加强档案安全管理工作的研究

刘剑杰

摘 要：档案的安全管理，一直是档案管理工作的重点。尤其是进入信息时代以来，档案电子化在带给人们便捷的同时，也为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。本文试通过人员，制度，技术等三个方面来论述新时代的档案安全管理工作的重点。

关键词：档案管理；档案安全；信息时代；网络安全

所谓档案安全管理，传统意义上是指立档单位、档案馆对馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。其目的是，加强档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延長档案寿命。

但随着现代社会慢慢步入信息时代，各种各样的电子档案也越来越多。因此，在现代概念上，档案安全管理还应包括立档单位对其所辖的电子档案采取有效保护措施，避免受到网络安全威胁而导致的泄露，丢失等情况。

档案管理工作者们应该意识到，档案安全不仅仅关乎个人，单位的信息安全，在某种意义上来说还包括国家安全。因此，在日常工作中，如何加强档案安全管理是今后必须面对的课题。

一、档案安全管理工作存在的问题

1.1安全责任意识不强

保障档案安全，本应是档案管理部门应尽的职责。各单位档案管理部门也都制定了相应的规章制度。但具体落实到人，还是存在各种各样的纰漏。其中最重要的原因就是负责人员的安全责任意识不强。这种疏忽很有可能造成资料和电子档案的无意外泄，丢失，反复利用，损毁，甚至让一些别有用心之人钻了空子，利用这些管理上的漏洞，对个人和集体的信息安全造成威胁。因此，档案管理人员的安全责任意识还有待加强。

1.2安全管理制度缺陷

档案管理部门应按照国家《档案法》，《保密法》，《计算机信息系统安全保护条例》等相关法律法规不断制定和完善适合本单位情况的档案安全管理条例，完善档案的保管、调取和利用制度。但是针对近年来电子档案的部分，不少单位依旧是一片空白。电子档案的异地备份，异质备份制度尚未建立和完善，同一企业不同地区的分公司之间信息没有联网，造成了档案调取，泄露的风险增高。

1.3安全管理手段滞后

安全管理不仅仅要依靠管理人员，更有赖于先进的管理手段。如纸质档案的管理中，档案室的自动门禁技术，自动防火防盗技术，档案的保真和防水性技术……等等，并没有实现大面积普及。而在电子档案方面，由于电子档案自身的特性，以及对于互联网安全的依赖性，针对电子档案建立的保真技术，保密技术，可读技术和局域网入侵检测拦截技术等等还没有大规模的建立完善起来。这些都将成为档案安全管理工作中的重大隐患。

二、档案安全管理工作相应的对策

档案安全管理工作总的来说要遵从以下十六字准则，即，严格管理、预防为主、防治结合、确保安全。但结合上文中提到的种种问题，档案安全管理工作也应作出更有针对性的对策。

2.1加强管理人员的安全责任教育

各单位档案管理部门应多开展各类型的“安全档案管理教育”，组织档案管理人员参加，提高管理人员的安全意识。并且建立和落实档案安全责任制，实行档案安全责任考评与绩效相挂钩的制度，从制度上强化管理人员的安全意识。此外，还应定期开展普法活动，有针对性的对管理人员进行《档案法》，《保密法》等法律法规的宣传教育活动，督促他们依法治档。当单位制定和实行新的档案安全管理办法的时候，要让一线的管理人员参与进来，提高他们的发言权，以增强他们对档案管理工作的信心。

2.2建立完善的档案安全管理制度

首先，积极推动档案安全立法进程，完善档案安全的保管，保密和调取制度。其次，严抓纸质档案的借阅，调度的管理审批手续。在借档和归档的过程中，不仅要查档案有无缺页漏页，还要查看借阅人的借阅手续，公章，日期，内容全部核对正确才可交接，否则应严格按照制度，拒绝借档和归档。再次，针对电子档案难以管理的问题，要建立切实可行的网络安全保障制度，利用计算机技术，提高电子档案的加密的程度，加强网络监管。最后，针对档案在内部借阅中的泄露问题，应制定切实可行的系统管理制度，设立档案信息系统的信息安全管理制度，加强防火墙技术，加强内部涉密电脑的管理技术，以及对于内部涉密载体的保密措施，严格防止档案在内部流传过程中外泄。

2.3规范用档环境提高保密手段

保管和利用好档案是档案管理部门的根本职责所在。要制定并贯彻落实档案安全管理制度，提高档案安全管理工作的成效，不仅仅要从人员和制度两方面来考虑，还应考虑用档环境的塑造和科学技术手段的介入。

在单位内部，形成良好的调档用档环境，严格规定什么情况下可以调档，什么情况下不可以调档，什么情况下可以调阅纸质档案什么情况下可以调阅电子档案。规范档案的调阅制度，有助于重塑内部良好的用档环境，大大降低了因为管理混乱造成的无意泄密。

而借助于信息技术的发展，越来越多的高科技保密手段也可以应用于档案安全管理工作上。无论是针对电子档案还是纸质档案，应用最先进的保密技术，并配备相应的技术人员，从技术层面上根本铲除安全漏洞。

三、结束语

档案安全管理工作任重而道远。时代每时每刻的变化都将为这项工作带来挑战。但只要是带还在发展，加强档案安全管理工作的脚步就永不会停息。

参考文献：

[1]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2012，01（73）：19-22.