浅议新常态下勘测设计档案管理工作

文/新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司 陈淑芬



浅议新常态下勘测设计档案管理工作

文/新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司 陈淑芬

【摘要】兵团勘测设计院档案资源不仅是各分院工作中需要经常查阅、参考、利用的资源。而且对兵团政治、经济、文化发展起着举足轻重的作用，对兵团勘测设计院科技技术的发展提高起着至关重要的作用。因此，在新常态下优化发展档案管理显得尤为重要。笔者对档案管理工作要点进行分析探讨，提出建设性意见。

【关键词】设计院；档案管理；重要意义；问题；措施

一、新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司概况

新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司始建于1952年，是新疆最早组建的综合类甲级设计院。经过60多年的发展，设计院规模不断扩大，涉及专业不断增加。具有甲级设计资质的专业达16项，乙级设计资质的专业达12项。覆盖了农林、水利、建筑、咨询、建设项目环境影响评价、工程勘察、测绘、监理、水土保持方案编制、工程招标代理、旅游规划、土地勘测、水文水资源调查评价、电力、公路、市政、环境污染防治、城乡规划、工程造价咨询、摄影测量与遥感、招标代理等几十项全方位专业。综合实力在新疆同行业中名列前茅，在全国勘测设计单位中综合实力排名132名。职工总数1600余人，下属16个生产单位，分驻乌鲁木齐市和石河子市两地。全院现有各类国家级执业注册人员151人次；享受国务院政府津贴专家14人；教授级高工14人。

60多年来，兵团设计院几代勘测设计工作者传承新疆兵团的精神，战严寒、斗风沙、餐风饮露，先后在全国各地及世界30个国家、地区完成勘测设计项目13000多项。完成各类工程测量数千顷，草原调查3亿亩，土壤概查8000万余亩，土壤详查5000万余亩，完成百万亩以上大型垦区总体规划约20余项；农牧团场及县乡规划400余个，规划总面积达4000余万亩；完成大型灌区水利工程数十项，水库和电站近百座，大中型输水干渠及输变电工程设计30余项。完成河流流域规划、水库电站工程地质勘察、大中型灌区、农场水源地水文地质勘察、公共与民用建筑工业厂房设计、农牧业开发、矿山建设、工业及石油建设项目环境影响评价等工程数千项。近年来，兵团设计院在安哥拉、委内瑞拉等30多个国家和地区完成规划设计项目30余项。创造出一批享有盛誉的勘察设计作品，其中获得国家、省部级优秀设计奖和科技进步奖达400多次。

二、新常态下设计院档案管理发展的重要意义

兵团设计院经过60多年的飞速发展，规模不断扩大，资质不断提高，涉及专业不断增加。随着设计水平和设计资料完整性的提高，设计资料数量剧增，档案管理工作也变得更加重要、更加复杂。

（一）档案管理发展是新常态下院内经济、技术、科技发展的必然趋势。对兵团设计院而言，档案管理的发展是院内经济、技术、科技发展的必然趋势。要实现档案管理全面发展，必须全面提高档案管理团队的整体素质，加大人力资源的开发，提高全方位档案管理水平，积极充分地发挥档案应有的作用，促进档案管理和社会主义现代化建设事业能够更好地配合，档案管理必须要适应新常态下的社会发展。

（二）档案管理发展是新常态下进一步拓展档案管理服务领域的有效工具。档案管理发展能够进一步拓展档案管理工作的服务领域及对象。先进的档案管理工具，为档案信息资源的开发利用创造了一定的条件，现代化档案管理能够将档案信息资源进行更加合理的整合配置，使其充分发挥更大作用。而档案管理实现电子化、数字化、系统化，让档案的服务范围得到更大的拓展，其服务领域、对象和效果会最大化。

（三）档案管理发展是新常态下能够有效增加信息存储量的必要手段。档案管理发展是新常态下能够有效增加信息存储量的必要手段。传统的纸质档案只能记录文字、图形等信息，且占用大量储存空间，对温度湿度的要求极为严格，稍有不慎纸质就会变质腐烂，使用极为不便，甚至不能使用。而档案现代化电子管理能够在存储范围和数量上有效地增加存储量，档案中记录文字、图形、声像等较为全面的各种媒体信息资料，且经济、方便、快捷，更为重要的是远程使用可实现无缝、少错甚至无错对接。这在丰富了档案内容的同时，增加了档案信息存储量，并且有利于查找，同时大幅度减少了人财物的浪费和消耗。

