浅议档案管理工作的创新途径

钱雅

摘要：随着市场经济的不断发展，各个部门间竞争逐渐加剧，档案管理工作也要与时俱进，不断的创新。文章针对如何创新档案的管理进行了阐述。

关键词：档案；管理；创新

档案工作是单位发展中的基础，为将来的发展提供了有利的条件。随着市场经济的不断发展，档案管理工作也要与时俱进，不断的创新。在管理理念、管理模式以及管理人员方面都要不断的提升和改善，高度重视档案管理工作，将其纳入重要工作日程中。在创新的过程中，要将现代化的计算机和网络技术与档案管理工作相结合，有效的提高档案管理工作的效率。

1档案管理创新服务方法

1.1 建立档案管理网站，开展网上使用服务

随着档案管理内部局域网的成立，档案管理部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极收集电子数据和信息，使档案管理服务系统链接企事业单位网站，达到档案信息的网上检索，为使用者提供更好的便捷。

1.2 建立“电子信息数据管理中心”

档案管理者与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子信息数据管理站”。管理站设在企事业单位档案管理办公室，是企事業单位信息资源库的重要成分。

1.3 电子信息的自动上传管理

目前在单机上形成的电子信息的收集工作，已成为档案管理部门不容疏忽的。与传统纸质档案信息收集有着很大的差异，许多电子信息文件的形成通过下载和上传就可以完成，因此，档案管理者可以改变传统工作模式，在网站上建立电子信息文件自动上传的工作窗口，在最佳时机将其收集到，并在档案网站的服务器上归档。

1.4 展开在线服务功能

传统的档案使用方式，是到档案室利用档案、进行档案展览、阅读档案纸质文件，特别是到档案部门使用档案原件的方式，在电子信息化里肯定要发生变化。

1.5 档案管理部门可以在网站上通过汇编相应的专题、提供电子数据库查询、电子信箱等服务方法，让使用者与档案管理办公室通过电子邮件在网上进行快速通联，进行信息沟通，回答使用者对档案材料真实性与保存性的咨询，提供查询和咨询服务功能。

1.6 开通现行文件阅览服务功能

随着电子时代的到来，到档案办公室查阅党政机关及有关部门制定的电子文件的人员会越来越多。尤其是我国加入世界贸易组织后，民众出于维护自身合法权益、投资兴业等需求，要求能迅速地了解到有关政策信息。为适应时代的要求，必须尽快转变工作职能，加强工作效率，密切党和政府与人民群众的关系，维护广大人民群众的根本利益。

2.新时期档案管理创新的途径

2.1创新工作人员考评机制，调动档案管理人员工作积极性

长期以来，档案管理人员的考评机制，往往都与其他技术或者管理人员采用同一套标准，职称的评定也需要发表多少文章，参与多少科学研究，有多少成绩等等。显然，这种考核方式对于中专职的工程技术人员或者专职的党政管理人员来说有利的，而这种“利”又可转化为对科技和管理人员进一步钻研业务和管理的激励，使其可以全心全意的投入到工作中。但是这种考评方式对于档案管理人员来说却并不适合。我们不区分工作性质，用同一种标准去考核档案管理人员、工程技术人员、科研人员等不同类型工作的职员，必然会对档案管理人员的积极性造成很大的挫伤。因此，我们需要积极的扭转这种观念，不断的创新对档案管理人员的考评机制，使之既能有效的对档案管理人员的工作进行考核，又能因人而异的激发他们的工作积极性。具体来说，要尝试建立测评与激励体系。对于以提供服务为主工种的就要考评其服务质量，以提供技术为主工种的就要考评其技术水平，按工作按类别分别测评，最终让档案管理人员都能有赏罚分明的职称评价与考核体系，促进其全心全意为档案管理工作做贡献。

2.2创新档案保存管理环境，进一步完善优化档案管理模式

档案管理的建设离不开坚实的硬件设施建设，尤其是随着信息化社会的到来，档案保存也开始逐步进入信息化。但是目前在很多档案管理过程中，传统意识仍然很浓，过于依赖传统的档案保存方式，总感觉纸质或者其它实物形式的档案存放起来比较真实。因此，长时间都属于对现代化、信息化时代背景下档案形式保存和管理的学习，包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没有过多的了解。而信息化时代的背景下，各种音频、视频等数据形式保存的档案已经成为档案保存的主流，因此，我们需要进一步提高档案管理人员的综合素质，完善和优化档案保存保管环境，提高档案保存效率。首先要加大投入力度，改善档案馆（室）内的温、湿度控制措施，比如一些磁带，湿度过大的时候容易粘连变质：再比如，很多档案数据保存在电脑中，尤其是一些涉及今后发展的机密档案，在网络上有可能会被不法分子员窃取，或者说丢失等。

2.3创新档案搜集整理制度，为档案数量和质量提供保障

首先，各中层单位都要建立相应的档案信息搜集员，负责整理和搜集本单位的档案信息。为了提高档案搜集的效率，各中层单位的档案搜集员可以建成模板式的流水档案记录，把档案生成的速度提高，以最大限度的收集本单位的档案：第二，要不断完善档案管理制度，包括从收集、整理、清退、销毁与归档等每个过程，都等应严格按规定手续办理，做到任何过程必须经指定的主管领导审批，认真履行登记、签字盖章手续：第三，对于档案搜集可以采取奖励的制度，对于那些能够主动发现档案，而且档案有价值的工作人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度：对于那些能够积极的在档案管理和搜集中创新方法、创新模式的也可以给与一定的精神和物质奖励，激励全体职员都参与到档案的搜集工作中来。只有档案搜集整理制度在不断的创新和改进，才能使档案的数量和质量有保障，使档案更好的为今后发展服务。

2.4创新档案服务工作方式，不断强化档案的作用

档案工作是企事业单位发展的基础，而服务又是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。因此，不断推进档案服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供给利用者，使他们从档案信息中获得启迪，从而使档案死资料活起来。具体来说，档案服务创新，应当着重把握两个方面：

一是档案服务内容和范围的创新，二是档案服务方式的创新。具体来说，要从档案收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等各方面工作中融入创新的理念。另外，也要不断加强档案管理人员综合素质的培训，建立健全职工培训和继续教育制度，不断提高档案管理人员的业务水平，坚定他们的思想政治素质，使他们在工作中不断发现和提炼新的服务方式，推进档案服务工作的内涵式发展和创新。

3结束语

做好档案管理工作是企事业单位健康发展的必要条件，为加强档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，我们应重新定位档案管理工作的内涵。我们必须在思想上树立正确的认识，不断适应新形势，积极开发档案信息资源，充分发挥档案信息利用，使档案资料更好地为今后的发展提供有价值的信息。

参考文献：

[1]李云波，白晓红.拓宽思路充分发挥档案工作的服务作用[J].中国档案，2006

[2]杨振江.浅谈企事业单位档案工作的创新[J].中国档案，2006