数码照片档案的管理与研究

【摘要】随着数码相机的普及，各单位在生产经营过程中产生的数码照片越来越多，做好这些数码照片档案的收集、归档和整理保管工作，是目前档案工作中需要解决的新课题。

随着数码相机的普及，各单位在生产经营过程中产生的数码照片越来越多，做好这些数码照片档案的收集、整理和归档保管工作，是目前档案工作中需要解决的新课题。

一、数码照片档案的特点及其管理规范

（一）数码照片是数码技术和照相摄影技术的完美结合体，是数字化的摄影作品。它是利用感光电子元件（CCD或CMOS），将真实世界的信息（光学信号）转换成二进制数字信息，并在存储载体上记录保存起来。数码照片是可依赖于计算机系统阅读处理，并可通过网络进行传送的静态图像文件。数码照片相对于传统纸质照片而言，优点是成像迅速，处理快捷，传输范围广，编辑手段丰富，检索方便等；缺点是对软硬件依赖性强，格式多，容易被修改，易感染病毒等。数码照片既是照片又是数据底片，相机拍摄后形成的没有调整修改的数码影像元数据比底片收集容易得多。数码照片归档后就作为档案保存了，形成了数码照片档案。

（二）传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经翻拍或扫描，等同于进行了数字化处理，形成了数码照片，方便管理与利用；数码照片可以冲印或打印成纸质照片，也可以生成传统底片。

（三）数码照片档案的管理目前国家还没有出台专门的标准和规范。数码照片既是同传统照片一样的光学照片又是电子文件。所以，既要遵循《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），又要遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。

二、数码照片的超前控制

数码照片的超前控制是指提前设计和规划好将要生成的数码照片的各种属性、品质及归档状况，并对生成过程进行控制，使得照片按设计好的目标生成，从而保证数码照片能满足归档的技术要求，有利于归档后的维护和高效利用。

（一）拍摄型数码照片的超前控制。1.存储格式的选择。依据照片的用途和拍摄对象的特点，选择恰当的格式，如JPEG，TIFF等。2.分辨率控制。数码照片最低采用1600*1200的分辨率，满足冲印出常见的高品质5寸照片的质量要求。3.元数据控制。包括拍摄日期设定，拍摄者代码，拍摄现场信息内容的文本记录。4.拍摄技术指标控制。相机上设置的光线、色彩、构图、测光、曝光指数、白平衡等指标的控制。这些指标考验拍摄者的技术水平。5.硬件选择。为了达到各项预设指标，需选择合适的数码相机及其附件。

（二）扫描型数码照片的超前控制。1.原件的保护。对于要扫描的原件，事先要进行清洁、去污、修复等技术处理，从而保证扫描后的影像质量。2.扫描模式选择。确定恰当的扫描模式、图像类型及色彩模式的选择，确保扫描后图像的质量，又能节省存储空间。3.输出格式及分辨率控制。依据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），确定TIFF和JPEG两个格式为扫描仪存档标准。4.图像处理。纠正偏差，比如旋转、拼接、去污、锐化、色彩等调整。不能破坏真实，只能再现真实。5.硬件的控制与选择。依据扫描的类型、规格等指标，选择合适的扫描仪。

三、数码照片的收集工作

数码照片收集工作的原则是要有利于档案的完整成套，有利于安全管理，有利于利用。

（一）收集范围。鉴于数码照片的特殊性及归档后管理与利用的需要，其收集范围要比传统的底片照片的归档范围宽。凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属于收集范围。包括重要会议、重大活动、重大事故、重点工程、仪器设备、实物档案等照片。

（二）收集要求。首先，数码照片需要专人收集。数码照片复制方便，导入导出方便，不安排专人集中收集，很容易丢失。因此，各单位要指定专人负责本部门相关内容的数码照片的拍摄工作，并定期向档案部门移交。其次，要做好照片模式及存档格式质量的控制。负责数码照片收集和移交的工作人员必须严格依照数码照片超前控制中的各项指标的要求来做好整个过程的管理。再次，数码照片的审核和技术处理也不可缺少。数码照片的审核主要指质量鉴定、遴选、元数据检查与补录。其中，鉴定包括真实性鉴定，可读性鉴定，病毒检查和摄影质量审查。而对于存在技术缺陷又无法重拍的数码照片可以进行适度的技术处理。

四、数码照片的整理工作

数码照片的整理工作要有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务。

（一）在整理过程中，要注意根据照片所反映的内容。包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，制作相应的文字说明文件readme.doc，包括：1.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。2.时间：事件发生或事物产生的时间和拍摄时间。3.地点：被摄物所在的具体地点。4.人名（或物名）：照片影像上主要人物的姓名或实物的名称。5.背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。6.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。综合运用好这6个要素，内容力争准确，文字务必简洁，语言描述通畅，并注意用阿拉伯数字表示时间。

