事业单位办公室档案管理中的弊病与应对研究

高华

摘 要：办公室档案管理是事业单位管理工作中的一项基本内容，与事业单位日常工作的顺利开展有很密切的联系。但是目前一些事业单位忽视了此项工作内容，在人力、财力、物力方面都未能给予相应的支持，给事业单位办公室档案管理工作的开展增大了难度。本文首先对事业单位办公室档案管理中的弊病进行了分析，继而提出了相应的解决对策建议，希望能够对相关单位有所帮助。

关键词：事业单位；办公室档案；弊病；应对对策

事业单位档案管理工作内容有很多，每一项内容都需要档案管理人员认真的核对，但是对于办公室档案管理来说，由于档案管理人员多为兼职人员，办公内容繁杂琐碎，很难同时兼顾两方面的工作，因此档案管理工作的效果往往差强人意。另外，事业单位对办公室档案管理工作也不够重视，管理人员的工作精力有限，再加之人员交接过程中出现的问题，使得很多有价值的档案都未被发掘出来，甚至完全失去了作用，极大的浪费了事业单位的档案资源。

1 事业单位办公室档案管理中的弊端

1、事业单位对办公室档案管理工作不够重视

现阶段我国的很多事业单位并不重视办公室档案工作，也未安排专业人员来从事这项工作，这使得很多办公室档案未能得到及时的整理，导致一些档案信息资源失去了最佳利用时机。也正是由于不重视，事业单位只分配了很少的资金用于管理办公室档案，有些事业单位甚至没有分配任何资金，这严重影响了办公室成员对档案整理的积极性。另外，有些事业单位可能经济效益不高，所以档案管理设备十分落后，这使得办公室档案管理工作水平迟迟未能得到提升。

2、办公室档案管理人员的综合素质有待提升

首先，有很多办公室档案管理人员并不具备专业的理论知识，有很大一部分档案管理人员是在本职工作的基础上兼任办公室档案管理人员，缺乏有效的档案管理专业培训，档案管理水平不高，使得办公室档案难以发挥应有的作用，有很多有价值的办公室档案数据信息未能被发现；其次，办公室档案管理人员工作精力不足。档案管理工作本身是一项比较枯燥的工作，需要管理人员有足够的耐心，但是由于档案管理人员本身属于兼职，虽然想做好档案管理，但精力时间着实有限，无法确保档案管理工作效率。

3、办公室档案管理人员交接方面的问题

办公室档案管理人员会因为各种各样的问题，可能会无法继续此项工作。事业单位领导就需要安排另一名工作人员来接替工作。一般来讲，在工作交接过程中，应要求交接双方都具有耐心，当接替者完全胜任此项工作后，原来负责人员才能够离职。双方在交接的过程中，常常会出现各种问题，有很多问题未能清楚的交接明白就不了了之，这使得很多办公室档案成为了无厘头档案，无法追根溯源，只能放弃。这对事业单位而言，就造成了大量的档案资源白白浪费。

4、档案管理的信息化程度较低

随着信息化的到来，事业单位内部的信息化程度也有着更高的要求，目前电子操控已经成为了一种比较普遍的现象，但是又很多单位没有意识到办公室档案信息化管理的重要性，工作效率被迫降低。很多事业单位的办公室档案管理设备都过于陈旧，更新的速度比较缓慢，极大的阻碍了事业单位办公室档案管理工作的发展。

2 针对事业单位办公室管理弊端的应对对策

1、事业单位应重视办公室档案管理工作

首先，事业单位领导可以安排一个对办公室档案管理十分了解的档案干部，该名干部主要负责指导办公室档案管理，并且具体执行各项工作，可以安排一个办公室人员辅助其开展工作。档案管理干部需要对整个事业单位的办公室档案都进行管理，之后在每个部门都安排一名员工作为兼职档案员，将整个部门的办公室档案进行归档处理，如果是非常重要的办公室档案材料，则必须要特别说明。同时要写出保管期限。其次，事业单位能够为办公室档案管理工作提供一定的经费，因为档案装订、档案管理所使用的设备都需要一定的资金，所以事业单位必须做好经费保障。最后，事业单位做好专门配备一个档案室，来存放办公室档案，注意档案室必须干净整洁。

2、提高档案管理人员的综合素质

随着我国经济的迅猛发展，就需要更准确更大量的信息，事业单位的办公室档案管理也要跟上时代的步伐，特别是档案管理的人员，应当尽可能招聘专业的档案管理人员进行专门的档案管理工作，减少兼职档案管理人员的工作量，以确保档案管理效率。而且事业单位还要对办公室档案工作的管理人员按期进行工作培训，使他们意识到自己工作的重要性，充实自身知识，端正自身工作态度。同时工作人员需要定时检查办公室档案的有关情况，发现问题的时候要做好补救措施。这就需要办公室档案管理员投入更多的时间细心的呵护档案。

3、对人员工作交接问题做相应规定

事业单位应该要求办公室档案管理人员在离职的时候，做好交接工作，最好留下固定的电话，以便于以后出现问题后可以及时联系解决。对此事业单位应对交接工作作出明确规定，并严格执行这一规定。

4、完善信息化管理

在对办公室档案管理信息化制定规划时，事业单位应该遵循服务于事业单位经济发展的基本方针，结合自身的特点以及发展的目标，通过一系列的调研以及论证，从而制定出有利于办公室档案管理信息化建设的一个近期和远期目标，从而不断的形成一个相对比较完善的网络管理体系，进而推进办公室档案信息化的整体发展。

办公室档案的信息管理部门需要在网站上成立一个办公室档案的信息站点，档案信息网站是通过网页的形式为办公室档案管理工作人员提供相关的服务，方便办公室档案的工作人员在网络上查询、归档以及下载等。这样的网页服务已经成为了档案信息化管理的一个重要的标志与手段。同时，在事业单位的办公室档案信息化管理中，事业单位管理信息系统又纳入了档案管理的操作系统，形成了一个全方位的传送系统，从而能够更有效的实现网络信息资源的共享，提高事业单位档案管理工作效率。

3 结语

综上所述，可知事业单位是很有必要做好办公室档案工作的，单位应当在事业单位办公室档案管理工作中做好人力、财力、物力方面的支持，尤其是要对办公室档案管理人员进行专业的培训，以此提高管理人员的工作能力。办公室档案工作人员也应该利用业余时间提高自身的能力和素质，在离职时做好交接工作。当然，在信息时代下，事业单位也应尽快实现办公室档案管理工作的信息化发展。

参考文献

[1]李想.农业事业单位档案管理工作措施的探讨[J].农民致富之友，2014（3）：68

[2]王赢平.事业单位档案管理的创新研究[J].办公室业务，2014（1）：58

[3]甘爱群.事业单位档案管理创新[J].赤子，2014（1）：219

[4]张巍.简述事业单位档案管理的现状及对策[J].赤子，2014（1）：241

[5] 欧阳玉. 探讨档案管理信息化的含义与发展趋势[J]. 科技致富向导. 2013（29）