浅论事业单位档案管理存在的问题与改革思路

廉 丽

（东宁县道路运输管理站 黑龙江 东宁 157200）

档案管理人员的职责是将本部门所发生的相关各种事件和所做的各种工作真实的记录、存储。以及对本部门所有人员的个人信息进行全面的收录、存储。作用是为后来人在工作中有一定的借鉴和指导，同时对人员调用和任用有很关键的参考价值。档案管理人员在工作过程中要对相关的信息进行必要的整理、收录和存储，同时要进行科学的保存，以免发生损坏和丢失。当期在事业单位中，大多数领导对档案的管理不够重视，存在一定的偏见，制约了档案管理工作的发展，出现效率低下，管理混乱的局面，事业单位在档案管理过程中具体存在以下问题：

1.主管领导对档案工作认识不够

对有关国家下发的《档案法》不够重视，以至于造成以下相关的问题发生：

1.1在人员配备方面，大多数事业单位的档案人员不是专科毕业，有些分到档案室的大学生由于不是本专业，工作时间不长就离开档案室，使档案管理人员流动性很大，造成档案管理不能可持续性发展。同时在档案室工作的非专业人员，由于领导不重视，不能投入一定的资金去学习相关先进的档案管理经验和先进的档案管理技术，很难胜任当前科技高速发展的现实工作，制约了档案管理的发展。

1.2由于领导的不重视，不能投入一定的资金改善现有档案管理相应的设备和设施，除少数的单位配备了计算机，大多数仍然将档案放置在档案柜内保存，档案柜的样式五花八门，造成差一份档案要花几小时的时间，有的档案找到了但已经无法辨认具体的内容，使工作人员效率低下。使档案管理难以得到应有的发展。

1.3.档案管理混乱，有些事业单位的档案管理人员是兼职的，需要的时候去档案室工作，不需要时做其它与档案无关的事，使档案管理人员不能全身心的投入到档案工作，由于档案室不是专人来负责，使非档案室管理人员能够随便进出档案室，失去了档案室所固有的法律约束，保密条文成了一纸空文。

2.档案管理过程不规范

随着我国搞活开放力度的加大，人事档案管理出现了许多难以解决的问题，由于档案管理不规范，出现人治大于法制的现象，使档案管理出现许多违法的现象发生。

（一）随着我国改革开放力度的加大，人才市场竞争激烈，人员流动性不断加大，一些事业单位的人员为了使自己的才能得到应有的发挥，离开单位去别的企业应聘，相关的事业单位为了留住人才把其档案扣留不放作为要挟的方法，使相关人员难以在新的企业得到认可，还存在接收单位为了吸收人才在企业为招聘的人员私自建档，造成一人多档的现象，这些都是不符合国家现有的法律规定。

（二）有些事业单位的人员为了使自己能够得到一份更好的工作，利益驱使，借助档案管理漏洞伪造档案，在人才竞争激烈今天，这种现象时有发生，主要原因是事业单位的档案管理存在许多管理漏洞。

（三）人员流动快使当前社会的一个普遍的现象，一些事业单位的人员到其它城市的企业工作，而这些事业单位的档案管理人员对已经离开的人员并不知情，因此出现人档分离的现象，给档案管理工作带来很大的困难。

3.措施

随着我国经济的快速发展，科学技术的发展突飞猛进，档案管理也与时俱进，在我国部分城市事业单位的档案管理以从制度化、规范化管理跨入现代化管理的行列，通过对这些城市事业单位档案管理的先进经验，总结出事业单位做好档案管理以下几点措施：

3.1 要建设一支专业性强、责任心强、政治可靠的档案管理队伍

首先要吸收本专业的人员加入到档案管理人员中，使他们更好发挥自己的专业特长，为他们制定档案管理的发展计划和发展方向，同时对非专业的档案管理人员投入一定的资金为他们制定培训计划，提高他们的专业素质，同时要为他们创造相应的生活待遇，为他们解决后顾之忧，使他们安心工作，只有建立一支专业性强、责任心强、政治可靠的档案管理队伍，是提高档案管理的基础。

3.2 要投入一定的资金改善档案管理工作的工作环境和设备设施

当前我国已进入数字化时代，档案管理也已进入数字化管理的行业，档案的存档、保管及查阅都由计算机来完成，不仅降低了成本，同时也提高的工作效率。在档案的存储过程中一些录像、图片及音响都储存在计算机内，使档案更加真实和现实，也体现了时代的发展。

3.3 要加强规范化、标准化建设

各地事业单位要将档案管理纳入日常管理范围，使档案管理与其它各部门同步，要按照我国制定的相关档案的法律法规建立严格的存档、查阅制度，对于存档的相关材料，档案管理人员要进行认真的整理，真实的存录，保证材料的真实性，同时档案管理人员要按照相应的制度进行把关，以保证档案的保密性。

3.4 要以国家相关的法律法规为准绳做好档案工作

档案工作不只是单单档案管理人员的工作，需要其它部门的大力配合，对于有关的人员辞职或者离开，要及时的将其档案保存好，需要离职人员带走的要通过程序，按照制度要求进行处理，以免造成人档分离或者一人多档的现象发生。

3.5 要加快档案管理现代发展的进程

当前各事业单位使用的档案软件品种繁多，各有不同，要根据这些软件的内容编制适合本部门的计算机软件，使档案管理工作更加快捷和便利，同时利用局域网和因特网将本部门的档案推向市场，为需要查阅的人们创造便利条件，不仅为单位创造一定的收入，同时对本单位起到宣传的作用。

结束语：档案工作是一个长期积累才能发挥作用的职业，档案不是包袱是财富，作为档案管理人员必须认真学习档案管理知识，不断研究档案管理各方面的技术，不断创新，使档案管理走上科学发展的轨迹。

参考文件：

[1]朱锋.新形势下图书馆办公室的创新管理[J];科技情报开发与经济;2010年24 期

[2]徐璞;知识工作中的创新及信息技术的作用[D];东华大学;2012年