高校毕业生档案管理过程中的反思

罗 妙

（岭南师范学院 广东 湛江 524048）

高校毕业生档案管理过程中的反思

罗 妙

（岭南师范学院 广东 湛江 524048）

大学生档案是个人档案的基础，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要资料信息。然而，在管理我校毕业生档案的过程中，毕业生在调档时出现了各种各样的问题，根据这些情况从而提出几点建议。

档案；高校毕业生；问题；建议

高等院校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录，是学校教育、考察、培养人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。在管理档案的过程中，尤其是毕业生在调档的过程中出现了各种各样的情况，值得我们反思并在思想上给予重视。

一、毕业生调档时出现的问题：

1、最普遍的一个情况，高校毕业生不知道自己的档案里面“有什么”。许多学生来调档时，都会问到档案袋里有什么资料，或请求给予查看；同时档案管理部门为了保证档案的准确性，通常也会要求其在取走档案前，根据档案袋的封面上标明该档案袋中的资料，核对是否为该生的所有资料。一般地，高校毕业生档案内容包括：中学信息、学生登记表、高考报名表、体检表、在校成绩表、高校毕业生登记表、党(团)材料、大学期间鉴定表、教师资格认定申请表、实习鉴定表、报到证等等。

2、高校毕业生不知道档案究竟“有什么用”，甚至还有学生问到为什么要档案。有关专家介绍，如果一个人遗弃自己的个人档案，会产生许多消极的影响。第一，影响个人切身利益。有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另求新职者,在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。第二，影响毕业生转正定级和工龄计算。许多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作的手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。第三，耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后，档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响；有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。第四，导致留学人员保险断档。现在自费、出国留学人数与日俱增，但当许多学子海外深造归来、荣归故里、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间做了几年“无业人员”，为今后的工作带来很多不便。第五，导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生，在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后,可获得干部身份。然而，很多全日制普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道，导致干部身份丢失，影响自己的职业生涯的发展。[1]

3、高校毕业生不明白调取档案时需要具备的条件。一般情况下不支持个人调取或保管档案，正确的调取档案的方式应是按照单位对单位，公对公的原则，在学生档案离校前用人单位出具其单位证明、考察函等到学生档案室进行学生档案审核。但由于有些准备与学生签约的用人单位为了他们个人的便利，抓住我们希望学生有就业机会和学生希望早就业的心理，就用强硬的态度要求毕业生个人来学校索取档案并送到用人单位审核。鉴于以上的原因，一般档案管理部门都会退步，要求如果个人调取档案必须有其单位的调档函或者接收函，方能来学校档案管理处领取档案。有毕业生对此不了解，甚至有很多毕业生没拿任何凭据来调档，致使他们空手而归或满怀怨言。

二、基于以上问题，学校各级领导及档案管理人员应好好反思，采取一些措施来改善这一局面，建议如下：

1、学校必须重视就业指导课。根据学生来档案管理处调档的情况，很多学生对本应该在就业指导课上说明的问题不清楚。尤其是有些改派的学生来领取白色联报到证，在就业中心那里没有弄清楚，以为是来档案管理处取走整个档案，给档案管理人员带来一些不必要的困扰。经常是档案管理人员要询问许久，才明白是需要从档案中取出报到证白色联而已。而学生总是带着将信将疑的态度询问一番，这样不仅影响了档案管理处工作人员的工作效率，又浪费学生的时间。还有一些学生从就业指导中心过来，连到档案管理处的目的都不清楚，只知道是就业中心的老师叫他过来的。事实上，这些问题本来在上完就业指导课后毕业生就应该完全明白。经询问，学生对就业指导课的态度不够端正，由于是非专业课，上课有些随意，敷衍了之。同时，学院对就业指导课也不是很重视。学校应该要求各二级学院认真对待就业指导课，明确就业指导课的重要性，并且要求各个学院的辅导员要在这一期间的就业指导工作非常明朗，给与学生正确的指导。要善于抓住各种机会，广泛宣传学生档案收集的意义和作用，以引起各级领导和各职能部门的重视，增强教职工和学生的档案意识，取得他们的支持与配合。为了档案材料及时、安全地传递，建议以班级为单位设置一名兼职档案联络员，二级学院学生会设置一名专职档案联系人，协助辅导员工作。每当学生档案增加材料，经辅导员验证签字后，及时送交档案室。这样既有利于档案材料收集的横向联系，又有利于材料收集过程中的保密与安全，及时、准确、完整地把档案材料收集到位[2]。

2、学生需认真对待自己入档的资料。在整理资料的过程中，认真看一下学生所填写的资料，大多都是千篇一律，没有反映出学生的个人特征，不能为用人单位提供有效地参考和选拔合适人才的作用，也就降低了档案的利用率，形成了大多数用人单位不再重视档案的考察，而更注重于实际对人的工作表现的考核。经学生反映，有些资料他们都不知道是做什么的，要填的时候就到网上搜索照其模板写，要么就是参考同学怎么写就照样写，就连学生登记表上贴照片也是可贴可不贴的态度，甚至有些乱写一通。还有学生即使知道资料要入档，也不会认真对待，抱着这样一种心理就是反正档案只是形式上的东西，把它塞到档案袋中没人去看。填写档案的态度十分随意，也就造成档案的一致性，无多大的参考价值，循环往复，以致档案的作用越来越弱化。要使档案能有效利用，学生在填写入档资料时必须慎重填写，将个人特有的才能表现于其中；同时学校在发放入档资料进行填写时，也应该明确告知学生须认真填写，否则将对以后的发展可能产生不良影响。

3、毕业生需密切关注自己的档案，个人档案在以后工作中的转正定级、计算工龄、职位升迁、办理养老保险起着非常重要的作用。[3]毕业生的档案的调遣情况，需要学生自己主动关注，要留意自己档案的去向。档案管理处也应及时更新档案信息，将毕业生的档案去向公布在网上，以方便学生的查找。目前人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都“绕”不开档案这一关。尤其对于求职心切的大学毕业生来说，计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都离不开档案；特别是在行政机关和企事业单位，对人事档案是相当看重的。虽然现在有的单位可以补办新档案，但以前的经历、评价、身份等历史资料将不复存在。对求职者来说，一定要“善待”自己的个人档案，有些人不注意自己的档案投递去向，工作多年后忽然发现自己的人事关系仍无着落，有很多毕业生过了十年甚至是二十年才打电话回学校查询档案去向，明显对自己的档案漠不关心，到了用时才开始追踪；有的虽然与工作单位签订了劳动合同，但没有到人才交流机构办理有关手续，这都使得工龄、档案、保险等受到影响，造成不必要的损失。

∶

[1]李杜林.高校毕业生人事档案现状及思考[J].人力资源管理.2010(5)∶59.

[2]陈美琼.浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].经济研究导刊.2008(19)∶185-186

[3]谈当前人事档案管理的现状和几点建议http∶//lunwen.5151doc.com/Article/HTML/257029.html

罗妙（1972-），女，广东徐闻县，岭南师范学院研究实习员，本科，研究方向：学生工作管理。