办公自动化环境下医院档案管理探讨

文/山东省莱芜市人民医院 汪亚琼

随着现代信息技术的飞速发展，不管是政府机关还是事业单位都开始利用办公自动化完成档案管理工作。办公自动化和传统档案管理相比，在管理理念和管理方式上来说给传统档案管理带来了很大的冲击和挑战，将办公自动化运用到医院档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的效率，且对于进一步完善档案管理有很大的实际意义。下文就基于办公自动化环境下的医院档案管理工作特点和要求进行分析，就如何运用办公自动化进行医院档案管理工作展开讨论。

一、基于办公自动化环境下的医院档案管理要点

（一）办公自动化与医院档案管理一体化。档案管理工作发展至今，由单一的档案管理方式发展为多类型的综合档案。随着医院的改革不断深入，传统的医院档案管理方式已经不适应每天极速增加的档案数量，在管理的体制上、方法和观念上就已经落后于当今快速、自动和数字存储化的时代了，更加满足不了人们对档案管理高速度以及高质量的需求，导致新的问题不断产生。相反，自动化办公拥有的快速、高效、标准和全面系统等特点和档案档案管理结合起来，必然能带来更加完善的服务，高效完成工作，实现档案一体化的管理。

（二）规范化、标准化的档案归档。档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（三）医院部门之间的共同协作。在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理。在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件 直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度。办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（三）建立专业档案管理队伍。虽然办公自动化很便捷，但也要由人来执行管理工作，这就要求管理档案人员的综合素质了。一方面，办公自动化的发展越来越快，档案管理工作就需要跟上科技的步伐，企业应不断培养和更新管理人才，适时通过学习或者培训更新管理人员的知识。另一方面，管理人员自身的业务素质也是关键因素，企业可以实行激励制度，将业绩与职称挂钩，充分调动人才的工作积极性，建立一个整体水平高的专业档案管理团队。

总的来说，面对新的形式，医院的档案管理工作应做到一定的调整，以适应全新的形式，通过建立和完善相关档案管理制度，改变传统的方式，引进先进的技术与手段，建立专业的档案管理队伍，并不断提高其综合素质，并制定出标准化、规范化的自动化档案管理制度，全面的提高医院档案管理工作效率，更好的服务于工作。

[1] 孙涛,陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案,2014(01):51-53.

[2] 万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014(03):420+423.

[3] 朱诗聪.办公自动化背景下医院档案档案管理探讨[A].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院.软科学论坛——公共管理体制改革与发展研讨会论文集[C].中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院,2014(1).

[4] 靖春花,崔川.办公自动化环境下的档案管理探索[J].科技信息,2009(21):356.

[5] 孙丹凤.办公自动化环境下的档案档案管理策略[J].黑龙江档案,2010(04):20.