浅谈电站工程项目竣工资料归档的预编制管理

文/上海电气电站工程公司（印度罗莎/波特瑞项目部）许龙茵



浅谈电站工程项目竣工资料归档的预编制管理

文/上海电气电站工程公司（印度罗莎/波特瑞项目部）许龙茵

【摘要】当前，印度电站工程项目的实施过程中，需要对各个环节进行竣工资料的归档管理，而竣工资料是电站工程归档文件的前身，但是因为工程量大、涉及面广、牵涉的影响因素多、时间性强、收集时间较长等特点，需要施工单位各个部门紧密配合才能对竣工资料进行综合的整理、归档，而各种竣工资料档案管理的规范化、专业化以及统一化是归档工作与编制管理的要求。本文从印度电站工程竣工资料归档的预编制思想入手，阐述了电站工程项目竣工资料的范围以及收集整理中遇到的问题，根据笔者经验，指出电站工程竣工资料归档的预编制管理的具体要求。

【关键词】电站工程项目；竣工资料；档案归档管理；预编制管理

电站工程项目竣工资料归档的收集、整编对预编制管理具有关键作用，而竣工归档对电站工程项目建设具有重要意义，它既是建设工程质量的重要部分，也对电站工程建设设计、安装提供了有效的参考资料，因此对电站工程项目竣工资料归档的预编制管理具有重要的现实意义。

一、在电站工程项目竣工资料归档中贯彻预编制管理思想

电站工程项目施工之前，首先要进行项目的策划，在一般情况下，施工项目的项目部门组建、先后进场，在公司、项目部领导以及主要的管理人员充分的理解承包合同文件，在对现场进行仔细考察之后，及时的提出项目的组织结构、施工管理技术人员、进场人数、项目运作方式、项目成本控制方式以及材料采购等，这些都是项目竣工资料归档预编制管理的重要内容。所以，在项目策划中，应该明确竣工资料的负责人员、参与人员，并提出施工过程各项记录的具体要求，尤其是在编制、完善竣工项目资料管理上，确实的贯彻竣工资料归档的预编制思想，理顺竣工资料的建立、收集以及整理人员工作、相关制度。电站工程项目竣工资料归档管理是完善预编制管理制度、落实管理责任、适时的控制竣工资料的完整性、规范性，保证电站工程项目竣工资料归档预编制管理的效率。

二、电站工程项目竣工资料的范围及收集整理中常见问题

（一）竣工资料的范围。电站工程竣工资料主要是指电站工程项目从设想、施工、决策到建成的全过程都涉及了工程文件的保存，尤其是竣工文件，它主要包括项目的设计、招投标文件以及建设项目实施的过程中各种应该记录的资料、竣工验收资料、施工过程中形成的文字资料、施工图纸、安装手册、设备说明书等文件。

（二）电站工程项目竣工资料收集整理中的问题。笔者在印度电站工程项目建设过程中从事的主要工作就是项目工程资料的管理。项目实施过程中遇到的问题是从项目进入施工开始的，在施工中将项目管理着重于日常的施工管理，而没有将管理的内容与竣工资料的整编归档管理有机的结合在一起，因此，常会出现竣工基础资料管理的深度不够，规范程度较低等情况，这造成了竣工资料的收集整编的困难，总结起来一共有以下几个方面：

1.日常的施工管理中没有形成资料收集整理、分类管理的规范化的制度，也没有建立资料查询的索引体系，使得资料的保管、移交手续很混乱，而相关的技术文件、资料修改通知等也没有统一的标准要求，文件的编号不能形成系统，规格的大小也不一致，这与电站工程项目竣工资料归档的预编制管理思想不一致。

2.电站工程项目竣工资料收集的基础资料不齐全、不规范，甚至于收集回来的资料没有妥善的进行分类管理，造成严重的破坏、丢失；另外在有些资料在生成时并不符合竣工资料的归档要求，资料纸张的大小以及装订也不符合标准规范；有些资料的内容不准确、不完整，亦或是标题和内容不吻合等；工程后期人员陆续撤离现场，有些资料签字手续不完备，这些都是导致竣工资料归档困难的原因。

