传统档案馆与数字档案馆的区别

■文/王丽萍

传统档案馆与数字档案馆的区别

■文/王丽萍

摘要本文通过对传统档案馆和数字档案馆的认识，着重介绍了传统档案馆和数字档案馆从内容、形式、获取方式、业务工作以及服务利用两者之间的区别，目的是更好地发挥档案的科学利用和学习共享。

关键词传统档案馆数字档案馆

传统档案馆是收集、保管档案的专门机构。其基本职责是：负责接收、征集、管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的经济建设和历史的长远需要服务。根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

数字档案馆是利用计算机技术、网络技术，将分布于不同档案机构的信息资源进行集中、处理、加工，确保数字档案信息的长久保存和获取，并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务，最终实现信息资源共享的一种有序的动态信息空间。

数字档案馆作为一种新生事物与传统档案馆之间存在着诸多区别：

一、馆藏之区别

1、馆藏内涵的拓展

对于传统档案馆来说，馆藏指其收藏保管的各类档案的总和，是一个物理概念，也是其存在的物质基础。馆藏量决定着档案馆的规模和实力，传统档案馆的工作也都围绕着对馆藏的收集、整理、保存和利用而进行。然而物理馆藏对于数字档案馆而言已不再是其存在的前提。利用网络及通讯技术，数字档案馆除提供本地的馆藏利用外，还可以检索获取存储在它处的档案信息资源并将其提供给本馆用户使用，从而构成自己的虚拟馆藏，使馆藏的内涵演化为“物理馆藏+虚拟馆藏”。

2、馆藏载体形式的改变

纸张自发明以来就承担起了保存信息的功能，传统档案馆的馆藏也以纸质载体为主。进入20世纪后，为解决存储空间不足的问题，随着技术的进步，又发展出了缩微、磁性等载体形式的档案。其后，随着电子文件的大量产生，档案载体也开始向计算机可识别的电磁介质方向转化。数字档案馆的馆藏主要是以磁介质、光介质为载体形式的档案，具有存储密度高、存储成本低的优点。

3、馆藏获取方式的丰富

传统档案馆获取馆藏的方式以对各级各类国家机关生成并移交的档案文件的接收为主，辅以对社会上“三重三名”档案材料的征集或购买。而数字档案馆馆藏来源则更加丰富：一是对馆藏档案的数字化，二是对立档单位电子档案或电子文件的接收，三是对民间散存档案信息的收集，四是对互联网上其他具有档案价值信息的收集。与传统档案馆相比，其馆藏获取方式更加丰富，更具广泛性和多样性。

二、业务工作之区别

1、档案鉴定之区别

传统档案馆鉴定工作包括进馆鉴定和馆内鉴定，其中进馆鉴定负责那些档案室或其他地方移交来的档案鉴定工作，决定档案是否进馆；馆内鉴定是对保管期限已满的档案进行二次鉴定，决定其存毁。鉴定方法从内容分析逐步发展为职能鉴定。进入电子时代后，鉴定可能已不再是决定档案生死的工作环节。对于数字档案馆的电子文件来说，鉴定工作应提前到其生命周期前端，并在分析内容和职能的基础上增加对技术与背景信息的鉴定，对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对信息真实性、可靠性、完整性及可读性的认定和对文件背景的考证和载体性能的检测等。

2、档案整理之区别

传统档案馆的整理工作，主要指通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织起来，使之条理化、系统化。用划分全宗和全宗内档案的方法组织档案实体，实现实体控制，再通过检索工具的编制，实现智能控制。数字档案馆则采用非线性的方式整理档案，其整理工作包括两部分，一是对未经整理的数字档案信息进行整理；二是对已经整理但不符合数字档案馆信息组织要求的档案信息重新进行整理，包括分类、排序、著录标引、编目、格式转换等一系列内容。重点关注智能控制，在逻辑上按主题组织馆藏档案并辅以其它不同的整序方法，以满足不同类型用户的需要。

