试谈档案信息的开放与控制

文/齐齐哈尔市档案馆 丁继武



试谈档案信息的开放与控制

文/齐齐哈尔市档案馆 丁继武

【摘要】要想正确处理好档案信息开放利用与涉密信息控制使用的矛盾，就必须做好档案信息的开放与控制工作，从而做到既满足社会利用档案的需求和打造阳光政府，又确保档案信息的安全。

【关键词】档案；信息；开放；控制

《政府信息公开条例》明确了“以开放为原则，保密为例外”的理念，要求各级档案馆必须提高档案开放利用的时效性，应开放的档案要积极创造条件，向公众提供利用，及时满足社会各方面的需求。档案不可能随时开放，也不可能绝对开放。《政府信息公开条例》明确规定对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息不予公开。

一、档案信息开放与控制的重要性

档案开放是档案利用发展的阶段产物，开放档案利用是深化改革开放的新方针，是加快社会法治化、民主化进程中的新步骤。开放档案向社会提供更多、更丰富的档案信息资源，有利于社会的和谐发展，有利于科学文化的进步，有利保护公民的权利，有利于档案信息资源共享，有利于档案事业的良性发展。任何一个国家的档案都有封闭期。匈牙利为20年，梵蒂冈为80年。我国是30年。但涉及到国家秘密的、工作秘密的、商业秘密的、个人隐私的禁止向社会开放。适当限制相关档案信息的开放，是国家安全的需要，是维护社会稳定的需要，是保护知识产权的需要，是保护人权的需要，是维护档案信息安全的需要。

二、档案信息开放与控制工作存在的问题

目前各地档案的开放利用工作尚不理想、政策不完善、机制不健全。对档案的限制利用有法律制度的文明规定，也有人为的限制，还有传统观念的束缚，过于强调保密性，保密过宽、利用从严等因素，制约了档案解密与划控开放工作开展。

（一）相关的法律法规制度不完善、不健全。《档案法》对开放的档案的有关概念与具体范围没有明确的法律规定，划控与开放范围界定的不具体、不科学，馆藏档案期限鉴定存在误差，操作性不强，没有健全、完善的档案开放利用鉴定、划控规章制度和档案利用审核机制。

（二）馆藏档案解密划控工作历史欠账大。由于划控工作量大，造成解密与划控工作滞后。有的文件保密期满，不能够向社会开放。档案解密、降密的工作尚不完善，职责不明确。致使保密期满档案的解密、降密工作开展举步维艰，档案开放利用起步缓慢，运转不畅等。

（三）涉密文件密级目录没有标识。传统的案卷形式立卷和现行的文件及立卷工作，案卷目录、归档文件目录普遍没有对文件密级进行标识，一定程度上影响了解密与划控工作的进度。

（四）2001年前的机关文书档案基本是以案卷形式归档保存。对涉密档案的控制采取得是每一卷中有一件或几件是控制的未解密或不宜利用的就必须整卷档案都控制，所以许多应当开放的文件也被列入控制范围，影响了开放档案的利用效果。

三、做好档案开放与控制工作的建议

（一）做好档案解密与划控工作，确保档案信息的安全。首先，健全、完善并严格执行档案开放利用鉴定、解密与划控规章制度，制定馆藏档案解密划控实施方案。其次，建立健全档案开放利用审核机制。成立馆藏档案解密与划控初审小组和档案解密与划控复审小组，明确责任，制定目标，定期研究档案解密与划控问题。由初审小组负责馆藏全部档案解密与划控工作，对拟开放档案逐卷、逐件、逐页进行审核，编制开放档案目录，并提出开放意见，经档案解密与划控复审小组讨论通过后，确定档案是否开放与控制时限。

（二）严格执行国家规定。确保开放的档案不涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私，无损于党和国家的形象与社会稳定，确保档案信息的安全。对开放档案先定密，后划控，控制到哪一级，哪些可向社会公开开放，哪些不宜开放，编制开放目录和控制目录。开放与控制档案的范围清楚、例外原则清晰,相互衔接,相互配套,形成科学的规范开放档案的规则体系,有利于档案依法、有效、有利地向社会和公众开放。

（三）明确馆藏档案解密与划分控制适用范围。确定划控标准，做到标准统一，方法一致，规范档案划控开放工作流程。做到先定密级，后划控，哪些可向社会开放，哪些不宜向社会开放，应向社会公示，做到开放与控制档案范围明确。如针对一卷中有任何一份未解密或不宜提供利用，整个案卷不予开放的情况，可以效仿英国做法。在英国，已经解密案卷中个别档案仍然需要保密的，文件抽走，代之以一张小卡，标明档案的类别、全宗号、目录号、案卷号，并标明密级、开放时间和存放位置，其他档案提供利用。

（四）处理好档案数字化过程中档案开放与控制的关系。通过档案的解密与划控工作为档案全文数字化奠定基础，保证档案数字化的顺利开展，确保涉密档案在档案数字化过程中的安全。同时充分利用档案数字化优势，加快开放力度，加快档案电子数据库，电子数据质量控制体系建设，确保电子数据的准确、规范和安全。确保涉密与不宜利用的档案网络信息的安全，做到公布的不涉密，涉密的不公布。