文档存储管理系统的设计

唐福顺

摘 要：本系统采用Microsoft Office中的Access 2000来设计数据库，有完整的用户添加、删除和密码修改功能，并具备报表打印功能。

关键词：数据库；存储管理；SQL语言；数据库组件

伴随着社会经济的迅速发展和科学技术的不断进步，计算机事业得到了飞速发展，以计算机与通信技术为基础的信息系统正处于蓬勃发展的时期。跟随着经济文化水平的显著提高，人们对生活质量及工作环境的要求也越来越高。书籍做为人类的精神食粮，在现代社会中越来越受到重视，大量的书籍出现在市场上，人们有了各种各样不同的选择，大多选用文档管理系统。文档管理系统（document management system，简称DMS）或者数字资产管理系统（digital asset management system，简称DAM），主要是用来管理我们常用的一些文档、图纸、视频和音频等信息内容。与此同时，为了管理大量的文档，文档存储也大量的出现，存储的管理问题也就提上了日程。随着文档的大量增加，其管理难度也越来越大，如何优化存储的日常文档存储管理也就成为了一个大众化的课题。

1缚数据库

1.1 数据库的发展及结构设计

数据库处理在信息系统的研究中一直是非常重要的主题，数据库的发展分为三个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库阶段。人工管理阶段和文件系统阶段都有着相当多的缺陷，诸如数据冗余性，数据不一致性以及数据联系弱等等。当进入数据库阶段后，随着数据管理规模一再扩大，数据量急剧增加，为了提高效率，开始时，人们只是对文件系统加以扩充，在应用文件中建立了许多辅助索引，形成倒排文件系统。但这并不能最终解决问题。在20世纪60年代末，磁盘技术取得重要进展，具有数百兆容量和快速存取的磁盘陆续进入市场，成本也不高，为数据库技术的产生提供了良好的物质条件。从文件系统发展到数据库系统是信息处理领域的一个重大变化。在文件系统阶段，人们关注的中心问题是系统功能的设计，因而程序设计处于主导地位，数据只起着服从程序需要的作用。在数据库方式下，信息处理观念已为新体系所取代，数据占据了中心位置。数据结构的设计成为信息系统首先关心的问题，而利用这些数据的应用程序设计则退居到以既定的数据结构为基础的外围地位。

1.2 数据库的结构设计

在数据库技术中，我们用模型的概念描述数据库的结构与语义，对现实世界进行抽象，表示实体类型及实体间联系的模型称为“数据模型”。目前广泛作用的数据模型可分为两种类型。一是“概念数据模型”，另外一是“实体联系模型”。如果数据库的内模式要进行修改，即数据库的存储设备和存储方法有所变化，那么模式/内模式映象也要进行相当的修改，使概念模式尽可能保持不变。也就是对内模式的修改尽量不影响概念模式，当然，对于外模式和应用程序的影响更小，这样，我们称数据库达到了物理数据独立性。如果数据库的概念模式要进行修改，譬如增加记录类型或增加数据项，那么外模式/模式映象也要进行相应的修改，使外模式尽可能保持不变。也就是对概念模式的修改尽量不影响外模式和应用程序，这样，我们称数据库达到了逻辑数据独立性。

2 文档存储管理系统的设计流程

2.1 软件系统设计初期阶段

在系统设计的开始，我首先考虑的是如何用数据模型来数据库的结构与语义，以对现实世界进行抽象。目前广泛使用的数据模型可分为两种类型，一种是独立于计算机系统的“概念数据模型”，如“实体联系模型”；另一种是直接面向数据库逻辑结构的“结构数据模型”。在本系统中我采用“实体联系模型”（ER模型）来描述数据库的结构与语义，以对现实世界进行第一次抽象。ER模型直接从现实世界抽象出实体类型及实体间联系，然后用ER图来表示数据模型。它有两个明显的优点：接近于人的思维，容易理解；与计算机无关，用户容易接受。但ER模型只能说明实体间语义的联系，不能进一步说明详细的数据结构，它只是数据库设计的第一步。