（二）按照项目及产生时间顺序排列和组合，不同项目的照片不能混放。对照片进行排列组合时，要注意先排组再排张。有密切联系的照片组合为一组照片，组与组的排列按形成时间的先后顺序而定。

（三）排列整理好的数码照片需按年度刻录在光盘内。1个年度1张光盘，如果空间不够，可追加多张，逐一编号即可。刻录好的光盘最起码应一式两套，一套封存保管，一套供借查阅使用。

五、数码照片的归档工作

数码照片的归档比传统纸质照片复杂，档案管理人员要督促承办部门及时收集整理，并履行审核、验收、归档手续。一是属于收集与归档范围的数码照片应定期向档案管理部门归档，任何部门和个人不得据为己有。二是归档的数码照片要求达到各项超前控制指标的要求，画面清晰完整，未加修饰剪裁。文字说明文件中应包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，缺一不可。三是归档的数码照片档案必须齐全完整，应是原件、原版，并刻录成光盘（DVD，VCD），盘片应该为原盘，并具备保存和利用价值。四是在刻录好的光盘盒上按照SJ/T 11156-1998《计算机辅助设计文件档案管理制度》的规定，贴上标准格式的光盘封面，其中包括档号、标题名称、保管期限、密级、硬件软件环境等等说明内容，最后编制光盘目录，并分类整理入电子柜。五是如果有已经洗出来的照片，则按照文书档案和科技档案两大类分别编号登记。首先我们给照片编号，文书档案中的档号包括类别、照片标志符、照片顺序号；科技档案中档号包括类别、项目代号、照片标志符、照片顺序号。在反面左上角编号。随后，我们再编制照片目录：目录包括档号，拍摄时间、照片名称、照片张数等内容。最后，按档号分别依此装入照片册，并标明每张照片的拍摄时间及内容。要注意的是，根据照片所反映的内容，按项目及产生的时间顺序排列和组合，不同项目的照片不能混放。

六、数码照片档案的保管工作

数码影像数据来得快去得也快，由于病毒的侵入，计算机硬件的损坏，误操作，以及一些不可抗拒的外力因素等影响，使得数据丢失损坏并不罕见。但是刻录成光盘后，也会有很多不安全因素，时间长久，天气温湿度，或多或少都会影响光盘的质量。

如何解决这些问题呢，我们可以从下面几点做起。一是要确保数码照片档案的信息不被修改、破坏，归档时必须刻录到只读光盘上进行脱机保存。禁止使用U盘、硬盘作为数码照片的存储介质。二是保存数码照片档案的库房必须具备“六防”条件（防火、防光、防尘、防潮、防高温、防有害生物），并配备专门的电子防磁防潮柜。光盘每四年检查翻刻一次。三是建立数码照片档案管理制度，规范职责，发现问题，及时解决。

接收之前要做好3项工作：一要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况，二要向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况，三要了解或检查档案移交准备工作情况。综上所述，只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

五是严把档案人员离职离岗关口。要坚持档案人员离职离岗先办理档案交接手续，才能办理调动手续制度。对未办清档案交接手续的档案人员，单位领导不得签发调令，不得办理工资转移手续，不允许其离开原工作岗位。同时，要把档案交接工作纳入本单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。档案行政管理部门要加强对基层单位档案交接工作的监督、检查和指导，及时纠正档案交接工作中的问题和纰漏，对那些档案交接不规范、不严密的问题及时加以监管。

六是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案部门负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管人员的交接，都必须安排专人监督交接。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案部门负责人监交；档案部门负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

七是档案交接要按照规范和规定实施。交接档案时，案卷目录、案卷文件目录、专题目录等检索工具以及历史考证、大事记、文件汇编等有关资料都应一并交接。对需要销毁的文件材料，要登记造册，报分管领导审查批准后，方能销毁。销毁时必须有两人监销，并在销毁清册上签名盖章。

八是落实档案接收措施。加强档案馆（室）的档案接收工作，需要建立一种长效激励机制，以充分调动档案从业人员的积极性。要把档案移交工作作为档案室定级和升级、评先选优、档案执法检查、目标考核的一项硬指标，实行档案接收工作一票否决制度，从而促进和保证档案接收工作的开展。同时，还要加强档案人员的业务培训，提高他们的素质能力。如对档案从业人员进行更新知识、改善知识结构、提高专业技能等内容的培训等。