信息化时代医院档案管理工作的创新

胡莉芳

文书档案管理是医院管理的重要组成部分，文书档案中凝缩着医院的发展历史，记载着医院工作的方方面面，具有非常重要的利用价值。随着信息化的不断普及和应用，科学有效的文书档案管理对医院的健康发展将有很大的促进作用，因此对传统的档案管理进行信息化建设和管理势在必行。

1.档案信息化建设的必要性

1.1 传输方式的改变

随着计算机的普及，使得目前医院在日常行政事务中广泛采取网络信息系统管理方式，目前本单位、上级及有关部门下发的文件、报表、通知等大多通过网络传达，产生了大量电子文件，传统的档案管理建立在手工管理基础上，已不能适应新形式下档案的存储、收集、管理和利用，亟需提高档案管理的信息化水平。

1.2 档案利用率的提高

目前，医院档案利用率不断增加，需要查阅的文件资料非常多，有的时代久远，查阅起来耗费时间和精力，并且因查阅数据不准确或是检索工具不全，往往无功而返。这就给实际工作带来了不小的困难，使具有珍贵历史的档案成为了“故纸堆”，完全发挥不出应有的作用。如果建立了计算机查询系统，可以有效提高档案的利用率和查询的准确率。

1.3 存储空间的限制

目前，我院有档案室2间，专门进行各类档案管理，共有文件柜10余组，保管着医院各时期以来的文书档案和凭证等，并且很多是需要永久保存的，占用了大量的空间。而且，随着档案的不断增多，每年都需要添置档案存储设备，不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免出现霉变、氧化和虫蛀的破坏。如果以电子文件的形式对部分档案进行保存和提供利用，不仅可以有效节约空间，而且可以使档案原件得到很好的保护。

2. 档案信息化建设的内容

2.1 内部办公平台的建立

今年，信息化建设是我院的重点工作之一，我院制定了详细的实施方案，其中一项就是建立和完善内部办公平台和综合资源管理平台，这对实现文书档案电子化管理具有很大的突破意义。通过以上平台，可以建立一套完整的医院档案管理系统，从文件的收发、传阅到归档、借阅等，都目录清晰，随时可查阅，能够有效地提高医院信息资源的整合，实现公文的快速传送、信息共享和及时保存。

2.2标准化管理制度的健全

目前，医院档案除了人事档案和病历档案以外，文书档案、会计档案、基建档案、科技档案等都由综合办公室的档案室统一负责管理。要做好医院档案的信息化管理工作，首先必须规范文档管理体制，建立健全电子档案管理制度，进行分类管理，作到类别清楚，项目明确，存放规范，查阅方便;并明确文件处理、归档管理流程，统一电子文件格式，并逐项细化档案管理中各环节的操作要求，确保电子文件的有效性和完整性。

2.3档案管理人员的培训

要实现档案管理的信息化，档案人员除了具备传统档案管理要求外，还需要熟练掌握现代档案管理应有的相关知识。首先要对人员进行严格的标准化的培训，同时，要求档案管理人员熟悉网络管理和安全的常识，具有熟练地微机操作技能和排除故障的能力。为此，医院专门派出人员到上级单位进行档案管理专项培训，不断加强了医院档案管理人员的档案管理基础知识，同时也更稳固了档案人员了解档案保管的重要性和必要性。

3. 档案信息化建设的好处

3.1 提高工作效率。

以往在归档文件时，总是要等着各个领导和部门传阅完毕，需要耗费很长时间，有时还容易出现差错，该相关领导批办的不及时办理，导致工作落实滞后。使用信息化管理系统后，工作人员把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。

3.2便于查询利用。

档案管理从人工管理向信息化管理的转变，尤其是把日常工作中的文书档案分门别类进行归档，在查阅文件、统计信息、文件管理等方面可以实现文书档案的动态管理，既便于档案工作人员日常管理，又方便利用者及时查找、阅读，提供了十分便利的条件。

3.3提高科学决策能力。

由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以避免手工统计和抄写出现的失误，能够及时给决策人员提供准确、全面、快速的资料和有关数据，有效提升了科学决策的能力，提高了医院的科学管理水平。

4、档案信息化建设的困难

4.1 系统化建设水平不高

在档案信息化建设方面，医院还处于起步阶段，停留在简单的录入、查询和利用层次，难以满足更多利用者对档案信息的利用需求。此外医院员工及社会大众中普遍存在着档案利用目的不清晰，利用需求不强烈的现象。

4.2 人员配备的不足

此外，档案管理人员配备不足，往往身兼数职，缺少专业而又专职的档案管理员，工作起来力不从心，与医院的发展需求不相适应，一定程度上制约了医院档案的高效利用。

4.3 网络安全性能不高

医院档案信息化管理仅限于硬件设备配置齐全、软件性能能够熟练掌握，其他安全防范措施少，对出现网络异常、操作失误等情况造成的数据丢失等补救措施还不到位，容易造成工作失误，给档案管理带来一定的安全隐患。

总之，实现医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，是医院现代化信息管理的重要组成部分，只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用，医院档案管理的现代化工作必然会适应时代的发展和实现一个历史性的质的飞跃。

（作者单位：石家庄市第二医院）