浅析中等职业学校档案信息化管理现状与对策

周睿　肖似婷

【摘要】 为贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》关于加快教育信息化进程的战略部署，档案信息化管理建设纳入学校工作重要的议事日程，因而中等职业学校档案信息化管理上升至重要地位。本文通过简要分析中等职业学校档案信息化管理的工作现状，提出对存在问题的改善对策。

【关键词】 中等职业学校 档案 信息化 现状 对策

【中图分类号】 G712 【文献标识码】 A 【文章编号】 1992-7711（2015）05-083-01

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学校档案是全体师生劳动智慧的结晶，承载着一所学校建立、变化、发展的历史沿革，是学校办学理念与形象建设的直接依据和载体。然而，目前中等职业学校的档案管理现状还存在不少问题。

1. 缺乏规章制度，档案管理工作无序

我国相关职能部门从未针对中等职业学校档案工作而出台有关中等职业学校档案工作规范与实体分类法，导致各中等职业学校在开展档案工作时因“各自为政、标准不一”而呈现出一种较为混乱的状态。学校在档案工作中难以建立和健全相关规章制度和管理机制。尤其是中等职业学校档案分类的参照标准不相同，档案分类标准也不同。难以实现档案的科学化和规范化管理。

2. 档案管理“软硬件”匮乏、工作难度大

档案工作涉及到学校的方方面面。除了通用类型的档案，如党群工作、行政管理、设备仪器等；还有大量职能类型的档案，如学生实习档案、教师师德档案等。学校档案工作规范不统一、档案分类不科学，档案材料日积月累，堆积成山，更加难以整理。此外，学校档案室设备匮乏，加大了档案工作的难度。档案缺乏及时、高效的归档整理，造成日后检索、利用工作的困难，严重影响了学校档案工作服务功能的实现。

在“软件”配备上，档案意识薄弱，管理人员专业水平低，也没有针对档案管理人员进行定期的专业培训，个别学校甚至没有负责档案工作的专门人员。档案工作只停留在低信息化、被动提供利用的水平。

在“硬件”配备上，没有专业的档案管理系统，没有固定的专项经费投入，缺乏保护档案的必要设备，基础设施不健全，库房条件比较简陋。纸质档案和电子档案的保管工作难度大，直接制约着学校档案的规范化和信息化建设。

3. 面对检查与评估，档案整理工作效率低下

学校是培育人才的摇篮，每所学校的办学都会受到各级教育主管部门和社会各界的广泛监督，经常接受各类检查与评估。每到此时，大多数学校会选择建立专门小组负责准备相关材料。为达到检查或评估标准，专门小组的成员经常需要加班加点，反复更改，才能完成整理任务，让检查组或评估组的专家更好地了解学校的情况。而不同的检查或评估，有不同的标准和相应的评价指标。被检查或评估的学校只能根据评价指标的要求整理出相应的材料，周而复始，费时费力，难以避免重复工作，效率低下。

根据上述分析，提出以下建议：

1.定期开展档案管理专题讲座或相关培训，提高中等职业学校的档案意识

档案管理工作涉及到学校的各个部门，学校管理者和全体教职工需要改变原有观念，增强档案意识。档案意识，是指人们对档案和档案工作的这一客观事物的主观映象即人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识，既包括社会公众对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。

中职学校的管理者必须站在学校可持续发展的角度上，更新管理观念，将档案工作视为学校的重要工作、常规工作。中职学校的教职工必须拥有一定的档案意识，主动将档案材料依规定按时上交，以实际行动支持学校的档案管理工作。中职学校的档案工作人员应该提高工作积极性，运用专业知识和专业技能科学管理学校的档案材料，提高工作效率。

2.制定和完善档案管理规章制度，规范中等职业学校的档案管理工作

中等职业学校的专业特色鲜明，注重的是培养应用型人才，在学校内部机构设置与办学过程中所形成的档案，都有别于其他类别的学校。1993年出台的《高等学校档案工作规范》，为高校档案工作的规范化、标准化提供了制度保障。中等职业学校也应该制定统一的档案工作规范，为中职学校档案工作提供具体统一的标准操作程序，从制度上保障中等职业学校档案工作的科学化和规范化。

3.完善档案管理工作的“软硬件”，推进中等职业学校的档案信息化建设

在“软件”上，中职学校应该加强档案管理人员的团队建设，提高档案管理人员的专业素质。建立科学的绩效考核，实行岗位责任制，规范档案管理人员的日常工作，调动档案管理人员的工作积极性。对新进人才，在招聘时应重点关注具有档案管理专业知识、档案管理专业技能娴熟、综合素养高的人才。对于现有人员，在工作中应该要求其通过定期的培训和自主学习努力提高专业素养，与时俱进，将专业领域的新技术运用到实际工作中去。

在“硬件”上，中职学校应该为档案室配备相应的设备、设施，购买专业的档案管理系统，加快中职学校档案工作的信息化建设。（档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行分类、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。）为适应信息化时代的需求，中职学校档案工作必须考虑各方因素，配备温湿度计、除湿机、档案柜、消防器材等基础设施，选择适合本校的档案管理软件，建立电子档案管理数据库，保证各类档案材料的妥善保存和科学管理。

[ 参 考 文 献 ]

[1]唐淑云.广西中等职业学校档案工作现状、问题及对策研究[D]广西.广西民族大学，2014.

[2]尹美京、任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（03）.

[3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.