2.2 软件系统设计要点

本系统为文档存储管理，主要管理文档的入库、出库以及库存等事项。存储根据需要可以查询文档供应商的信息，同时还需要了解在入库和出库中员工的参与情况。在该数据库中，我设计了三个实体，分别是库存、输入、输出以及两个联系类型入库和出库信息。在本系统中库存是核心，也是基本，没有了库存其它的也就没有什么意义了。员工记录的添加是考虑到责任问题，也就是说，在存储管理的实际运用中，出现了责任不清的现象，特别是由于存储的进出文档数量都比较大时产生了一系列问题，所以在设计数据库时，我特别考虑到这一点，加入了员工记录这一实体。供应商信息的添加主要出于对文档来源问题的思考。通过添加供应商信息可以比较清楚地了解文档的进货渠道，从文档的质量到供应商的信誉都可以进行了解，同时可以为以后的文档进购提供一定有用的信息。供应商信息表主要用于记录有关供应商的各类信息，包括姓名、地址、电话、付款方式等。它主要用来为系统提供供应商的有关信息，在系统中入库记录是与供应商记录相联系的，通过入库记录可以查找相关的供应商信息。

2.3 软件系统总体设计思路

通过以上设计已经完成了系统的概要设计，当我们有了系统的功能模块图和数据库之后，就需要着手去实现每一个模块，为每一个功能设计程序流程图，这也就是系统的详细设计。在前面的概要设计中，已将系统划分为多个模块，并将它们按照一定的原则组装起来，同时确定了每个功能及模块之间的外部接口。现在所要做的就是确定每个模块具体执行过程，也可以说是“过程设计”。在处理过程设计时我采用的是结构化程序设计（简称SP）方法。需要指出的是系统的详细设计并不是指具体的编程序，而是将概要设计阶段产生的系统功能模块图细化成很容易产生程序的图纸。因此详细设计的结果基本决定了最终程序的质量。为软件的质量，延长软件的生存期，软件的可测试性、可维护性提供重要的保障。详细设计的目标不仅是逻辑上正确地实现每个模块的功能，还应使设计出的处理过程清晰易读。由前一阶段产生的系统功能模块图，我为系统的主要部分设计了如下程序流程图：通过以上步骤，基本上完成了对整个系统的总体设计，接下来所要做的就是软件的编码工作。系统总体设计的好坏直接影响着下一步工作，只有在这一阶段设计出好的模块图和程序流程图，才能更有利于编码，产生好的软件系统。

3 文档存储管理系统的开发设计应用前景

在计算机飞速发展的今天，将计算机这一信息处理器应用于存储的日常管理已是势必所然，而且这也将为存储管理带来前所未有的改变，它可以带来意想不到的效益，同时也会为企业的飞速发展提供无限潜力。采用计算机管理信息系统已成为存储管理科学化和现代化的重要标志，它给企业管理来了明显的经济效益和社会效益。主要体现在：极大提高了存储工作人员的工作效率，大大减少了以往入出存流程繁琐，杂乱，周期长的弊端。

结束语

本系统是一个面向小型文档企业，具有一定实用性的数据库信息管理系统。它主要完成对文档存储的一系列管理，包括入库、出库、库存等信息管理。本系统具有相当的实用功能。在查询方面，系统实现了多条件任意字段的模糊查询，同时在分类查询上实现了动态生成，系统可以自动识别用户不同的输入。在文档入库、出库和库存三者之间建立了良好的链接关系，某一部分地修改均会自动引发系统对与其相关的部分进行连锁修改。在用户管理方面，系统较好地实现了用户注册，用户注销和密码修改等各项功能。

参考文献

[1]郑荣贵，黄平，谷会东.Delphi6.0数据库开发与应用[M].中科多媒体电子出版社，2002.

[2]丁宝康.数据库原理[M].经济科学出版社，2000.

[3]陆丽娜.软件工程[M].经济科学出版社.

[4]伍俊良.Delphi6课程设计案例精编[M].中国水利水电出版社，2002.