档案源于基础管理服务于基础管理探究与回顾

[摘 要]根据湖北省教委部署：“遵照国家教委的有关规定，经评估小组研究决定：合格学校参加1992年全省开展的普通中等专业学校办学水平评估；基本合格学校要做好准备，于1993年接受省里抽查；暂缓通过的学校，省里将于1994年组织复评。”在该文件精神鼓舞下，我校立即着手准备，在92年初评为“基本合格”的基础上，进一步弥补以往评估的不足方面，加大“硬件”建设力度。“举全校之力”，采取一手抓“硬”，一手抓“软”和软、硬结合的办学模式，经过全体师生员工共同努力，奋力拼博，终于在1995年5月被省教委以“鄂教职（1995）009号”文件确定我校为“合格学校”。实现了多年的梦想。

[关键词]档案；管理

一、方法、步骤

1994年，是学校迎接省教委“合格评估”的关键年。为达此目的，全校上下齐心协力，“软件”“硬件”一齐上。按照学校评估领导小组统一部署，作为学校管理工作载体的“档案”资料收集工作，于当年下学期正式拉开序幕。开始了它在评估工作过程中施展威力的先行之旅。俗话说：“兵马未动，粮草先行”。9月一开学，我们的“档案资料收集整理组”迅即投入了工作。

根据安排，我被分配的主要任务是：“合格评估指标体系”中的两大块。即：M4思想政治工作与M6行政管理。历经整整一个月，尽管天气热、时间短、工作量大，但在校评估领导小组的精心策划下，经个人奋发努力，终于完成任务，达到预期的目的和效果。

在收集、整理资料过程中，我的具体做法：一是根据省评估条件的内涵及标准编写资料收集范围和提纲；二是针对评估内涵及标准草拟篇目；三是边收集边整理边“微调”。即先将所有资料笼统收下，然后逐份翻阅，视材料内容取舍、分门别类；四是精心筛选，去粗取精，去伪存真，确立主体材料，相关材料次之；五是力求材料完整，编排有序，保持事件的内在联系，使之纵不断线，横不缺项，纵横交错，富有规律。为此，我采取的灵活有效的收集整理方法是，确立工作重点，具体在“广”、“精”、“准”、“全”四个字上下功夫：

所谓“广”，即“广泛收集”。除了在学校指定的部门收集资料外，还在其它的部门或个人手中搜集和索取；

所谓“精”，即“精心筛选”。对所收集来的资料一一过目，不漏一份，全文通读，弄清含意，分清主次。对主要资料与相关资料收藏，无用资料弃之或作备用；

所谓“准”，即“准确归类”。根据评估内涵及标准体系的条目，将所收资料按类分装，逐一“对号入座”，避免材料欠缺或堆砌，做到不重不漏，为准确归类奠定基础；

所谓“全”，也就是“材料齐全”。收集的资料完整无缺项，使资料既能为评估内涵及标准体系服务，又能客观地反映学校各项基础管理工作，一切由资料说话。资料就是最好的“凭证”。

二、成绩、收获

在学校评估资料收集整理工作接近尾声时，根据学校要求，本人对自己一个月来的工作情况进行了总结与统计，具体数据如下：

1、各类文字资料3076份，经筛选整理后立卷归档2500份；

2、各类表册15种，计496份；

3、绘制各类图、表18份；

4、打印、复印各类文字材料、图、表、证书等79份；

5、组卷、装订成册25卷。

鉴于上述资料，完全满足我合格评估指标体系”M4”和”M6”的标准要求。这两个一级评估指标体系的档案资料组卷情况如下：

2、按评估内涵及标准要求，经测算：10个三级指标中，有8个被学校自评为A等、2个为B等。一级指标M4占总分7.6分、M6占总分13.9分，分别比原来（学校初评为基本合格时）增加0.2分和1.02分。

三、认识、体会

众所周知，中专学校“合格评估”是国家实施中专教育的一项重大战略部署。其标准之高，要求之严，大概与“企业升级”相类似。据省教育部门的统计：1991年全省131所中专学校申请复评，经各校自评、专家小组复评、省评估领导小组复核、审定，最后评估结果为：合格学校67所、基本合格37所、暂缓通过27所。这就充分表明，要成为一所合格的中专学校，并非轻而易举，非下大力不可。

我认为：学校的评估是关系到学校生死存亡的头等大事，是重中之重。我校如果没有各项“硬件”和各项“软件”建设，没有基础管理工作，又哪来学校基础档案？没有基础档案资料，又何以能通过合格评估？

通过评估，我更深刻地体会到：档案是历史的真实记录，只有档案才能全面地真实地反映学校的客观事实，揭示事物的本质规律。

作者简介：姜辉，男，籍贯湖北 州，1956年10月出生，初级职称，档案研究方向。