浅析在医院文书档案管理现状和对策

刘会英

（江西省九江市第一人民医院 江西 九江 332000）

浅析在医院文书档案管理现状和对策

刘会英

（江西省九江市第一人民医院 江西 九江 332000）

如何更合理的开发医院档案信息资源，发挥库存档案资源的潜在作用，是当前档案管理工作人员的重要任务。文章主要针对当前医院文书档案管理的现状进行了分析，然后有针对性提出了若干改善对策和建议。

医院档案；文书档案；管理档案人员

医院档案是医院的宝贵财富，内容涵盖实医疗文书档案（病历）、基建档案、文书档案、财务档案等，这些档案资料在医院发展建设中起着重要作用。如何更合理的开发档案信息资源，发挥库存档案资源的潜在作用，进一步加强医院管理，促进医院良性循环，现就我院档案管理工作中存在的问题及对策分析如下∶

一、医院文书管理的现状

（一）管理机构不健全、档案管理较分散

医院主要的档案有医疗文书档案（病历）、基建档案、文书档案、财务档案等。病历档案、财务档案等由各职能部门对口管理，未纳入综合档案室统一管理。档案管理分散，资料重复保存，信息管理和档案管理严重脱节，造成档案的利用率低下，严重阻碍了档案管理工作的发展。医院档案管理的制度却较少，对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理模式和标准，也没有制定统一的立卷归档制度。

（二）档案意识不强，档案利用率偏低

档案的综合效益开发不够充分，由于对档案工作重视程度不够，大多数档案工作者不了解档案工作的内容、性质和任务，不了解。认为只要做好立卷、归档、鉴定、保管等工作，主观意识上认识不到位，造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。档案利用仅仅停留在查阅资料上，对档案信息深层次的开发利用不足，医院的档案服务能力有待加强。利用率有待进一步提高。

（三）档案管理人员素质普遍偏低

目前医院文书档案管理人员多是从行政、临床、护理转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在部分人员老化、知识结构不合理、在实际工作中，许多档案管理人员处理工作时停留在经验上，思想观念，对档案收集内容敏感性不够、思想观念和管理水平相对滞后等问题。

（四）档案管理工作硬件设备投入不足

随着市场经济的发展以及人们对自身健康的关注增加，医院每日的就诊量急剧上升，档案管理需要收集的信息也急剧增多。由于医院管理只重医疗而轻档案的原因，档案管理的管理设备跟不上时代发展的需要，档案管理人员仅仅依靠手工完成档案的收集、检索这类繁琐的工作，这势必会造成档案管理工作量的急剧增加而降低档案管理工作的效率和质量，同时，繁琐的收集检索工作往往容易使档案管理人员忽视重要信息的收集处理。

二、医院档案管理对策

（一）加强组织领导，健全档案管理制度

我院把档案管理工作纳入了目标管理，由主要领导挂帅，分管领导亲自抓，档案管理人员具体抓，各科室密切配合,切实解决工作中出现的具体困难和问题,给档案工作提供人力、财力和物力保障。

同时建立健全了一整套档案管理制度,如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等,并纳入医院工作制度汇编中，同时将档案、资料实行了集中统一管理,按照档案业务规范要求整理,排列上架。做到从立卷归档到保管统计,从档案利用到鉴定销毁等每个环节都有据可依;使档案工作机构的设置更加明确,职责更加清晰

（二）增强档案管理意识，提高档案开发利用率

加强医院文书、专业、病案、基建、设备、财会、音像等各门类档案的开发与利用，建立起医院档案体系；同时，档案管理人员要积极主动运用各种检索工具和编研成果。在做好日常的档案资料、整理的同时，我院采取多种形式加强档案信息资源的开发和利用，更好地为医院各项工作服务。一是将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制了《大事记》、《工作制度汇编》、《荣誉册》等,在建院120周年之际，建成了院史馆，编印了《120年辉煌历程》画册，拍录了《为有源头活水来》专题片，通过实物和声像更加形象、生动地展示了我院120年来的改革发展历程，记录了百年老院的历史文化变迁；二是建立各类档案电子目录，将所有档案归档目录录入到计算机,实现了计算机检索目录。医院医疗信息数据库的建立为医学统计、数据检索、科研教学等方面提供更加快捷的第一手资料。

（三）提高档案管理人员的综合素质

医院档案管理人员应结合实际情况，采取灵活多样的学习、教育或培训形式，钻研新业务，学习新知识和新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能；另外，应注重培养档案管理人员的创新意识，鼓励在实践中研究新方法，探索新思路，更好地为新时期医院各项工作提供服务。

（四）加大投入力度，完善档案管理基础建设

加强档案管理基础建设，不断增加硬件投入，改善设施条件，强化软件建设。一是加大硬件设施的投入。在医疗用房紧张的情况下，医院划出专用办公用房作为档案室，档案库房、办公室、阅览室实行三分开，库房面积满足需要。购置铁皮档案柜，安装防盗门窗，配有温湿度计、中央空调、消防灭火器材，档案卷盒使用无酸纸盒，“八防”措施落实到位；二是配备现代化管理设备。购置了专用电脑1台，光盘记录机1台、照像机1台、传真、复印、打印、扫描一体机1台，为我院档案的现代化管理创造良好条件；三是引进病案管理软件，建立强大数据库，购置电子病历管理系统，将病历的文本信息和图形图象信息以电子化管理替代传统的纸质病历，建立完整的健康电子档案，我院病历档案管理迈入信息化管理时代。

刘会英（1986年），女，江西湖口人，江西省九江市第一人民医院办公室，馆员档案中级，大学本科学历，研究方向：档案管理