对科研单位如何搞好档案数字化建设的分析

冯美祯

云南省德宏热带农业科学研究所 678600

对科研单位如何搞好档案数字化建设的分析

冯美祯

云南省德宏热带农业科学研究所 678600

随着信息数字技术的发展，科研单位在各个项目上有了更多突破，但科研单位档案管理建设却相对滞后。在领导重视程度和经费限制的背景下，档案数字化体系建设发展速度有待提高。基于此，科研单位要利用信息数字技术发展数字化档案，本文从科研单位档案数字化建设的重要性入手，分析了科研单位档案数字化建设的方法和建设水平提升措施。

科研单位；档案数字化；重要性；方法；提升途径

一、科研单位档案数字化建设的重要性

档案管理在任何单位都具有十分重要的作用，对科研单位来说，尤其重要。科研单位在科研项目研究过程中会产生相当多的资料档案，这些资料在日后研究工作中还会被反复借阅使用。单纯依靠人工对档案进行归档整理，在日后再次查询或者增添资料时，会相当费时费力。计算机技术的飞速发展，推进了档案的数字化管理，解放了劳动力，提升了管理效率。相较于传统纯粹依靠人工管理档案的方式，档案数字化建设具有很大的优势性：一是，档案数字化建设将纸质档案转化为电子档案，既延长了档案的保存时间，方便了借阅，又避免了因一些不可抗的自然因素及人为因素造成的档案损毁、丢失。二是，依靠计算机快速的搜索查询技术，档案数字化建设能够节约大量劳动力节劳动时间，降低档案管理成本。三是，档案数字化建设，加强了对档案借阅程序的管理控制，从而有效保证了档案的保密性。

二、科研单位档案数字化建设的方法

档案数字化建设主要工作流程包括：调取档案——档案目录审核——拆卷——纸质档案的数字化转换——对转换后的档案进行适当处理——将数字档案存入数据库（或刻录成光盘存储）——档案的整理归还。

科研单位的档案相对一般单位来说，包含的种类更为复杂，一些档案具有很强的专业性。为做好科研单位档案数字化建设，首先应对已有的纸质档案进行详细的规整统计，了解已有档案的具体情况后，才能够根据实际情况制定合理的方案，促进档案数字化工作的更好开展。其次，在将纸质档案转化为数字档案前，要先对纸质档案进行详细的登记，对每个档案进行编码，并根据编码的顺序依次进行转换，转换过程中，要注意拆一卷转一卷，防止因同时打开多套档案，造成档案混乱或丢失。纸质档案的数字化转换可以采用扫描、拍照、数据录入等多种方式完成，具体操作时应根据实际情况选择最佳的方式。因纸质档案本身质量及数字化录入技术限制，一些纸质档案转换成数字档案会存在缺损或者显示不清楚等种种问题，应当注意检查，针对这些问题，可以选用图像处理工具进行适当处理，保证数字档案的完整清晰。完成转换的数字档案应当及时归入档案数据库中，或者刻录成光盘存入光盘数据库中。档案数字化转换完成后，还应及时对调出的纸质档案进行整理归档。

三、科研单位档案数字化建设水平提升措施

1.建立数字化档案建设标准

数字化档案管理与传统纸质档案的管理有很大的不同，不能生搬硬套，必须建立起符合数字化档案管理的标准体系。除基本的档案数据库的建设外，数字化档案管理标准体系的建设也具有十分重大的意义。数字化档案标准化体系的建设内容主要包括对数字化档案收集、归档、查询、借阅流程的标准化管理；对档案生成时间、归档时间、主要内容的登记管理。例如档案名称的变化：当前投入使用的“南水北调工程”之前称为“引汉灌渠工程”，这样的档案就要对数字化档案建设中进行统一命名；对数字化档案借阅权限的管理等。数字化档案管理标准体系的建立，可以保证人力、物力的有效投入，最大限度的推进档案管理工作的有序开展，减少许多不必要的工作程序，提高档案管理的工作效率，为科研单位工作人员档案查询借阅提供更好的服务。

在纸质档案转化为电子档案或新建电子档案时要格外重视档案标引的的编制，严格按照《分类法》和《主题词表》及标引深度。档案的主题词要统一，对档案内部主题、次主题等做出明确的指引，保证数字档案建设中的科学合理性，降低档案管理难度和查询难度。

2.建立数字化档案数据库

数据库相当于纸质档案的档案室，是支撑数字化档案建设的基础，只有做好数字化档案数据库的建设，才能保证档案管理工作的顺利开展。传统科研档案编号一般用全宗号---年度号---分类号---卷案号---件册号，在数字化档案数据库建设中仍要以这样的编号进行。

科研单位要建立数字化档案数据库，应做好以下几点：一是，对新生产的数字化档案应进行及时归档，归档时对新档案的类型、生成时间、具体内容等要做详细登记，并生成可供管理查询的序列号。二是，对已建成的数字化档案数据库要进行定期的检查维护，查漏补缺，对遗漏的或者受损的档案应当进行及时补充修复，此外，还应注意防护电脑病毒及黑客攻击，保证数据库安全，防止档案丢失或泄露。三是，对已归入数据库的档案进行分类整理，编排目录，以方便查询。四是，根据科研单位实际需求，对重点档案进行重点加工，将其系统化、专题化。

3.完善数字化档案安全体系建设

上文中笔者已经指出，应当加强数字化档案数据库的安全维护。现如今，虽然计算机网络技术在不断发现进步，但档案管理人员的不规范操作，以及病毒入侵、黑客攻击等带来的安全问题，仍然难以避免。为保证档案的完整性与保密性，做好数字化档案安全体系建设十分必要。

数字化档案安全体系的建设应当从两方面入手，一方面，应不断加强完善防火墙、杀毒软件等技术建设，保护数据库免造病毒、黑客侵扰。另一方面，应在制度层面加强对档案管理及借阅人员的管理，防止人为因素造成的档案损毁或泄露。

4.加大基础设备投入与人员培训

必要的基础设备投入是做好数字化档案建设的基础。而这里的基础设备既包括硬件的投入，也包括软件的投入。就硬件方面来说，主要是指良好的办公场所及档案存放设备。就软件方面来说，主要存储量强大的数据库、性能良好的管理软件及防火墙、杀毒软件等。只有将软硬件结合起来，才能保证数字化档案的有效推行。除此之外，科研单位还应加强数字化档案管理队伍的建设，打造出一支业务能力强、综合素质高，适应数字化档案发展需求的高质量人才队伍，从而提高档案管理效果，更好的服务于科研单位研究需求。

四、小结

计算机技术的不断发展，使得数字化档案成为不可避免的趋势。科研单位档案数字化既节约了档案管理成本又提升了档案管理效率，具有很多优点。当然，数字化档案的建设也遭受着来自方方面面的挑战，面对这些挑战，如何趋利避害，需要档案管理人员不断转变思想、解放思路，结合现代高科技技术，积极寻找解决对策，促进数字化档案建设的进一步发展前进，更好的服务于科研单位。

[1]张秀华.档案数字化给档案工作带来的挑战及应对策略[J].黑龙江档案，2012(2)：48.

[2]王娅秋.加强农业科技档案数字化建设的有效措施[J].黑龙江档案，2011(5)：49

[3]金汉霞.刍议计算机技术在档案管理中的有效应用[J].无线互联科技，2014(04)：114