服务教学教育，构建高职院校档案评价体系

蔡亚琼

（湄洲湾职业技术学院，福建 莆田 351254）

服务教学教育，构建高职院校档案评价体系

蔡亚琼

（湄洲湾职业技术学院，福建 莆田 351254）

根据高职院校档案工作的特点和重要性，围绕“以评促建、以评促管、重在服务、突出利用” 为宗旨，提出了以“建设、管理、综合利用与服务”为核心内容，构建树状档案评价体系，指出其评价实施与运行中应该注意的问题，为加快高职院校档案规范化建设、充分发挥档案服务于教学教育功能起到重要的推动意义。

高职院校；档案评价；指标体系

档案管理是高职院校办学的历史记载和凭证，是高职院校管理的重要组成部分，在技术技能型人才培养中具有重要的地位。科学完善的档案管理评价体系对于促进档案规范化管理、加强档案综合利用、充分发挥档案功能具有不可替代的推动意义。本文从构建高职院校档案管理评价体系的必要性和原则着手，探讨了高职院校档案管理评价体系的核心内容和实施办法。

1 高职院校档案管理的现状和职能是构建评价体系的必然需求

（1）构建档案评价体系是档案乃至院校规范化管理的需要。档案管理水平一定程度反映了高职院校的管理水平，目前高职院校因其建设时间较短、档案管理意识淡薄，在档案建设、管理、专业化、综合利用等方面均较为薄弱，不少院校还未建立起综合档案室，还未实现档案的信息化管理，档案资料缺失严重，与规范化档案建设与管理的要求相距甚远。因此，建立起一套完善的档案管理评价体系是促进高职院校档案管理规范化、提高档案管理水平的必由之路。

（2）构建档案评价体系是档案服务于教学教育功能发挥的需要。高职院校由于档案分散管理、多系统管理、服务意识弱等方面的问题，致使档案在其服务教学、服务管理、服务师生等方面均未能发挥其应有的作用，建立档案评价体系有利于促进档案的综合利用，提高档案服务水平，实现档案服务于教学与管理的需要。

（3）构建档案评价体系是高职院校实现人才培养目标的需要。技术技能型人才是高职院校培养目标，档案管理作为院校管理的一部分，最终必须实现为人才培养目标服务，建立并完善面向师生的教学档案、学籍档案、仪器设备等档案及其运行与服务机制，对于人才培养目标的实现尤为重要。构建档案评价体系是档案服务人才培养目标的终极需求。

2 坚持“以评促建、以评促管、重在服务、突出利用” 宗旨，把握构建体系的“三大原则”

基于构建高职院校档案管理评价体系必要性分析，高职院校宜建立起以“以评促建、以评促管、重在服务、突出利用”为宗旨的档案管理评价体系，以此作为档案建设与管理的指挥棒，促进档案建设、管理与利用上一个大台阶。为此，在构建体系时应该把握以下几个原则：

（1）实用性原则。档案评价指标体系应具有较强的针对性，体系结构应清晰，实施可操作性强，评价内容应适合于高职院校档案管理的特殊性要求。

（2）科学性原则。评价体系在评价主体、制度、内容、方法、指标以及各组成部分比例等方面应做到合理，评价的领域重点突出，观测点明确，组成部分之间、各主观测点与下级内容之间的逻辑关系合理，并形成有机有序的整体。

（3）服务性原则。评价体系应该在规范化档案建设与管理基础上，重点对档案的服务师生、服务管理、服务教学、服务人才培养方面进行评价，起到档案的综合利用与服务功能充分发挥的导向作用。同时评价指标体系本身也应该做到最终服务于人才培养目标的档案建设与管理，实现指标体系本身的服务性。

3 以“建设、管理、综合利用与服务”为核心，构建树状档案评价体系

构建合理的高职院校档案管理指标体系的核心内容是决定其科学性和目标能否实现的关键。高职院校档案管理评价指标体系的内容应该由档案建设、档案管理、档案综合利用与服务三大部分组成，并以此三大部分为主要观测点展开构建树状框架结构（如图1），具体如下：

（1）档案建设。档案建设是档案工作的前提和基础，高职院校档案建设应该以体制机制建设、软硬件建设、管理队伍建设、建设的完整性和效率为主要内容进行评价。其中体制机制建设情况将对档案建设与管理的格局、建设效率和管理质量产生直接影响，高职院校宜建立“校系”两级档案管理体系，建立健全档案工作的组织机构，制定并完善相配套的制度建设，明晰两级职责，确保档案工作顺利开展；档案硬件建设评价主要是对档案管理库房、办公条件、设备设施等方面进行考查，是档案建设的基础；档案管理队伍建设评价是对档案建设与管理重要技术力量的建设情况进行评价，档案人员的专业结构、职称梯度、年龄结构、专兼结构人数及比例、档案工作研究水平等都直接对档案管理与服务水平产生影响，应该将档案管理队伍建设作为重要的内容进行考核与评价；在档案建设中，档案建设的完整性和建设效率是考核档案建设成效的重要指标，在指标中可以明确对建设时效性、及时性等方面进行量化衡量。

