浅谈高校档案信息化建设中存在的问题及应对策略

于凤仙

（河南财经政法大学 河南 郑州 45000）

浅谈高校档案信息化建设中存在的问题及应对策略

于凤仙

（河南财经政法大学 河南 郑州 45000）

高校档案信息化建设对高校管理工作的开展有着十分重要的意义，文章首先提出了高校档案信息的重要性，然后探讨高校档案信息化建设中出现的问题，最后提出相应的解决策略。

高校档案；信息化建设；问题；对策

高校档案建设工作是学校工作的基础，而推进档案建设工作，实现信息化是必然途径。档案信息化建设主要是指利用一系列的现代化信息网络技术，实现档案信息的收集、整理、传递、储存的一体化，实现高校档案信息数字化和信息化，提高资源利用率、降低资源收集、保存、传递带来的成本。

一、高校档案信息化建设的重要性和必要性

高校档案是指学校在教学管理实践活动中形成的重要材料，通过文字、图像、音像等不同的形势保存下来，对于推动学校的发展，维持学校的稳定、维护学校的权益等方面具有重要意义。就当前形势而言，高校信息化建设不仅仅是高校档案管理中不可缺少的部分，更是反映高校管理水平高或低的标尺。

高校档案信息化可以带来明显的社会效益和经济效益。目前，我国高校不断扩大办学规模，增加招生人数，专业学科也在逐渐丰富当中，不断增长的师生人数、教学内容导致信息的增长，从而使档案的内容变得充实、材料来源广，使用落后的人工方式来收集、整理档案是远远不能满足高校教育的发展。档案信息化成为高校适应社会发展，满足自身需求的必然选择。

二、高校档案信息化建设中中出现的问题

（一）对高校信息化建设的认识存在问题

随着时代的变化和信息技术的发展，高校的档案信息化建设事业已经逐步进入正轨，部分管理人员意识到其重要性。但是，还是存在高校管理对档案信息化建设的认识程度不深，推动积极性低的问题，由于信息化建设需要投入相应的人力、设备和经费，部分高校资金和人员本就吃紧，致使高校领导对信息化建设的认识片面，认为大量的投入却没有为学校带来明显的效益。

（二）基础设施设备的不完善

专业的设备和完善的设施是推进高校档案信息化建设水平的基本条件，硬件部分包括计算机、网络设备、扫描仪、打印设备等，软件包括收集、处理、传递、保存信息的相关软件。从高校的实际配置情况来看，出现了三中常见的设备问题：一是硬件设施组合配置不合理，认为计算机就是一切，有了计算机就可以很好的实现档案信息化；二是软件配置不合要求，软件相对于硬件来说花费的成本较低，高校在配置时不按照自身需求，均进行配置，不仅浪费资源，也浪费档案管理人员的时间。

（三）档案信息建设过程有问题

高校档案种类纷繁复杂，关系到党政、教学、科研、财务等方面的信息，具有一定的综合性。虽然初衷是保证为师生领导提供的信息及时、准确、有效，但是往往结果不尽人意，主要有几个方面的问题：

1、档案收集、处理、归档不及时，某些部门形成的文件没有及时上交，无法得到及时的处理，不能形成可存储的档案信息，最终导致档案无法归档，形成的文件不能得到有效的保存，或者失效或者消失，其中还存在档案收集不全、档案出现重复、档案补充不及时等问题。

2、档案安全出现隐患，高校档案的网络系统与互联网相连，由于工作人员的疏忽和社会中存在恶意的人群，导致高校档案信息库出现中毒、信息被盗、信息被更改甚至是存储的数据被损毁等问题，为高校档案信息化建设带来阻力。

3、没有统一的管理制度，这是指高校与高校之间没有统一管理档案的标准，影响高校之间对档案信息化建设的交流，不利于高校对信息的开发。

（四）档案管理人员管理技巧水平较低

目前，高校档案管理人员管理档案的技巧整体水平不高，专业技能和综合素质较低。管理者对于档案管理科学知识的掌握度低，部分高校的管理人员年龄偏大，遇事无法做出正确、灵活的决断。部分人员计算机水平不达标，无法完全掌握计算机的基本技能，阻碍了高校档案信息化建设的进程。

三、推进高校档案信息化建设的策略

（一）提高对档案信息化建设的认知水平和深度

高校档案信息化建设的成功需要学校管理者对其有正确、客观的认识。当领导意识到对档案信息化建设投入的专业人才、建设经费等与高校的发展是呈正比的，这项任务才能顺利开展。

（二）加强硬件软件设施的建设

领导者应当根据高校当前的状况，增加或完善现有的设施设备。基础设施齐全才能推进档案信息化建设的发展。

（三）加强档案建设的管理工作

档案信息化建设的过程中，首先把分散的材料和文件进行统一的收集、归类，然后利用计算机信息技术对档案进行整理，最后由管理人员进行提交、分类、存档。根据流程走，使每一个过程中的信息都是完整的、正确的、及时的，保证信息工作的规范化、标准化和科学化。同时，在档案信息化建设中要加强对数据库的安全性能监管，及时更新数据库的安全功能，对数据进行备份，避免出现数据损毁等问题。

（四）提高管理人员的素质

档案管理人员素质的提高对高校信息化建设的进程具有重要意义，是规范信息管理的关键部分。只有提高管理团队的素质，才能使管理的水平得到提升。首先提高管理人员的政治认识高度和对信息建设工作的热情以及责任感，树立正确的社会主义人生观和价值观。其次，要对管理人员的专业素质进行相应的培训教育，增强他们的专业技能。三要加强档案管理人员之间的交流，相互交流管理心得、分享理论知识，借鉴别人的经验以此提高个人的管理水平，从而促进档案信息化将建设的发展。

四、结束语

信息化是当今社会发展的主流，是高校档案建设的必然选择。在建设过程中，不断的探索、发现问题、解决问题、总结经验，保持档案信息化建设这项工作的长久性和稳定性，使高校档案信息化的工作不断发展，为广大师生以及社会带来方便。

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[2]黄静.浅谈我国高校档案信息化建设存在的问题及解决对策[J].大科技·科技天地,2010,(5).

[3]涂晓英.高校档案信息化建设问题策略研究[J].黑龙江史志,2014,(7).