创业板上市公司内部控制策略问题探讨

鞍山师范学院商学院 崔 奇

IILJ公司主营电气设备，负责为我国许多重大的基础设施建设项目提供电气设备与产品。2011年是企业经营最困难的一年，我国的高铁建设整体速度放缓，同时还发生了动车安全事故，因此行业的市场行情受到了严重影响，相应的IILJ公司各项主营业务也出现了大幅下滑。本文首先研究IILJ公司的内部控制现状，在此基础上找出内部控制存在的疏漏，最后给出了完善内部控制机制的建议。

一、IILJ公司内部控制现状

（一）内部控制基本组成部分

（1）治理结构。IILJ公司拥有非常完善的治理结构，也有严格的决策规范，不过，在实际决策时，董事会成员与公司高管存在严重重叠，导致治理结构失去了原本的控制意义，董事会无法发挥自身的决策作用。

（2）机构设置。IILJ公司按照实际业务类型，安排了组织机构的设置，且明确了不同的管理层次以及权限，将工作职责具体到人。不过，公司很多部门功能相近，甚至重叠，浪费了公司的各项资源（如图1所示）。此，评估结果具有一定的说服力。2011年，面对严峻的行业发展形势，公司倡导寻找新的业务增长点，在维持原有市场地位的同时，大力开发新营销渠道，收到了不错的成效。这一年的主营业务收入见表1。

表1 IILJ公司主营业务分布统计 单位：人民币元

图1 HLJ公司的机构设置

（3）人事政策。IILJ秉承“任人唯贤”的用人原则，培养了一个高素质的专业人才团队。不过，公司的高级管理层有必要调整一下人才结构，毕竟他们在公司的运营过程中发挥着重大作用，当前的16名高管人员中，有7名的学历在本科以下。

（二）风险评估 IILJ公司风险评估由董事会来负责，因

（三）控制活动 具体有：（1）将没有业务连续性的职务分开控制。定位核心控制点，将没有业务连续性的职务分开，构建彼此约束的内控机制。（2）权限控制。不同工作岗位拥有不同的业务权限，责权清晰设置，合乎规范；如果有突发的重大事件，则需要经过董事会的决议。（3）财务管理控制。IILJ公司的财务部门人员必须拥有相应的从业资质，并且拥有良好的道德素质。（4）资产管理控制。拥有资产管理权限的人才可以对资产进行处理。（5）预算管理控制。IILJ公司建立了全面预算管理制度，由总裁管理预算的编制并提交董事会审批。（6）绩效考评控制。IILJ公司为了提升员工的积极性，设置了员工的绩效考评机制，并以考评结果对员工进行相应的奖惩。

（四）信息与沟通 IILJ公司的领导层制定了信息传递与共享方面的流程，构建了良好的信息控制平台。领导层负责检查公司的各项信息工作，并定期组织会议检讨工作中的得失。

（五）内部监督 IILJ公司的审计部负责内部监督工作，会定期审核公司各部门的业绩报告，并验证数据的真实性；每个季度都综合审查各项成本以及支出；定期检查公司合同的执行情况。

二、IILJ公司内部控制存在的疏漏

（一）内部控制基本组成部分不完善 成立于2004年的IILJ公司，经过5年的发展与成长，2009年成功上市，之后资产规模几乎呈几何级数式的增长，公司新开拓了多项业务，也兼并了不少企业，因此管理跨度变得很大。这就要求公司的领导层将管理眼光放得更加长远，可公司的领导层都是公司成立之初的元老，几乎没有现代企业的管理知识与经验，他们进行的管理基本上就是依靠自己的直觉，而且只重视公司业务的开拓与发展，没有将内控工作纳入自己的工作日程中，使内控变为一种形式。

（二）内部控制活动不规范 公司大部分控制活动几乎都与财务管理有关，但不少部门没有建立起科学的内控流程，制度也不明确，非常模糊。例如：对于供货厂家的选择没有科学严谨的机制，主要取决于员工的个人偏好；销售人员为了实现公司制定的销售任务，根本不详细调查客户的资信情况，增添了公司经营的风险。内控活动如果不规范，那么就根本谈不上内控成效，公司提升内控效率的想法也只能是空想。