3.因为人员变动造成的资料断档的情况，在一般情况下，电站工程的建设周期较长，在施工过程中一旦出现相关人员职位的变动，就会使得基础资料的交接过程产生不必要的漏洞，给归档的预编制管理造成了很大困难。

4.电站项目竣工资料的整理不规范、不统一，主要是因为技术人员对于资料整理以及归档的认识理解不一致，在工程建设过程中不注重资料收集，相关人员不清楚竣工资料的标准，花费很大时间收集的资料并不符合预编制管理的要求，甚至于厂家用于广告宣传的卷内目录或者是案卷目录当做是竣工归档的资料，造成时间、人力、物力的浪费。

三、电站工程项目竣工资料归档的预编制管理的具体要求

（一）预编制管理的一般要求。竣工资料归档的预编制管理要求项目齐全、内容完整、格式规范、系统一致、客观真实等，最重要的是符合竣工资料的规范以及技术标准。具体来说，第一，项目齐全性要求，需要按照电站工程项目档案资料管理的规定，保证竣工资料的齐全、完整；第二，内容完整性要求，主要包括：安装调试报告、安装调试验收记录、质量评定记录、设计修改通知、相关技术措施、竣工图纸以及产品材料的说明书等；第三，格式规范性要求，对于电站工程竣工资料整理收集中，各类型的往来文件、各类施工工作报告、验收签证文件以及质量评定表格等应该符合国家规定的《工程施工质量评定与重大建设项目档案验收规定》；第四，要求客观真实，主要是针对隐蔽工程的验收以及自检记录的真实性进行检查，需要相关各方面的主要人员的签字真实性；第五，保证系统一致性以及资料手续的完备性要求，主要指的是开工竣工的日期应一致，工程量保持一致，合同价款与完成投资的一致性。

（二）归档预编制管理的重要性要求。电站工程项目竣工资料归档的预编制管理的重要性要求主要包括：第一，电站工程的施工单位质量保障体系需要贯彻执行相关规范要求。重点在于监理质量管理机构以及专职质量的检测人员，同时成立质量保障体系，对文件的编制、收集整理进行监督，遵循质量管理规章制度、质量检查标准等；第二，对于电站工程项目施工中各类仪器、设备必须具备法定的计量部门的鉴定证书或者是质量检测的证明书；第三，电站工程项目资料归档的预编制划分需要合理，要严格按照设计单位以及施工单位的方案要求，进行质量控制的原则性划分；第四，重点项目的划分以及质量评定的规范性要求，应该严格按照质量评定标准填写工程项目的质量评定书面证明，更需要相关单位的质量符合意见；第五，竣工图纸绘制时数据的正确性要求，对于竣工图纸的绘制要具有内容全面的说明、真实规范的符号标准，保证所填写的项目名称完整，加盖的竣工图章应与工程名称以及施工单位名称一致。

（三）归档预编制管理的专业性要求。电站工程项目竣工资料归档的预编制管理的专业性要求是结合了机电安装专业进行的，不仅需要专业的技术人员重重把关，更重要的是要保证竣工资料的完整性以及真实性，尤其是涉及到专业强制性文件的实施记录时，除了保证资料的完整齐全，还应该具备主要材料的出厂合格证、验收报告以及进场检验报告、隐蔽工程质量的控制资料、施工记录以及验收报告等。印度电站工程重要部件的焊接该工艺以及程序设计等，都应该符合专业性要求。

四、结束语

印度电站工程项目竣工资料归档的预编制管理中涉及到的主要有竣工资料的收集、整理以及归档管理，这是一门兼具复杂性、综合性以及多学科、多专业的工作，整理期限较长。因此在工程的初建就应建立资料规范化的规章制度以及预编制管理制度，同时设立有效的资料查询体系，另外竣工资料的索引体系也应该建立，这样才能够准确的进行竣工资料的保管以及移交。

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