浅谈施工企业工程项目财务档案管理

张娟

摘 要：施工企业工程项目部是施工企业的基础单位，同时也是寿命最短的组织单位。管好这种最小的临时单位的财务档案，在市场经济不断发展与完善的背景下，对经济发展起着一定的积极作用。财务档案可以为宏观经济管理提供完整、可靠的信息；财务档案能为微观经济管理提供丰富的原始数据；财务档案对成本控制具有不可替代的重要作用。

关键词：工程项目；财务档案；信息；原始数据；重要作用

施工企业工程项目部是施工企业的基础单位，同时也是寿命最短的组织单位。管好这种最小的临时单位的财务档案，在市场经济不断发展与完善的背景下，对经济发展起着一定的积极作用。众所周知，施工企业项目财务会计档案是证明施工单位合法经营与管理的重要依据，也是确保经济单位资产保值和增值的重要凭据，更是监督国民经济、保证经济建设进行的有效手段。近年来，会计档案的凭证、依据、条件作用日益显著。

1 财务档案可以为宏观经济管理提供完整、可靠的信息

会计档案由会计凭证、会计账簿和会计报表组成。会计凭证是经济业务的完成情况，为各单位了解经济活动提供必要的原始资料，并如实地反映和有效地监督经济活动；会计账簿是全面提供资金来源和经济收支增减变动的总括，是宏观经济核算资料保存记录的工具；会计报表反映机关、企事业单位和其他经济组织整个生产经营活动的全貌，对加强经济单位的经济核算、改善经营管理以及满足国家综合平衡工作的需要有重要作用。

会计凭证、会计账簿、会计报表都是在会计核算活动中形成的，三者之间有着密切的关系。会计凭证是会计核算的基础，会计账簿以会计凭证为依据，会计报表又是根据会计账簿来编制，一环紧扣一环，紧密相连，不可脱节，它们从不同方面反映经济活动的历史面貌。

我们从三者的作用上看到，会计档案在国民经济和社会发展中的重要作用使其成为国民经济核算体系中的一个重要部分。如企业会计档案汇总与分析是企业科学经营决策的信息依据，是高层经营决策的“参谋部”，也是真实反映企业盈利水平的“晴雨表”。随着现代企业制度的建立，经济策略影响了企业的生存和发展，企业要在生存中不断获得竞争力，就必须降低能耗和成本，科学地组织生产经营，最有效地使用人力、物力和财力，实现最佳的经济效益。而规划未来的经济活动，预测企业未来的发展趋势，并据此作出正确决策的重要途径，就是寻找具有价值的会计信息，通过对会计档案提供的信息进行对比和分析，加工形成与预测企业未来发展的趋势相关的高端信息，增加经营决策的科学性和前瞻性，从而降低企业生产成本，保持企业竞争优势，使企业少走弯路，达到促进企业决策的战略管理。与此同时，会计档案管理也同步实现了在企业生产经营管理中自身不可替代的价值地位。又如，任何一项基本建设，在进行可行性研究的同时，必然要进行经济分析和经济预算，提供经济数据。特别是一些大的工程项目建设，随之产生的大量会计档案，可以保证监督工程项目的建设、实施和竣工，并为日后各项配套工程提供可靠的依据。

2 施工企业项目财务档案能为微观经济管理提供丰富的原始数据

一个单位要提高经济管理水平，加强单位内部微观经济管理，就必须依据财务档案提供的原始数据，进行分析、预测，以便采取相应的决策和措施，才能达到预期的目的。而财务档案是对于单位经济活动全面、真实的记录，从中可以明确看出哪些是固定性费用，哪些是可变费用，哪些应该增加费用开支。对其进行认真地分析研究，就会在财务档案中得到微观经济管理所需的有价值信息。如阜阳市XX公司安庆市顺安河综合整治工程，该工程投标报价5900万元，有效工期300天，财务档案建立齐全。该项目需要水泥17850吨，如果一次进货，价格当然便宜。但是水泥保质期一般是3个月，因此必须分期进货。先进的先用，后进的后用。通过查询财务档案，就可以知道什么时候该进货了，每次应该进货多少吨。什么时间发的货，用于哪个部位，从而就能计算出该部位用的水泥数量、单价、金额是否超过预算，也可以知道库存多少吨，哪些水泥应该尽快使用。

3 财务档案对成本控制具有不可替代的重要作用

内部控制是指审计部门为保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误，保证会计资料的真实、合法、完整。

内部控制管理渗透在企业采购、生产、销售和综合管理的各个环节，而财务会计档案为其工作的开展提供了可靠翔实的数据分析，为企业优化管理措施和改进工作程序打下了坚实的信息基础，为今后的预算管理和经营策略提供了前瞻性意见。其中的实际发生费用就是依靠会计档案分析数据汇总而来，对控制费用进度、平衡使用费用、节约使用费用提供了及时准确的信息支撑。

4 施工企业项目财务档案管理存在的问题

施工企业项目财务会计工作人手少、工作环境条件简陋、工作程序繁杂，除了对会计凭证、账簿比较重视外，对预算、计划材料收发等一般档案的重要性重视不够。

档案资料的收集、整理往往被忽视，导致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、市场报告、合同协议书、等档案资料丢失或霉变。有时一个项目刚刚竣工又要上另一个项目，就出现个别人将一些资料在工作调动、岗位调整时一并带走。由于带走了一些资料，导致了和劳务公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些个人承包者和原来的工程项目无法结算，对原先的施工项目造成了一定的损失。

目前还有不少施工企业项目单位存在重经营轻管理的现象，更别说项目档案管理了。多数施工项目部都没有明确具体财务档案收集归档人员，财务档案没有专人负责，以致有关人员手中都有档案资料各自为政。由于野外施工办公条件差，财务财务档案没有专门的存放档案室，一些财务档案资料存放在临时建造的办公室里，缺乏档案资料存放的安全性，且易潮湿、污损，更谈不上防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光了。

目前大部分施工单位项目都实行报账制，大部分财务档案都会转移到上级单位去，剩余的财务档案就没有全部装订成册，又没有按照财务档案管理标准编制检索工具，以致查找不便，不能充分发挥应有的作用。

5 针对施工企业项目财务档案存在的问题，应采取切实可行的措施加强工程项目财务档案管理

首先，要建立健全工程项目财务档案。实行报账制的工程项目，在报账前要将会计凭证、账簿、报表进行扫描做成电子版，其他财务档案也应做成电子版。将收集整理的资料按照档案管理的要求归档管理。

其次，要提高认识，加强管理。要根据项目的工程规模大小明确专（兼）职人员负责工程项目财务档案的整理、归档，并做好财务档案的日常管理、登记等工作。做好财务档案保管过程中的保密工作，档案不能存放在不具备条件办公室内。对不能够及时归档的要把办公室门窗进行加固，以防盗窃。要加强财务档案管理的硬件建设，指定专人负责管理档案， 严格执行档案管理制度。

第三，强化财务档案管理人员素质，不断强化业务技能培训。档案工作要适应不断发展的新形势需要，人员素质是关键。因此要对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，组织他们到先进单位参观学习，不断更新他们的知识结构。提高档案管理人员的实际工作能力，提高他们的档案管理责任。使档案管理人员熟悉不同文件材料，能按照管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷。一个高素质的财务档案管理人员必须具备德、能、勤、公、廉 、俭六个方面的素质。另一方面， 还应掌握时事政策、财政税务、电脑操作等相关知识，才能使工程项目会计档案工作向程序化正规化步伐迈进，促进档案管理工作向更深层科学信息化管理道路发展。