集团公司信息化相关问题探讨

（厦门海沧城建集团有限公司 福建厦门361026）

一、引言

当今社会信息化已逐步成为决定企业成败的关键因素。2009年初厦门市海沧区对区属国有企业进行资源整合，厦门海沧公用事业发展有限公司成为区直属国有企业，受厦门市海沧区人民政府委托，承接海沧区内市政公用事业资产的投资、经营及管理，包括城市建设业务、绿色生态产业、文体休闲产业等服务设施的投资、建设与管理等业务。下设厦门海沧城建集团有限公司等五家全资子公司；并持有厦门水务集团有限公司等5家公司股份。各家子公司的财务部各自分散在不同的子公司，财务所使用的财务软件不一致，财务数据无法共享，人员较散落，不便于集团总部管理。规模扩张与经营多元化对集团公司的财务管控提出了更高的要求，如果处理不当会严重制约企业做强做优。

二、集团公司信息化的过程分析

（一）金蝶K/3系统项目实施前的分析

金蝶K/3系统项目实施前厦门海沧城建集团有限公司信息化应用还比较薄弱，业务应用系统较少，且现有的业务系统架构各不相同；IT人员较少，信息项目无法很好实施；IT服务基本依靠外包，且外包商多，服务水平参差不齐，综合成本较高；管理系统缺失，造成信息传递慢，集团各级领导无法通过软件查询各家公司的相关信息，无法及时准确地为领导决策提供数据支持等。为了有效解决上述管理中存在的问题，集团公司克服了在硬件、软件、人员素质等方面的困难，果断地推行金蝶K/3系统项目，使厦门海沧城建集团有限公司走上信息化道路。公司领导对财务部重新进行整合，每家子公司的财务部集中在集团公司上班，统一财务软件，子公司不设置财务部。子公司的财务人员不参与子公司的绩效分配。由集团公司考核，集团公司发放工资，调动积极性，提高服务质量。

（二）金蝶K/3系统项目具体实施过程

1.拟定财务制度，编制岗位职责。规范财务制度，按制度办事。设定考核指标考核财务人员工作成效；培养辅导，提高财务人员业务能力和专业素质，建立高效团队。

2.组织培训，统一财务软件。升级财务软件采用金蝶K/3系统，并多次组织财务部人员进行培训。

3.有序推进，完成了一系列的前期准备工作，这些主要工作包括：（1）成立实施项目小组，与金蝶软件方共同制定项目实施计划、项目章程及双方的工作机制；（2）召开项目启动大会，宣讲新系统的必要性与重要性，指明项目实施的难度与风险，并振奋信心，统一意志；（3）每周定期召开项目例会，总结上周的工作进度及存在问题制定下周的工作计划。与金蝶项目组保持密切的沟通；（4）按照实施计划，布置各项工作任务，精确分解到各个责任部门与责任人，并明确相应的奖惩措施；（5）实施调研：安排金蝶项目组走访各部门，了解详细需求，形成调研报告。

4.在做好充分准备工作与前期项目启动工作的基础上，开展了一系列正式的项目启动工作，这些工作包括：（1）系统安装部署阶段：配合金蝶项目组进行服务器与客户端的安装部署；（2）基础资料整理：如科目、客户、工程项目等；各部门的管理业务流程制定；（3）系统培训及模拟：组织金蝶软件公司专业人员进行培训及系统模拟；（4）初始数据整理：科目期初数、库存期初数等；（5）上线辅导：上线后，汇集各部门的使用问题，请金蝶方进行解答辅导。

5.项目实施后期工作，这些工作主要是项目参与的各方保持沟通与联系，及时处理项目实施过程中存在的问题，努力提升项目的运行效率与效果。

三、集团公司信息化取得的主要成果

通过这次信息化的实施，取得了下列一些主要成果：

（一）强化了集团资本经营意识，调剂资金的功能

随着企业集团的发展和多元化战略的实施，子公司不断成立。企业集团通过实施财务集中管理后以吸收存款的方式把集团内各公司暂时闲置和分散的资金集中起来，再根据各子公司的资金需求，分配给集团内需要资金的公司，从而实现集团内资金相互调剂余缺。通过资金的回笼和资金的调度，使集团从更高层次参与下属公司的管理，强化了资本经营。同时，有利于各级领导提高对资金时间价值和成本的认识，促进各单位注意经济核算，合理有效地运用资金。

（二）加强了集团内部的监控功能，降低了集团公司的财务费用总额

企业集团的财务集中管理可以使集团内各子公司的资金达到合法、安全和有效，便于核对相应的计划、合同等资料，确保资金合理、有效使用，从而使集团内各子公司的资金运作完全置于集团的监控之下。企业集团的财务集中管理使得集团内部可以融通资金、盘活资金、提高资金使用率。在同等投资和生产规模情况下，对银行的资金需求量相应减少，特别是可以减少长期信贷，从而降低因对外借款而支付的利息。集团以短期的信贷满足下属公司的长期使用，降低了公司高负债经营的风险。

