档案制成材料对档案保护工作的影响

文/陕西法士特齿轮有限责任公司 隋翔君

档案的保存价值最终应归属于它的使用价值，而使用价值越高的档案，就要求其保存的时间越长久。在不同的保管期限内，一方面采取各种技术措施管理各种档案，一方面还要开辟和探索档案保护工作的新途径，正确处理好“管”与“用”之间的矛盾，使档案信息能够更好地为国民经济建设服务。随着档案管理升级工作不断开展，对档案管理质量的考核指标越来越高，采用先进的科学管理方法和最有效的技术保护措施来管理档案，才能推动档案工作向前发展。

一、档案保护工作内容与重要性

档案保护技术是研究档案制成材料的损坏原因和保护档案技术方法的一门学科，其任务是最大限度延长档案寿命，使档案达到最满意的效果。由于档案制成材料是承受并反映档案内容的物质材料，它由承受档案内容的载体材料和记录材料组成的，因此从延长寿命的角度去要求这两种材料都必须具有耐久性。

档案制成材料的损坏有两方面原因：内因是档案制成材料的耐久性，它受造纸植物纤维原料质量、植物纤维的化学性质、制浆与造纸工艺过程影响。在档案纸张中纤维素含量越高越耐久。而字迹材料耐久性受色素成分和转移固定在纸上的方式影响，比如结膜式最耐久，吸收式次之，粘附式不耐久。档案制成材料损坏的外因是指档案的保护环境，即自然因素对档案直接或间接的影响，这种影响不以人的意志为转移，它的存在就像自然界中的一切物质，受到大自然环境的影响。

档案是具有一定使用价值的东西。随着时间的推移，组成东西的物质会发生变化。而变化又分为细微的和剧烈的，对不同的物质变化应采取不同预防措施和促进手段，以达到某种需要达到的目的，来为自己和社会服务。外因条件固然重要，但在内部既定情况下采取有力措施，常可以起到决定性作用，且根本不改变物质本身。因此研究档案保护学理论不仅要研究档案制成材料损坏的外因，更重要的是研究档案支撑材料本身。若只限于客观条件对档案寿命影响的研究，忽略了档案内在质量的影响，是不全面的，甚至会阻碍这方面理论的发展。档案本身会随着时间的流逝，将十分清楚地反映档案制成材料的质量情况。若从文件材料的形成工作抓起，从质量上给予严格的控制，那么档案的保护工作就会迈进一大步。文件材料的形成质量，是影响档案使用寿命的重要因素，必须引起档案保护部门的足够重视。

二、高度重视文件材料的形成

文件材料和档案是同一事物的两个不同发展阶段，两者有着密切的联系。文件材料作为档案的前身状态，它的内容构成、载体材料、书写形式等都将基本原封不动地转化为档案文件材料的基本内容和基本形态。因此文件材料的质量状况对档案质量状况有决定性影响。作为档案的前身，文件材料是职能部门在社会活动、科研活动与生产活动中形成的原故，必须十分关注其质量。虽然形成的主动权不受档案部门掌握，但文件材料的形成需符合归档要求，这样才能为档案保护工作的开展奠定物质基础。在这一阶段里，有两个重要因素不能忽视：一是文件材料的准确性与真实性，这是科技人员所要把握的；另外一个是文件材料的质量状况，这两点决定着档案的使用价值与使用寿命。

文件材料的质量状况是由多种因素所决定的，要求科技人员在书写材料时尽量选用质量较好的载体材料。属于技术尖端、保密性强的科研项目，原始记录要使用蓝黑墨水和碳素墨水书写，另外还需要标准化方面从用纸的格式、规格上给予明确的规定。而档案部门则要求在业务知识上给予积极地配合和必要的业务指导，使广大科技人员充分认识到自己在生产活动中形成的文件材料不仅代表着自己的文字水平问题，更重要的是它将为日后提供利用所服务。

作为档案部门，不能以过去那种“看门守堆”的方式进行管理工作，尤其要十分关心文件材料的形成情况，必要时为科技人员提供规范的卷内目录、备考表、原始记录纸，发挥档案部门在业务上的指导监督作用，为档案质量的高水平奠定必要的物质基础，为最大限度延长档案寿命创造条件。

三、开展档案保护技术工作的必要性

档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富，在当前的信息社会里，档案可以说是一股强大的信息源，为生产活动提供大量图样，指导生产，为企业创造利润；为科研提供有参考价值的数据，为研究项目的完成缩短研究时间；还可为企业领导决策提供凭证作用。因此，档案信息的开发利用，它不仅仅是档案管理中的利用率问题，而是为企业、研究机构带来生机、带来效益的结果，将使整个社会受益。我们开展档案保护工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真面貌的重大事业。

档案的寿命有限，研究档案的保护技术，就是要在掌握这方面知识的同时，尽可能的去克服这些不利因素，及时与有关科室加强联系，做好档案业务指导工作。当文件材料转化为档案以后，管理好进馆的档案信息。为使档案的保护工作切实有效地走向一个新水平，必须从两个方面做起：一是始终贯彻“以防为主，防治结合”的方针。二是密切关注企业在各种职能活动中形成和将要形成的文件材料的质量，必要时给予一定的业务指导，把不利于档案长期保存的各种因素消除在档案形成以前。这样才能使档案的耐久性问题得到良好的解决。