（三）风险管理机构未组建 IILJ公司是由董事会负责风险评估的，可其并未组建专门的风险管理机构。另外，受限于领导者自身对风险的认识，公司还未建立科学的风险预测与防控机制。

（四）内部监督作用不全面

（1）监督机构设置方面的问题。虽然IILJ公司有专门的内审部，但是该部门只有一名员工，还是临时由其它部门调来的，完全没有审计方面的专业知识与工作经验，导致内审部无法发挥作用，形同虚设。

（2）内控监督手段的问题。IILJ公司的内控监督一般多是事后监督，而且没有完整的评价体系，几乎没有量化评价指标，所谓的审核结果就是内审人员凭感觉得出的，导致监督工作流于形式，不具有说服力。

（3）内控监督效率的问题。IILJ公司的内控监督效率极低，主要表现在：许多审核项目并没有科学的检验体系，一般就是内审人员实地观察一下，然后回去汇总为报告提交给管理层，报告中会罗列若干问题，并给出简单的改善建议，可是完全不影响被查部门继续以不正确的方式工作。

三、IILJ公司内部控制完善建议

（一）完善IILJ公司的内部控制基本组成部分

（1）培育诚信、严谨、正直的企业文化。假设将企业的内控制度定位为硬性的限制手段，企业文化则能有效促进这种限制手段的实行。IILJ公司大力提倡“高端产品、细致服务”的文化理念，关注员工业绩的同时也非常关注他们的道德标准。另外，还需要科学制定考评机制，提升员工参与内部控制的积极性。

（2）合理调整公司组织结构。IILJ公司当前有些部门存在职责重叠的现象，应该对其进行相应的合并；另外，IILJ公司需要组建专门的风险管理机构，机构职能主要是评估公司经营过程中面对的风险，并建立科学严谨的预警机制；优化当前的业务流程，提升员工的工作效率。尽管有些员工在公司属于老资格，可如果不能胜任自己岗位工作的话，也不应该继续任用，只有这样才能提升公司总体的运作效率，实现经营目标。

（二）加大IILJ公司风险评估力度 因为IILJ公司的核心产品是电力设备，面对的客户都是基础投资非常巨大的行业，所以，受国家政策变动的影响非常显著。公司应建立如图2的风险评估机制：

图2 IILJ公司应建立的风险评估机制

（1）风险管理。IILJ公司需要成立专门的风险管理机构，并由公司高层任机构负责人，全权承担公司的风险管理工作；定期组织风险分析评估会，科学严谨地评价公司面对的风险情况，并针对风险情况给出具体的防控措施建议，得到公司高层审批同意之后，就要立即实施防控措施规避风险，以保证公司经营与资产的安全性。

（2）风险识别。IILJ公司需要将风险分为不同级别，针对不同级别风险采取相应的应对措施。分析方法需要借助定量以及定性分析。具体分级方式如表2所示。IILJ公司应定期安排各部门搜集与风险有关的信息，并提交完整的部门风险分析报告，全面反映在业务操作过程中可能产生的风险。

表2 风险级别划分方式

（3）风险应对。在得到了风险管理机构的评估报告之后，就需要采取应对风险的措施，把公司面对的风险尽量降到最小。应对风险的措施有很多类型，具体包括：回避、分散、降低等。进行应对之前，公司的管理层需要明确应对的成本与收益，综合评价之后选择最适合的应对方案。

（三）优化IILJ公司内控流程

（1）货币资金：公司需要建立规范的货币资金使用审批流程，让部门内的工作人员彼此监督。

（2）销售以及收款：按照IILJ公司的具体情况，设计具有针对性的销售制度，并明确销售部门各个岗位工作人员的职责。保证公司每项销售业务都经过规范的审批流程，并严格遵守公司的相关规章。因为业务对象的特殊性，所以有时公司的应收账款甚至会高达总资产的一半以上，尽管业务对象都是国家控股的大型集团，但IILJ公司还是应该加强对这部分货款的管理，保证公司销售收入安全收回。

（3）采购以及付款：IILJ公司应该优化当前的原材料采购流程，设置专门的釆购岗位；并保证每笔合同操作都符合公司的规定程序。

以销售以及收款的内控为例进行流程设计：IILJ公司的销售收款业务非常频繁，而且涉及的金额巨大，附带的工作量也很大，还需要同时控制好资金流与实物流，如果没有严格的内控流程，极易出现舞弊行为。当然，在控制销售收款业务之前，IILJ公司首先需要清楚具体的控制目的与风险。如表3所示：