（2）档案管理。规范化、信息化、安全性是档案管理的核心内容，是档案管理水平的标志。规范化是档案在收集、建档入库、使用运行等环节流程化、程序化的体现，是档案管理良性循环的内在动力；信息化是档案适应现代化技术发展进行高效管理的必经之路，是档案管理手段与水平提升的必然要求，信息化档案管理主要考核其信息化的应用范围、各类档案间的共享程度、档案管理的网络化进程等；档案安全性是档案管理评价必不可少的指标，离开了安全性档案管理无从谈起，同时安全性也是信息化档案管理面临的挑战，如何做到档案管理的信息化网络化与安全性的有机结合是其考评的重点。

（3）服务与利用。档案的服务与利用是档案管理的终极目标，是档案发挥功能的直接体现，应该将其作为重点进行考评，主要应考查档案面向教学、管理、师生的服务与利用指标。档案的服务与利用可以从档案的检索利用率、利用范围、服务质量、检索利用效率等方面进行评价。

图1　高职院校档案评价指标体系树状框架结构图

4 把握“五结合”，做好评价体系的实施与运行

档案评价指标体系的构建为高职院校档案工作的全面评价提供了依据，其实施与运行是档案工作前进的标志，是评价体系能否发挥作用的关键，在实施与运行过程中应该做到“五结合”。

（1）自评与查评相结合。根据档案评价指标体系，高职院校可以组织档案工作进行自评，通过自评查找自身问题，进行自我整改，自评过程是一个自我完善的过程；在自评的基础上学校可以组织专家进行查评，查评学校宏观档案工作或学校各单位档案工作的业绩，在查评中相互交流、提出问题整改提高。自评和查评都是档案工作评价的重要形式，两者应该结合进行。

（2）内部评价与外部评价相结合。内部评价即档案管理部门对档案工作的评价，它是业务评价，其重点是对档案的规范化、安全性、完整性、时效性等进行评价考核；外部评价就是通过档案机构外部的各类组织和人员对档案管理工作的评价，主要是档案服务和利用、信息化建设等方面进行评价，可以通过调查问卷、访谈等形式进行评价。在实施中应该明确两种评价方法的范围，结合起来对档案工作进行综合评价。

（3）宏观评价与微观评价相结合。高职院校档案工作涉及面广、种类繁多、内容复杂，高职院校的档案内容的复杂性和特殊性决定了档案评价中应该做到单项评价和综合评价相结合，在实际评价中可以从宏观上对档案工作总体评价，也可以对某一特定种类的档案管理工作进行专项评价，如学校可以组织进行各类档案工作进行全面评价，也可以就教学档案、建筑档案、文书档案等某一专项进行检查评价。宏观与微观相结合的评价做到了档案工作“点”、“面”结合、以点带面、全面提高的效果。

（4）定时与不定时相结合。应该根据不同档案种类的工作性质采用定时与不定时相结合的办法进行考评。常年完成的档案宜采用定时考评，如学籍档案由于其完成是以学年为界限进行整理归档，则宜采用学年末的定时考评办法，而有些专项档案宜进行不定时检查，如建筑档案、设备档案等。

（5）定量与定性相结合。在档案工作评价体系中，各指标内容中有的可以进行量化评定，可按照工作内容和完成的工作量进行定量衡量，如建设效率、目录吻合率、利用率、年度建档量等。有的指标内容无法量化衡量，只能定性按照“优、良、合格、不合格”进行评价。在具体实施中应该根据指标内容特点将两种评价方法结合起来进行考核评价。

5 结束语

高职院校档案工作现状及其服务的特殊性决定了建立档案评价体系的必然要求，在体系构建中，必须坚持“以评促建、以评促管、重在服务、突出利用” 宗旨，把握构建体系的“三大原则”，以“建设、管理、综合利用与服务”为核心，构建档案树状评价体系，并在评价体系实施与运行中把握“五结合”，保障档案工作评价体系顺利有效实施，最终实现高职院校档案服务于技术技能型人才培养的最大功效。

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Service teaching education, Vocational Evaluation System Construction of College Archives

According to the characteristics and the importance of archival work colleges, focus on "Assessing and evaluation to promote tube, focusing on service, outstanding use" for the purpose, put forward a "construction, management, utilization and service" as the core content, build tree-file evaluation system, pointing out its evaluation of the implementation and operation should pay attention to the issue, in order to accelerate the standardization of vocational colleges archives building, give full play to the educational function of teaching archives services in a major push to significance.

File evaluation;; technical colleges system

G27

A

1008-1151(2015)04-0194-02

2015-03-11

蔡亚琼（1972-），女，福建莆田人，湄洲湾职业技术学院馆员，从事档案管理研究。