试论高校档案信息化建设应注意的问题

周玉华

摘 要：高校档案信息化建设是信息时代的必然产物，是高校办公自动化的必然要求，档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。提出推进高校档案信息化建设对策。

关键词：高校档案;信息化;建设

高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实踐过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。

信息化，是指通过运用现代信息技术，配置档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善档案信息资源库，依据档案信息化的标准规范体系，以档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程。

关于高校档案信息化工作的标准化建设，应当把握以下几点：

一、大力加强定标工作

从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。标准建设，在加快制定基础性的管理标准的同时，重点应分三个层面积极研制应用性的技术标准。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件;二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等;三是安全保障层面，主要是为了加强档案信息保管利用中的安全防范，达到维护真实、永久保存、保障秘密的目的，如数字加密、电子签名、权限设置等方面的标准。

二、提高认识，引进和培养信息化建设人才

要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展。

三、加大投入，增配软、硬件设施

要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。加快更新改造的步伐。使档案信息化建设得到更快的发展。继续推进应用计算机管理档案工作，逐步提高档案室计算机和网络技术的应用水平。开展档案文件目录数据库建设和电子文档管理工作。逐步增加配备邮件服务器、应用服务器、数据库服务器、WEB服务器、备份服务器、多媒体视频服务器，满足海量数据存贮以及纸质载体档案扫描、数字档案信息存贮、音视频转换存储设备。

四、数字化档案资源建设

采用信息化手段，整合不同系统、不同机构的档案资源，构建专题档案信息数据库。建立档案信息中心，在实现部门档案信息目录共享的基础上，形成集中和分布相结合的、覆盖各类档案目录和全文信息的、包括多媒体档案在内的档案信息资源总库，真正实现档案资源的优化配置、安全存储、集成管理和远程利用。逐步建立完善多媒体档案数据库建设。加强档案目录数据库建设。全面实现档案检索计算机化。构建档案专业特色数据库。积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对重要、易损和利用频率高的档案和现行公开文件的数字化划控和转换工作。逐步实现纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。

五、引进专业技术人员，加强档案管理人员的职业技能培训

随着档案管理工作由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型，对档案管理人员的要求也发生了变化。加强高校档案管理人员的业务培训和继续教育是顺利推进高校传统档案馆向数字化、网络化档案馆转变，实现高校档案管理数字化的关键。档案管理人员不仅要具备较强的专业知识，了解和掌握档案立卷、归档的基本知识，更重要的是要掌握一定的计算机技术，具备现代化技术操作水平。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。

参考文献：

[1]论档案信息化建设的发展，2009.05.

[2]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考，2011.08.