表3 销售收款业务的控制目的与风险

一是业务操作过程。具体见图3。并采取相应的催账措施。

对于任何公司的应收账款管理来说，坏账准备与核销都是最为困难的一点。想要管理好应收账款，就应该由源头上加强控制，要求销售人员必须在充分评价客户资信的基础上才能签订合同，并将应收账款的数额作为销售人员绩效考评的一项重要指标，从而防止他们为了完成公司的销售任务而盲目签合同。那些数额比较小的应收账款以及那些相对安全的应收账款，公司可以采用联动计算法，计算可能产生损失的几率，并制定科学的应收账款组合，从而计提坏账。具体的方法如表4所示。时限组合要根据表5的标准计提坏账。

表4 应收账款组合确定依据

图3 IILJ公司销售业务操作过程

二是核心控制点。包括：

控制点一：订单与销售合同。IILJ公司的任何一笔销售收入，都是以接受客户订单为起点的，按照公司内部的职责分明要求，必须有不同的两人负责审核订单并将订单归档。销售部应该设计订单档案簿，逐笔记录公司的所有订单详情，这样能够全面了解客户的各项信息，从而掌握他们的支付能力。IILJ公司接受客户的订单之后，就需要和客户确定合同的细节，并在双方协商确认之后签订销售合同。公司负责销售的业务人员要和客户谈判的项目很多，例如：货品单价、交货日期、交货方式、货款交收等，谈判过程至少要有两人以上参与，同时做好谈判记录。IILJ公司应该在一定程度上给谈判人员磋商的权限，不过，如果谈判时涉及的项目超出了公司的授权，那么谈判人员必须向销售部经理申请。另外，公司还应抓好对合同的审查工作，保证合同给按照约定严格执行，从而降低违约的风险，保证公司销售活动正常进行。

控制点二：销售发票。发票是重要的销售以及收款依据，因此，对IILJ公司来说，必须重视销售发票的管理工作，应该安排专人开具以及保管，没有受到公司授权的人绝对不可以接触发票。公司必须严格控制开具发票的详情，从而避免出现徇私的行为，真实反映出公司的销售情况。另外，为了便于管理发票，公司负责开具发票的人员必须查看发票的编号是否连续。

控制点三：应收账款。因为IILJ公司属于非常特殊的行业，其应收账款有时甚至会超过总资产的一半，因此，管理好应收账款对IILJ公司来说意义非同小可。公司应该安排专人负责记录以及核查应收账款，并由财务部负责记录产品的销售收入实收比例。另外，还应列明应收账款清单给销售业务员，让他们了解自己负责业务的货款回收情况，

（四）完善内控监督机制

（1）内部审计。IILJ公司必须完善内部审计组织，保证内审人员工作的独立性与权威性；另外，公司高层必须认识到内部审计的重要性，加大对内部审计工作的支持力度；还要为内审人员提供良好的工作环境与条件。如果公司内部的管理机制影响到了内部审计工作的正常进行，内审组织必须向公司的审计委员会汇报；如果审计过程中涉及到内审人员的部分工作，那么其必须回避，由其他同事继续跟进。

IILJ公司应完善内审部门的组织结构，合理调配内审人员，并监督他们的工作，定期对他们进行工作考评，以评价内审人员的综合业务技能与职业素质；每年应该组织内审人员进行几次审计业务培训，从而提升他们的综合业务技能，保证公司内审工作的顺利进行，提升内审工作的效率；另外，公司还应该提升内审人员的工作责任意识，引导他们在工作过程中严格按照公司的规范开展相关工作。

（2）外部审计。为了保证审计的客观性，IILJ公司还应该开展外部审计，聘请注册会计师审计公司的财务记录，因为他们的工作是绝对独立的，能够最真实客观地报告公司的财务状况；外部审计人员具有很好的身份优势，因此，在审计的过程中能保证绝对的客观，对任何账目和记录一视同仁，如果发现问题就及时记录，并提交完整的审计报告，同时给出具体的改善建议。

［1］王惠芳：《内部控制缺陷认定：现状、困境及基本框架重构》，《会计研究》2011年第8期。