三、兵团设计院档案管理工作的特点、存在问题分析及解决问题措施探讨

（一）特点一：多样化的载体形式。工程设计档案不仅局限于文字材料图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档。存在的问题：一是由于兵团设计院成立已60多年，所有纸质档案资料的质量和规格不一，年度已久，纸张老化，有些文图不清，部分受潮资料图书有霉变和腐烂现象，重新整理难度非常大。二是电子文档版本不一，由于电子产品发展迅速，软件互不支持，高版本软件不支持低版本软件，低版本软件不兼容高版本软件，甚至不同高版本软件互不兼容，使电子文档使用难度加大。改进措施：一是将那些年度久远，规格不一，纸张老化，图文不清及霉变的资料整理出来重新出版后替代原有的资料。二是和单位信息中心沟通，把电子文本互不兼容、互不支持的软件经过升级处理等手段加工为统一产品使用。

（二）特点二：种类繁多的档案内容。工程设计档案内容除了常见的设计报告、概预算、施工图纸之外，还包括项目批文、甲方委托书、合同、设计条件及报告审查意见书、

修改设计函、工程造价书、竣工验收报告书、审后蓝图等，由于内容繁多，在保存的时候必须要确保每项工程档案的成套性。存在的问题：一是很多归档资料重复存档，占用了大量的资源。二是整理立卷项目分门归类时成果报告有缺少领导和项负签字、已完成的项目归档有拖拉等现象。三是在归档过程中，极个别项目使用了没有经过评审的送审稿归档，影响了档案的准确性、完整性。改进措施：一是把重复的归档资料剔除，只留一份正式报告和电子版本，减少利用空间。二是在归档过程中及时检查成果报告有没有领导和项负漏签字，发现问题及时解决。在平时的工作中经常与技术部门联系沟通，使已完成的项目在规定的时间内及时归档。三是积极与生产单位沟通，在不影响归档期限的情况下，归评审后的最终成果报告。

（三）特点三：数量巨大。在数量方面，不但有设计工程所形成的具有保存价值的图纸文字资料。一个一般的工程项目仅是图纸便将近百张，如果是大型工程，便有几百张乃至上千张，再加上文字资料，一个项目便是独立的庞大工程。还有大量文书资料、设计规范规程、图书刊物需归纳保管。存在的问题：一是由于年代久远，图纸纸张质量不一，规格不统一，占据的空间不一，保存环境条件要求不一，给档案管理工作带来很多不便。二是设计规范规程、图书刊物在时间空间的不一致，导致新老规范规程更新滞后，给设计人员带来了不便。改进措施：一是请技术人员鉴定那些年代久远没有保存价值的资料剔除销毁，库房购置加湿器、吸尘器，温湿度表等，增强档案保存的时间。二是提前在国家工标网上查找作废规范规程，及时订购标准书籍，解决技术人员的后顾之忧。

（四）特点四：档案的使用效率高。所保存的工程档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时外界的施工单位和业主单位也是重要的服务对象，档案的使用效率非常高。存在的问题：一是设计图纸和纸质报告需要频繁地复制、查阅、调阅、加晒等，导致设计图纸和纸质报告的严重磨损和褪色。二是用电子版存档的工程项目在业主单位的需求下有远程输送的业务，但由于版本不统一不兼容无法实现。改进措施：一是尽量使用电子版本的报告，如没有电子版本的情况下才使用纸质报告，尽量减少磨损。二是在业主需要电子远程输送业务版本不统一不兼容的情况下，可转换成低版本或是利用PDF格式传送。

总言之，本文笔者结合多年实践工作经验，对如何作好新时期设计院档案工作的措施进行了分析探讨。档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案管理工作是无止境的。因此，在以后的发展过程中，必须优化其管理，强化其信息化档案的建设，这是一个循序渐进和不断探索的过程。这就要求我们在实际工作中，广大档案管理工作人员要不断探索新路，紧跟时代发展步伐，不断积累创新，以此使设计院档案管理工作不断向前迈进。