部门和角色，大型检查项目抽调人员时都要使用。其它部门使用时要找人事部门负责此事的人拷贝，如果该人出差或请假，拷贝不到就要自己另想办法得到有关数据，费时费力还会出错。特别是员工的部门调整后，往往不通知其他部门，其它部门在使用时往往会使用过时的人事表格。

鉴于上述的几个问题，如何对企事业单位日常工作中产生的数据表格进行有效的存储管理，已成为IT部门要考虑的一个问题。

文件和数据表格的特征

企事业单位日常工作中产生的数据表格，其文件类型很多，以本人所在单位来看，主要有Execl文件、Word文件、WPS文件、PDF文件、图片文件、Cell文件（华表）和GD文件（书生浏览器）等。这些数据表格的有下面几个特征：

1、数据量小。每个数据表格一般数据量都不大，也就是几十行，上百行的很少。

2、文件类型繁多。市面上能见到的表格软件产生的格式基本都能见到。

3、格式繁杂。由于表格形式不定，作者喜好不一，表达形式随心所欲，格式变化多端。

4、来源不定。来源可能是上级部门、政府有关部门、下级机构及监管对象等。

文件和数据表格存储管理的需求

对日常工作中产生的数据表格进行存储管理，其目的就是要解决以个人形式进行存储管理存在的三个问题。达到四个方面目标：

1、检索方便，浏览快捷。

2、更新备份恢复方便，保护数据表格免受灾难侵害。

3、便于共享和重复使用，把部门产生的数据表格进行共享，表格数据由该部门更新，数据更新在原来的基础上进行，其它部门授权使用。

4、能够快速的按照主题进行归类检索。日常工作产生的一个文件或者数据表格，可能属于好几个主题。例如某一份监管报告中的报表，既属于个人的工作业绩，也属于部门的考核内容，还可能属于单位的文明台帐。文件表格存储管理应能够快捷地完成这类工作，避免重复存储和缺失。

通过实现这几个目标，维持数据表格的可用性、完整性和一致性

数据表格的存储管理途径

对于数据表格的管理，人们最常先到的就是用数据库系统来管理其中的数据，数据表格和关系数据库的表相比，存在两方面的差异：

1、关系数据库使用严格定义的行和列构成。而在电子表格中，可以在任何地方填入任何数据。

2、在关系数据库中，列标题并不存储在关系数据库的数据单元格中。列标题(属性名)由数据库管理并显示，但它不是数据的一部分。在电子表格中，列标题占据着一个单元格。

这两点差异和前述的四个特征决定了这些表格中的元数据不适合用关系数据库的表来存储管理。由此我们退而求其次，把每一个表格整体作为一个“元”数据来管理。

针对数据表格存储管理的需求，我们对数据表格存储管理经通过三个途经来实现：

第一个途径是基于文件服务器/FTP服务器的数据表格存储管理。配置一台硬盘容量比较大的服务器，使用多个硬盘组成Raid1或者Raid5磁盘阵列，在硬盘上设置共享文件夹，然后为每个员工建立一个账号授予不同的权限进行管理数据表格管理，共享通过用户组进行；备份时管理员用压缩软件生成一个压缩文件就可以解决，快捷方便；恢复时解压缩就行。

这种方式的优点许下：

1、完全基于网络，覆盖范围广，操作更加灵活，能让更多的人知晓和获益。

2、完善的用户权限管理，能指定每个登录的用户能看到什么、做什么事情，如某个用户只能查看和下载一个目录，但是其他用户不仅可以查看、下载，还可以删除、新建等。

3、数据传输可以通过SSL、SSH2进行安全性加密，保证数据不被非法截取,安全性高。

4、使用TCP/IP协议，保证数据的准确到达。

5、传输速度快。当文件大于1M的时候，FTP的传输速率比HTTP更快，文件越大，速度越快。

因这种方式每个员工都有服务器账号，权限管理复杂，管理人员的工作量较大。适于人数较少，文件数据表格较少且不牵涉到保密的情况。

图1 NDisk 网络硬盘系统（来自NDisk文档）

第二个途径是基于网络硬盘系统的数据表格存储管理。安装一台web服务器和B/S模式网络硬盘系统，网络硬盘系统一般具有共享目录、共享文件、公共群组、用户群组、本地盘符操作等功能。一些基于NetBT协议的网络硬盘系统如NDisk等，使用客户端方式时用户完全可以用操作本地硬盘的方式来操作网络硬盘，无需执行单独的上传、下载，只用粘贴、复制操作即可，如图1。

上述两种基于文件/文件夹的管理方式，本质还是针对用户个人的管理，对于一个文件中的若干数据表格附件，或者一组表格管理不方便，不能作为一个整体进行管理，查找时要一个一个的查找，找到时要下载后才能浏览内容，不能实时浏览内容。但是对远程用户/移动用户比较方便。

第三个途径是开发专用的文件和数据表格存储管理系统。我们在前面提到，可以把每一个文件和数据表格作为一个整体的“元”数据来管理。现在数据库系统性能的提高，存储设备容量的快速增加及网络带宽的增大，使得这种管理方式的实现成为可能。几乎所有的数据库系统都提供了长二进制字段类型，我们可以把整个数据表格/文件作为一个“元”数据存储在数据库中，在存储时加上标题、关键字及类型，便于检索。对于表格内容的浏览，可以把内容导出为临时文件保存在本地硬盘，用对应的工具进行浏览编辑，也可以用对应于文件和数据表格内容的控件，把表格内容直接通过流文件定向到同一界面的控件中显示。例如：Cell表格就有对应的CELL.OCX控件用于便编辑浏览，Office数据表格和文件可以使用OLEContainer控件来显示，图片形式的表格可以通过Image控件来显示，RTL文件可以用RichEDit控件来显示。通过使用这些控件可以使文件表格在统一的界面中进行浏览编辑，对于修改后的文件和数据表格，单击界面上的“保存”按钮就可以直接保存到数据库中，使用方便。

图2 工程资料管理系统

图3 办公文档综合管理系统截图

基于这种思路，笔者们开发了两个专用的文件和数据表格管理系统：

1、工程资料管理系统。

工程资料管理系统自身不定义数据库，可以使用Access、SQL server、DB2及Oracle数据库，数据库结构自己定义，在该系统中只要指定数据库名、用户名、密码连接数据库以后，自行选定数据表，指定存储表格的字段和参数字段，就可以进行表格的增减、修改、打印和检索。运行截图为图2，表格类型为CELL表格。

工程资料管理系统这种开放式的设计，数据库系统的数据独立性得到了充分发挥，但是对于一个文件带有几个表格附件这种方式不能很好地处理，将在下一版本中完善。

2、办公文档表格综合管理系统。用于行政事业单位日常工作中产生的文件和数据表表格存储管理，采用SQL Server数据库系统和C++ builder开发。图3是一个较早的版本运行截图。

这种文件和数据表格管理方式实现难度较大，需要技术人员对软件开发技术了解得比较全面或由专业公司开发，在使用中的问题要及时维护，适用于技术力量较强、软硬件基础设施较完善的单位。