浅议高校科研档案管理的问题及对策

玛依拉·木沙江

摘 要：随着我国高校建设的不断发展与完善，其科研事业也得到了更为深入的发展。但与此同时，高校科研档案的管理发展还不尽完善，其存在的问题已经严重制约了高校科研的可持续发展。本文在介绍高校科研档案管理地位及意义的基础上，对其出现的问题进行了详细分析，并根据现阶段的的发展情况提出了相关政策，希望可以对其发展有所启示。

关键词：科研档案；管理；问题；对策

高校是科研活动展开主要场所，其对科学研究的进步与发展具有极大的推动作用。因此，大部分高校在进行科研之后，都将其研究过程与成果以档案的形式记录下来。科研档案是用来记录教职员工的科研活动及其研究成果，以此反映高校的科研动向，并为之后的科研活动提供借鉴，避免出现重复研究现象。因此，高校科研档案的保管具有极高的指导及利用开发价值，并逐渐成为衡量高校建设及综合实力的重要标准。

为了进一步推动高校档案管理工作的进行，教育部及国家档案局于2008年颁布了《高等学校档案管理办法》，为高校档案管理提供了重要的保障及法律规范。之后，为了更进一步的推动高校的科研工作，2013年教育部提出要将高校视为国家创新体系的重要组成，并逐渐建立起系统的科研管理及评价标准。而高校的档案管理是其科研体系建立的重要组成部分，因此在这种形势下，加强对高校科研档案管理工作的研究就具有了极大的现实意义。

1 高校科研档案管理的作用

作为高校科研活动的组成部分，科研档案的保存对之后的科研活动具有重要的作用。首先，科研档案是高校科研活动的重要凭证。其通过将科研人员的活动及成果进行文字记录，从而证明其劳动成果，并为之后的的使用提供权益保护依据。其次，科研档案管理可以活跃科研交流。文字记录下来的科研档案既可以为本校之后的科研工作提供借鉴，又可以被其他院校及机构采纳，这样无形之中就促进了科技信息的交流与传播，从而也就促进了高校科研的发展。最后，科研档案为高校的科研信息体系的建立提供物质基础。高校的科研成果具有极大的利用价值，因此，促进其传播与使用是实现促进其价值实现的有效方式。科研档案通过记录其科研过程，是其进一步推广使用的基础。高校通过对其科研资料进行归档、整理，从而在此基础上形成系统的科研信息体系，从而使其科技信息流通形成系统化。

2 高校科研档案管理存在的问题

科研档案管理对高校之后的科研研究具有至关重要的意义，因此必须加强对其的科学管理。但由于高校科研档案管理起步较晚，发展还不尽成熟，因此在其具体的实践过程中出现了许多问题这严重阻碍了高校科研活动的健康发展。

1.档案管理意识薄弱。在我国相关的科研档案管理条款中规定，科研课题必须由项目的负责人进行相关立卷归档工作，在项目完成之后，对其形成的科研文件要进行系统的整理，并在验收之后进行档案归档。但是从目前的高校科研档案管理情况来看，相关的科研人员并未真正重视科研档案管理工作，许多科研人员并未形成开阔的科学视野，反而将其进行的研究成果视为个人所有，或对其获奖材料进行珍藏，或将其用来进行职务申报。这就导致了高校相关的科研档案管理工作无法有序实行，从而影响其科研档案管理质量。

2.科研档案管理形式落后，还未形成信息化、数字化的管理体系。从目前我国高校科研档案管理现状来看，很多高校虽然逐步开始重视科研档案管理工作，但仍旧还采用较为传统的纸质档案管理手段，这种形式的档案管理消耗人力大，管理周期长，而且在查阅过程中还会造成档案丢失，这与数字化的档案管理工作效率相差甚远，加之大多数的学校由于研究经费的限制，无法进行现代化档案管理体系的建立及档案管理系统的管理修护，这就严重制约了科研档案价值的发挥，也无法为之后的研究工作提供很好地借鉴。

3.科研档案管理人员自身素质无法适应现代化的档案管理。随着科研档案管理数字化的发展，其配备的管理人员却由于自身素质限制，而无法很好的进行现代档案管理工作。目前许多高校的认识管理制度还存在很多的漏洞，造成许多非档案专业的人员进入档案管理系统，从而无法对科研档案进行专业管理。与此同时，高校科研档案管理方式的落后也就造成了其人员更新不及时的现状，许多年轻的专业人员不愿在纸质档案管理系统中工作，因此其多为年纪层次相对偏大的管理人员。这些管理人员由于缺乏系统的计算机知识，对现代档案系统管理也不熟悉，从而在很大程度上影响了科研档案管理进程的发展。

高校科研档案管理中存在的这些问题，造成我国高校科研档案管理方式落后，很多高校的科研档案管理甚至就如一盘散沙，缺乏系统化的信息体系。由于科研档案管理对科研工作至关重要，因此在现代化发展中社会创新体系的要求下，必须重视这些问题的解决。

3 促进高校科研档案管理水平提升的对策

科学的进步是推动社会发展的主要力量，尤其是作为科研重地的高校，更需要加强其科研活动。而现代化的档案管理对科研活动的展开具有至关重要的作用，因此，结合我国现阶段高校科研档案管理工作中出现的问题，笔者认为，应从以下几个方面来提升高校科研管理水平：

1.健全档案管理制度，提高高校科研档案管理意识。

高校是档案管理工作的直接实行者，其对档案管理水平的提升具有至关重要的作用。针对现阶段科研档案管理中出现的问题，高校应牙呢按照国家制定的档案管理政策来加强监督，制定并完善相关的管理制度，严格落实档案管理责任制，促进档案管理工作向制度化、规范化方向发展。与此同时，高校要提升档案管理意识，将科研项目负责人的档案管理工作纳入岗位考核之中，对相关科研人员迟报或者不报科研成绩的现象，要严格按照学校的科研档案管理规范来实行，从而从整体上提升学校管理人员及科研人员的档案管理意识。

2.建立数字化的档案管理体系。

随着科学的进步，数字化管理已经深入到社会生活的方方面。尤其是在高校管理中，数字化平台建设对其管理水平的提升具有极大的作用。因此，在科研档案管理工作中，也要加强其数字化管理体系的建立。在现代化管理理念的支撑下，利用相关的计算机技术，对档案管理进行信息录入，并将保存好的科研档案进行整理刻录，从而大大减轻了档案工作的劳动量，并避免了传统的纸质档案管理过程中出现的档案丢失情况，使其更好地为科研工作的进行而服务。

3.提升档案管理人员的整体素质。

档案管理人员是档案工作的直接实行者，其自身的素质直接决定了档案管理工作的水平。因此，高校一方面要克服传统的人事管理制度的弊端，在进行档案管理人员选拔时，要挑选专业的档案人员，从而促进档案管理的专业化与系统化；另一方面，高校要加强对档案管理人员的技术培训，使其熟练现代档案管理系统，与此同时，要配备专门的计算机人员进行系统技术管理，为档案现代化数字系统提供技术保障。只有在专业化与技术化的人员配备中，才能从总体上日盛档案管理水平。

4 结语

科研档案管理工作不仅对高校的科研活动具有至关重要的作用，还是衡量高校现代化管理水平的重要标准。本文通过对我国高校档案管理工作的问题进行分析的基础上，提出了促进其管理水平的措施。虽然从目前看来，高校科研档案管理水平与发达国家相比还有很大的差距，但随着对其研究与实践的重视，相信我国高校科研档案管理水平定会迈向新的台阶。

参考文献

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