（三）提高了公司信贷的信用等级，扩大信用的功能

企业集团进行财务集中管理后，集团内各子公司不再单独与银行发生信贷关系，而是以企业集团的名义进行信贷活动，因为企业集团经济实力、社会影响，以及政府的支持，银行不用担心其偿还能力，从而扩大了企业集团的对外信用，集团可以较容易地从银行获得融资，为公司的发展和提高竞争力提供资本。

（四）为企业集团的发展目标和方向制定提供充分的决策信息

实施财务集中管理可以把各子公司的财务信息集中到集团总部，使其及时了解各子公司组织的生产、经营情况以及执行集团总部政策实施效果及计划的完成程度，或者根据子公司发展的实际情况对企业集团的计划做出战略性的调整，进而使母公司对子公司的资金、成本进行更有效的控制，确保子公司的生产、经营顺利进行，从而确保子公司的一切活动为整个企业集团的利益服务，以实现公司目标利润的最大化。

四、集团公司信息化实施的一些启示

（一）要做好项目启动前期的调研工作

如果集团企业不在事先进行认真的规划，财务管理信息化系统极有可能无法支持集团企业的业务与经营活动，甚至对集团企业未来的信息化战略实施产生严重制约。笔者在调研过程中及时发现了以下几个主要问题：（1）金蝶K/3系统的稳定性有待提高。特别是补丁、升级时容易产生新的问题或带出老的问题，科目余额表与明细账偶尔会不一致；（2）个别功能缺失，需要二次开发。如无法查询“某中间项目层级下的科目多栏式明细账”；核算科目项目名称显示不出来；（3）跨银行与企业两个系统的银企互联信息有时不对称；（4）合并报表设置与应用有待完善，决策支持模块没有实施；（5）查询功能比较复杂，不直观、不便利、不个性，存在较多基本用不着的功能；（6）录入岗位如出纳，工作量加大。

针对这些问题及时与金蝶软件的技术人员进行沟通，提出了一系列的建议并及时修正信息及数据：（1）稳定性问题。要求金蝶提供稳定性高的版本，安装补丁与数据升级，均采用先测试后应用的方式，即先在一两台测试机上安装补丁或升级，待测试通过后，再全面应用于正式系统环境；如果出现数据问题，及时协助金蝶技术人员进行数据排查与修正；并在服务器上建立版本升级日志，注明版本、补丁号、安装升级日期、升级原因、出现问题等，以便后续维护备查。（2）功能缺失问题。因为评估过二次开发的成本与风险，所以一些非关键性的功能缺失采用变通处理方式。通过金蝶系统提供的引出功能，将相关账表与基础资料（科目、核算项目）引出成EXCEL表格，再通过EXCEL表格的相关函数公式 （如vlookup）进行数据合并、筛选。（3）银企互联。目前金蝶系统的银企互联模块只支持一些常见的银行接口，对于一些地方性银行如厦门银行，需要进行二次开发才能实现对接。（4）合并报表。通过合并报表的不同合并方案，产生不同方式、范围与层级的合并报表。利用快报功能，实现集团数据的实时呈现，对集团决策提供一些简单支持。（5）使用便捷性。利用界面自定义，将不同的用户不需要的功能模块进行屏蔽，让界面简单清爽；利用个人工作台，将个人常用功能添加到工作台中，不需要通过菜单式层层点选，直达所需功能；利用各查询界面的查询方案，将常用的查询方式保存为个性化方案，后续查询直接点选方案，不需要逐个条件的点选。（6）出纳工作量。利用系统提供的单行录入与多行录入，让出纳人员自行选择，以建立他们便捷的录入习惯。对于银行对账单，利用系统的引入功能，将网银信息引入到系统中，再利用自动对账功能，系统自动勾对，分析未达账，出具银行存款余额调节表，一定程度上简化了出纳人员的工作量。

（二）对数据和资源要集中化管理

通过集中管理，部门内部的协调更加顺畅，领导层及时掌握数据，让集团管控更加合理。资金是贯穿企业整个活动的血液，通过实时监控资金流提高企业资金效率，降低运营风险。实现财务资源共享，促进会计核算的精准性，提高财务工作在企业经营活动中事前预测、事中控制和事后分析的功能。提高资金的运作效率，提升整个集团的收益率，使集团健康快速发展，在激烈的市场竞争中处于不败地位。金蝶财务软件的推行强化了集团资本经营意识、加强了内部监控的功能、降低了财务费用、提高了公司信贷的信用等级，为企业集团发展战略的制定与执行提供了良好的财务会计信息。