3、档案检索之区别

传统档案馆的档案检索工作主要通过手工检索工具来完成。这些检索工具的编制需要花费大量的时间和精力，也不利于远程检索服务的提供，具有很大的局限性。数字档案馆则依托网络化的大环境，充分发挥计算机及网络所带来的巨大优势，提供多种检索途径，支持基于元数据、文件内容和文件主题类别的组合检索、模糊检索、截词检索、邻近检索、相似度排序检索等检索方式，实现对档案内容的全文智能检索，高效、灵活、快速、准确地向用户提供档案信息。

3、档案保护之区别

传统档案馆的各种档案保护措施、方法与技术无不将重点放在对档案载体的保护上。电子档案信息与载体的相对独立性使得二者可以相互分离。所以，数字档案馆档案保护工作也包括载体保护和内容保护两方面内容。其中载体保护不仅关注于存储介质的安全，更要维护其软硬

件环境；内容保护主要防止对档案信息内容的篡改、删除、损毁等。如此才能保证电子文件的长期可存取性。

4、工作方式变革

传统档案馆多采用半自动化计算机工作方式，其流程为：档案数据的收集、档案前处理、数据的录入、加工处理、机读档案检索和档案信息输出。其中，部分工作由计算机完成，部分仍由人工完成。数字档案馆则将逐步实行全自动网络化管理，档案信息从流入、处理到流出将完全实现数字化和自动化。这种工作方式的转变能够大大提高工作效率。

三、档案馆服务之区别

1、服务范围扩大

传统档案馆主要面向到馆用户提供各种基本的档案信息服务。数字档案馆依托实体档案馆中和整个互联网上的信息资源，通过网络化、远程化的服务手段大大拓展了服务对象的范围。分散在各地的用户不必亲自到馆，只需要通过终端机接入互联网即可享受数字档案馆的档案信息服务。

2、服务方式不同

首先，传统档案馆的服务时间非常有限，在开放时间之外无法提供任何服务，而数字档案馆则允许用户随时访问，并随时提供非人工的基本服务；其次，传统档案馆依靠档案馆实体为服务空间，数字档案馆用户则可通过网络终端在任何地点登录从而接受服务，可以说，数字档案馆真正打破了档案服务的时空障碍；再次，传统档案馆以本地资源为服务导向，属于坐等利用者上门的阵地型服务，数字档案馆提供的是用户导向型服务，以用户需求为中心，可将用户感兴趣的信息资源通过网络推送到用户手中。

3、服务内容深化

传统档案馆受信息资源的限制主要提供的是以借阅为主的文献服务，只能向用户提供“问题的答案在何处”。数字档案馆则能够对各种文字、图像、音频、视频等档案信息进行检索和输出，深入到信息层面，实现由档案文献到档案信息的服务内容转化，告知用户“问题的答案是什么”。

通过上述对比分析我们可以发现，数字档案馆对传统档案馆完成了以档案文献实体为中心到以数字化档案信息为中心、以资源建设为中心到以服务提供为中心和从以档案馆为中心到以用户为中心的超越。但值得注意的是，虽然数字档案馆比传统档案馆拥有巨大的优势，但它仍然不能完全代替传统档案馆，而必将与传统档案馆长期共存，形成一种相互补充、互为依存的关系。首先，数字档案馆需以传统档案馆为基础，传统档案馆馆藏数字化是数字档案馆信息来源的重要组成部分，数字档案馆的信息空间也需要传统档案馆的信息资源相互连接才能构成；其次，传统档案馆以数字档案馆为发展方向，档案载体的更新换代及其存储效率和服务提供上的进步要求传统档案馆的数字化；最后，传统档案馆和数字档案馆必将相互促进、共同发展，传统档案馆在档案信息长期保存、安全防护、法律效力和人文、历史精神的体现上有着不可替代的优势，具备适应特定社会需求的功能，决定了数字档案馆和传统档案馆长期共存、相互促进、共同发展的远景。

（作者单位：湖北省第三人民医院）