关于高校档案管理信息化建设的思考

吴 珍

（内蒙古建筑职业技术学院后勤管理处 内蒙古 呼和浩特 010070）

高校档案管理是高校管理的重要组成部分，档案信息化建设是高校档案事业可持续发展的必然趋势；随着科技的进步，人们希望不受地点、时间的限制，更快捷、方便、准确地获取档案信息。因此，档案信息化管理，符合广大高校教职工的工作需要，也是高校信息化高速发展的必然要求。

一、档案信息化建设的重要性

（一）档案信息化建设是档案现代化管理的必然要求

高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理高校教学科研、党务政务信息及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能，只有加强档案信息化管理，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，使档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，更好地完善和发展档案工作。

（二）高校自身发展的需要

教育信息化为档案工作赋予了新的内容，提出了新的要求。首先，在档案材料的形式上，除了传统的纸质档案之外，还要对各种多媒体文件、文本文件、网页文档、数据库文件以及各种软件系统进行科学管理。其次，在归档范围上，数字化的教材、教学资源、数据资源、行政档案、管理文件等在全部档案材料中占有比重逐渐增大，即档案工作的管理对象从形式到内容都有了极大扩充。最后，在管理方式上，网络化的深入也要求高校档案工作与之相适应，这意味着高校迫切需要推动档案信息化建设。

（三）档案信息资源开放利用的需要

档案管理归根结底是信息资源的管理，信息资源的社会价值在于开发和利用。档案利用者希望能够到档案馆查询的同时，更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。为跟上时代发展的需要，档案工作者必须打破常规，运用现代化的管理手段推动档案信息网络化建设，从而提高工作效率和服务质量。另外，决策及时、正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。档案信息化建设有助于领导作出及时决策和管理，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用，更能全面地为社会提高优质、高效、便捷的服务。

二、高校档案管理的现状

高校在日常的教学科研和行政管理中，产生了大量的教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案。为了管理好这些档案，各学校除了建立档案馆（室）以外，校内各单位一般还配备了兼职档案员，负责本部门材料的立案归档，很多学校都不同程度地采用计算机管理档案信息，少数走在档案信息化前沿的学校，除了用计算机管理档案目录以外，还运用数字化的手段，对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息发布出去。

三、高校档案管理信息化建设面临的问题

（一）档案管理手段落后

现代光学、计算机、网络、缩微、档案保护等科学和技术的飞速发展，为实现档案管理的现代化提供了充足的技术保障。但这些新兴科学和先进技术的运用、实施和推广需要相应的硬件、软件支持，否则一切皆为纸上谈兵。当前，高校办学条件虽然普遍得到改善，但高校自身对档案管理的投人仍然有限，甚至大多还是停留在维持档案日常的简单管理上，这已成为高校档案信息化建设的瓶颈。

（二）电子文件统一归档难

目前，电子文件及档案管理电子化对高校来说还是一个新课题，高校的电子档案管理工作还处于初级阶段，大多未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的管理规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，如电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等，因此，电子文件要求统一归档管理的难度较大，各校在实际操作中随意性较大，存在问题较多。

（三）队伍整体素质不够高

高校档案信息化建设中，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门常常是成为安置富余人员的机构，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术、又精通档案业务的复合型人才，不适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。

四、推动高校档案信息化建设的措施

（一）重视高校档案信息化建设

高校各级领导要充分认识档案信息化建设的重要性，切实把这项工作提高到学校改革和发展的高度，根据学校的规模、实力、信息化建设基础以及本校档案工作的具体情况，制定切实可行的档案信息开发规划，与各部门协调配合，协作开发，实现信息共享，为学校教学评估、专业评价和科研成果的转化提供依据和创造条件。同时促进校际间的交流，提高教育教学质量，实现信息资源的共享。

（二）校要加大对档案信息化建设的投入

只有领导重视而没有实际的财力援助，高校档案信息化建设也只能是纸上谈兵，不能付诸实践。所以，相关部门的财力投入，可以保证高校档案机构能够有效的购买和配置档案信息化所需要的硬件和软件设施。

（三）加强高校档案队伍建设，培养高素质的高校档案人才

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案人员的素质。这就要求档案工作者要有强烈事业心和责任感。业务上要精益求精，不仅要掌握传统档案组卷、归档、编目录入工作外，更要学习和掌握计算机操作、数据录入、数据库管理等现代化管理技术和手段，提高档案工作效率和管理水平。高校档案部门要有计划地引进或选调相关专业人才，优化档案干部队伍的人员结构、知识结构，加强档案人才的梯队建设。

[1]郭燕辉.高校档案管理数字化建设探究[J].中州大学学报,2008,25(3).