基于物联网的智能档案柜设计

郭俊强++范梦洋++苏沛++焦双酉

摘 要：近年来，“物联网”一词变得愈来愈热，各种物联网设备应运而生。在此趋势下，本文提出了“智能档案柜”的研究理念，旨在开发出一款便于档案管理的产品，使得档案录入、查询、提取之类的工作变得便捷可靠。

关键词：档案管理；智能；自动化；文字识别

一、研究背景

档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到著录、提取，整个过程纷繁复杂。目前对于档案的管理均采用档案柜进行存放和计算机系统进行系统录入的方法。这种方法远远达不到工作人员的需求。目前有些档案柜虽然应用了较为先进的设备或技术，但面对大量的档案数据的存储，仍然得不到满足。传统的档案柜，只是对档案进行了规则化的整理以及保密。在查找方面存在着很大的弊端。

二、问题提出

为了更好的实现档案管理的智能化，提高工作人员对档案的存取的效率，本小组提出一种新型的智能档案柜。进行档案提取时，档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其他信息后确认，所需档案自动开启它的柜门。进行档案存储时，档案管理员只需对档案封面信息进行扫描，档案的基本信息便会自动录入档案管理系统内。

三、功能介绍

智能档案柜具有自动化存取、自动化信息录入、安全性监测等功能。广泛应用于干部人事、财务综合等各种档案管理。大大方便了用户使用，减轻了劳动强度，提高了工作效率和自动化水平。智能档案柜存储空间可自动进行优化分配。节省档案存取时间。操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与中心的MRP、ERP系统进行无缝集成。系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。智能档案柜就是在档案柜的基础上加安装了单片机控制器，温湿度传感器，字迹识别摄像头等，通计算机自动化的监控档案柜的安全情况。通过专门的软件进行管理，并与电脑连接使用的档案柜。

（一）自动化存取。* 功能介绍： （1）档案存入：档案信息录入后，柜门会自动开启一个空闲的柜子，进行档案的存放。（2）档案提取：在终端上查询要找的档案信息，找到档案后，自动开启需求档案的档案柜门，进行档案的提取。 * 功能原理：档案柜采用了自动门技术，开机时只要在上位机点击开门，档案柜即依空闲位自动打开柜门；完成操作任务关闭上位机时，档案柜自动关闭柜门。

* 功能特点：自动化：无需自己开启柜门，找到相应的档案后，自动的开启，进行档案的提取。方便快捷：只需要输入查找的档案信息，系统会迅速的为你找到相应的档案。智能化：扫描结束，信息录入，自动开启空闲的档案柜门，进行档案的存放，解决了寻找空闲柜子的麻烦。

（二）自动化信息录入功能。* 功能介绍。将写好的档案，在字迹识别摄像头进行扫描，识别字体，获取档案进行录入。并将信息录入到档案库中，方便以后的查询，提取。* 功能原理。利用 OCR（光学字符识别）技术通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字；采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成为黑白点阵的图像文件，并通过识别软件将图像中的文字转换成文本格式，供文字处理软件进一步编辑加工 。* 功能特点： 实时性强：能够随时对一个档案进行命名存储。 随意性：不仅可以进行手写档案的存放与录入，也可以对打印档案的存放和录入

（三）安全性监测。* 功能介绍。（1）显示档案柜的温湿度，在到达预警温湿度时，进行报警，避免档案的损坏。（2）显示档案名称及日期 。* 功能特点。安全化：温度过高时，可能存在火灾的情况，进行报警，并及时检修。方便快捷：不需要定时查看档案柜的安全情况。在出现文件损坏的情况时，会自动的报警提醒。

四、前景展望

智能档案柜可广泛用于部队、政府、医院、银行、公检法系统、金融机构、院校、图书馆、档案馆、研究所、设计所、海关、企业和事业单位等。以上领域每天都会产生海量数据，并且将这些数据放入磁带、档案或纸张等存储介质中。这样会造成大量存储介质的产生。而传统的管理方法，就是将存储介质存放在简单的铁皮柜中，依靠专门的人员进行管理。而且随着数据量的增加，就会造成人力成本大大提高，工作效率低下等情况。而智能档案柜就可以解决以上所遇到的全部问题，并且还能够提高信息化建设的效率，明显增加实际利益。智能档案存储柜通过软件进行档案的查找、借阅和归还等操作，并可以进行智能定位，方便管理者查找和管理，节省管理成本，提高工作效率。

智能档案柜与传统的档案柜功能迥异有以下几点： （1）方便性高：自动打开要查找的档案，无需繁琐的一个个地查找。（2）临时性强：通过对手写档案以及打印档案的扫描，直接进行存档，更好的解决的对临时档案的存档处理。（3）安全性好：添加报警功能，能够更好的对档案柜进行安全检测，避免档案柜的损坏。

参考文献：

[1] 基于无线传感器网络技术的温湿度数据采集系统的研究，孟未来，2007.05.15

[2] 智能档案柜，北京旭航电子新技术有限公司，2012.09.20