科研院所管理人员高效管理工具研究

文/中科院福建物质结构研究所 邱超凡

管理工作是科研院所工作的重要组成部分，直接服务于科研和生产，好坏是影响科研项目及科技成果获取多寡和科研整体水平高低的重要因素，也是影响战略发展目标能否顺利得以实现的关键。科研院所管理工作的主体是从事管理工作的管理人员，因此，管理创新的根本在于提高管理人员的管理水平。高效管理工具的应用和推广是提高管理人员的管理水平的有效方式之一。

一、科研院所管理工作特点

科研院所的管理岗位编制一般都有所限制，如中科院系统的科研院所明确管理岗位所占比例应严格控制在10%以内。科研院所的管理人员除了做好本职工作外，往往需要身兼数职。虽然科研院所不同的管理岗位对管理人员的要求略有不同，但总体来看，一个合格的管理人员必须具备：一定的撰写材料、拟订方案和制作PPT 汇报演示文稿能力，一定的时间管理能力，一定的知识整合能力，一定的项目管理能力等。

二、高效管理工具介绍

科研院所管理工作的性质和特点要求管理人员不断提高自身的管理水平，而高效的管理工具是提高管理水平的有效方式。

（一）文字处理、表格制作和演示文稿制作工具。撰写材料、拟订方案和制作PPT 汇报演示文稿是科研院所管理工作的重要内容。号称Office办公三剑客—Word、Excel、PowerPoint是科研院所每个管理人员必须掌握的管理工具。熟练使用Word、Excel和PowerPoint可以有效地提高管理工作的效率。

（二）邮箱管理工具。使用网页邮箱存在诸如需要频繁登陆网页，不能及时获得邮件信息，无法及时处理重要邮件等问题，大大影响了科研院所管理人员的工作效率，一款优秀的邮件客户端软件可以有效解决上述问题。目前有很多邮件客户端软件，推荐使用Foxmail这款简单又好用的邮件客户端软件。

（三）桌面提醒工具。常见的桌面提醒工具很多，推荐使用AtNotes，界面非常简洁，没有皮肤，没有多余的无关的点缀，简洁直观，不占用屏幕很大的位置。

（四）笔记工具。信息时代，互联网已成为获得信息的主要来源，摘抄或剪贴收集资料的方式已经不合适，借助数字笔记工具可以很容易实现资料的收集。数字笔记工具推荐OneNote，它可将文本、图片、数字手写墨迹、录音和录像等信息全部收集并组织到计算机上的一个数字笔记本中。看到想要收集的材料只要“复制+粘贴”就可以了，OneNote会自动保存，而且会自动记录信息源。如果信息源是纸质材料，可以把内容录入到百度上一搜索，找到电子化的材料后通过OneNote来收集。OneNote可减少在电子邮件、书面笔记本、文件夹和打印结果中搜索信息的时间，从而大大提高科研院所管理人员的工作效率。

（五）办公绘图工具。不少时候图画比文字更有助于思考和交流，图画传达的信息比语言和文字表达的信息更丰富、更具体、更形象，表现力也更强 。办公绘图工具推荐微软的Visio，一款就复杂信息、系统和流程进行可视化处理、分析和交流的软件，可以促进对系统和流程的了解，深入了解复杂信息并利用这些知识作出更好的业务决策。

（六）思维导图制作工具。科研院所的管理工作并不全是事务性工作，甚至可以说开拓性的工作占据了相当的比例。这些工作需要深思熟虑，甚至需要一定的灵感。思维导图是一个很好的工具，在撰写材料、拟订方案和制作PPT 汇报演示文稿之前，都可以利用这个工具来梳理思路，推荐使用Mindjet MindManager，能够将想法和灵感以清晰的思维导图的形式记录下来，对梳理工作计划和规划很有帮助。

（七）项目管理工具。科研院所的管理，很多其实就是项目管理的过程。一个好用的项目管理工具，可以大大提高项目管理的效率。管理工具推荐使用Project。用Project制作项目计划，安排资源、进度及预算，并对项目计划进行跟踪和分析，可以大大提高项目的管理效率。

三、建议

在信息化时代，高效管理工具的使用和推广是提高科研院所管理工作效率的重要方式之一。但是管理工具只是辅助工具，管理工作不能为了追求应用工具而使用工具，而且高效的管理工具不代表高效的管理，熟练使用管理工具也很重要。另外，管理工具的使用和推广需要一个循序渐进的过程，从一种旧的管理方式到另一外新的管理方式的转变，需要一个过程，可能会经历“痛苦期”，工作效率有可能不升反降，要努力熬过这个阶段，并坚持在工作中运用，才能发挥高效工具的高效性，真正提高管理工作的水平，更好地服务于科研院所的科研和生产。

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