小议房产档案管理信息系统的建设与作用

刘小萍

【摘要】信息化是”当今世界经济和社会发展的大趋势.计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治，经济，文化，科技，军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具.随着住房制度改革的深入和发展，作为房地产权属登记活动所记录的房地产档案越来越得到人们的认可和重视，它不仅服务房地产权属登记管理，在市场经济中发挥着不可低估的作用，而且服务于整个住房建设和管理.下面就针对这个问题展开探讨。

【关键词】房产档案；管理信息系统；建设；作用

房地产产权档案是城市建设和管理的基础.它是确认房地产产权的重要依据，也是丰富的档案信息源.房地产产权档案管理是一项信息量大，变动关系复杂，事务艮强的行政管理工作.随着社会经济的发展，城市建设节奏的加快，特别是房地产业和住房商品化的迅猛发展

以及住房制度改革的推进，房地产经济活动不断活跃，产权档案的数量迅速增多，对产权档案的利用也日益频繁.房地产产权产籍档案管理单靠传统的手工方式已远远不能适应当前的新形势.所谓现代化管理就是把计算技术和网络技术应用到房产产权档案管理中，改变传统档案管理模式，实现房产产权档案信息收集，整理，查询，利用的现代化，提高档案的管理水平和利用效率，为房地产经济发展服务。

1.房产档案特点

房产产权档案管理与一般的档案管理有很大的区别，它具有几个鲜明的特点：

1.1专业陛

房地产档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记管理是依法进行的，是其它任何部门都不能代替的工作。房地产权属登记管理工作面广量大，政策陛强，形成的档案材料专业『生强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语；在形式上，结构规范，多为表格式，填写式。

1.2动态性

房地产档案形成后，房地产权属和房地产隋况并不是固定不变的，随着产權人的变化，房屋的损坏折旧，城市建设的发展，房地产市场的活跃，房地产的买卖，交换，继承，赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁，翻建，扩建，灭失，土地分割与合并等房地变更不可避免。因而，房地产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性。

1.3房地合一

房地不可分，房屋总是建筑在土地上的，因此，房地产档案应当遵循房屋所有权与房屋占用范围内土地使用权的权利主体一致的房屋权属登记原则，登记管理房地产档案，确保土地与房屋档案的完整，不能破坏房地产档案之间的有机联系。

1.4图档结合

房地产档案主要以图，档，卡，册为其主要内容.图，是指房地产平面图，包括分丘图，分层分户图，反映权属范围，形象直观；档，是指产权文字档案，反映产权的来龙去脉，详尽细致，真实可靠；卡，是指房地产卡片，包括录人电脑的房地产情况表，它概括了档案的内容，弥补了图的不足，反映产权简洁明白册，即房地产登记簿册，包括登记收件簿，发证记录簿，房屋产权发证审批总册等，是根据房屋所有权登记成果和分类管理需要而填制的，是产权状况和房屋状况管理的缩影。只有图档结合，才能真正把产权反映准确。

2.房产管理信息系统建设解决的几个问题

2.1登记流程规范化

房产管理信息系统通过计算机网络技术，采用专门的登记软件，建立各类房产登记的规范化流程，实现登记数据从案件受理到审批，登簿，发证，归档等业务的网上传输，建立电子登记簿.工作人员只需做好自己的环节，流水作业，可以极大提高工作效率。

2.2测绘产权一体化

为解决房屋座落不规范，编号混乱的情况，按照”以图管房”的总体思想，采用房产测量规范的编号规则，对全市房屋进行统一的分区，分丘，分幢，分户编号，形成树状排列模式，通俗来讲，即是将全市房屋都微缩到计算机中，建立—个虚拟的数字城市，在管理和利用上更加直观，高效。房产测绘是建立这—漠式的基础，通过实地的测量，调查，绘图，形成每幢房屋的自然状况信息，通过系统软件导入系统数据库，作为房产登记中房屋的自然状况数据。

2.3登记数据规范化

房产管理息系统可以建立规范的电子登记簿，解决了以往登记需要直接查阅房产原始档案的问题。同时，电子登 记簿准确反映了房产的权利状况，也可以作为房产原始档案的索引，解决了以往手工登记中漏登，错登造成的一系列问题，保障了房产登记的安全。

2.4数据利用简便化

房产管理信息系统中存储了全市所有房屋的自然状况和权利状况，除了在房屋登记中发挥不可或缺的作用外，在数据统计，数据管理中同样可以做到简便，高效比如在城市规划中，可以统计任意区域内的房屋状况，计算拆迁成本等。而对于授权的网上档案查询等功能也可以轻松实现。

2.5合同备案网络化

实现商品房网上备案是房产管理息系统的又一大亮点.可以通过向房地产开发企业授权，在开发公司签订购房合同时即时将售房数据传人系统数据库，实现房地产市场的实时监控，随时掌握房地产市场动态，有利于市场监管和相应政策的制定。

2.6为全国房产管理系统的联网提供可能

全国房产管理系统的联网是房产管理发展的大趋势，尤其是在国家不断加强房地产市场宏观调控的情况下，如限制第二套购房等政策，如何认定购房者家庭主房套数等，如果没有完善的甚至全国联网的房产管理系统，在执行上肯定困难重重.而各地在逐步建立本地区内房产管理系统的情况下，今后只需与全国系统接通，即可实现全国的联网。

3.房产档案在房产管理信息系统中的作用及整理

针对以往可能存在的档案资料不齐，权属不清，档案分散等情况，应该在档案数字化过程中一并规范，仅从技术手段方面讲，主要有以下几个步骤：

3.1制定档案编号及存放规则

由于房产档案是房产管理信息系统中的一项，可以按照”以图管房”的编号模式，对应形成树状的存放结构，具体到实际，就是每户档案的位置固定，一幢楼的每户档案集中存放，一个小区每幢楼的档案也是集中存放，每户办理转移，变更等形成的档案资料到其固定位置进行添加.这种存放方式简单明了，结构严谨，利用方便，只是对库房要求比较严格，需要预留足够多的存储空间。

3.2制定房产档案的整理标准

首先要确保档案资料的完整。一套完整的房产档案在结构上主要有房屋的自然状况资料，权利人状况资料，在业务上又必须具备初始登记或总登记资料，更重要的是明确当前的权利状况，包括所有权，他项权，其他限制权利等.其次要制定统一的文本存放规格，如纸张大小，存蒯顶序，装订方式等，同时录人电子数据建立电子登记簿，并扫描文本资料绑定备查.最后还要制定严格的编号方式和归档方法，如每户档案为一宗，在显着位置打印该户编号，一幢楼建立一份索引，打印该楼编号，存放该楼必要的公用资料，以此类推。

3.3合理安排房产档案的整理顺序

如果以往的房产档案管理不规范，进行一次整理类似进行一次总登记，可能需要相应的实地调查，补测，入户询问，由权利人补充材料等，其间还会存在不断有新的登记档案资料形成.因此，可以按照”以图管房”的模式分区分片进行整理，已整理和未整理的划清界限，以免出现混乱。