浅谈电子照片档案的管理

任琰

摘 要：电子照片文档的存储，可以摆脱传统纸质照片容易丢失、容易失真和难以储存等问题，继而可以增加照片管理的效率，方便人们对照片的管理和查询。本文主要对电子照片档案的优点、管理中存在的问题和解决的措施进行探讨。以期电子照片档案管理人员可以提高自身的觉悟，提升对电子照片档案的重视程度，进而可以制定合理的措施来管理电子照片档案。

关键词：电子照片档案；电子数据库；档案存储

随着科技的不断发展，电子照片在一定程度上取代了纸质照片。电子照片具有存放简单、像素较高和拍摄方式简单等优点。但是随着电子照片的拍摄，会产生大量的电子档案。由于电子档案存在易丢失和容易被篡改等问题，增加了电子照片档案的管理难度。因此，制定合理的措施，加强对电子照片档案的管理具有十分重要的意义。

1 电子照片档案管理的优点

电子照片档案的存储可以保证档案的完整性和长久性。纸质照片不宜保存，而且部分照片缺乏底片，一旦照片出现损坏，将会永久性的丢失资料。电子照片档案容易复制和保存，并且电子文档可以恢复原样，进而可以保证电子档案存储的长久性和完整性。同时，电子照片档案对于破损的照片，可以利用电脑进行扫描和处理，可以达到照片的最佳效果。另外，电子照片档案的存储，方便用户在网上进行传输、查找和储存，并且多次查看照片的情况下，不会损坏照片的质量。

2 电子照片档案管理存在的问题

2.1 容易遗失原件

在电子照片档案的存储中，经常容易出现电子档案丢失的现象，人们往往找不到以前拍摄的电子照片。主要是由于在电脑的正常运行中，容易感染病毒，导致电子文件的损坏，另外，用户由于使用不当造成的U盘损坏和光盘损坏也会造成电子档案的流失。诸多因素影响着电子照片档案的管理质量[1]。

2.2 档案容易被修改

在电子照片档案的存储中，容易出现电子档案被篡改或者删除的现象。主要是由于电子照片具有电子文档的属性，容易被修改或者删除，给电子照片档案的长期管理带来一定的难度。另外，部分用户会将电子照片存在光盘上，但是电子光盘可能由于硬件、编码方式和软件等问题的影响而发生变化，从而难以读出电子文档的内容[2]。

2.3 缺乏管理意识

在电子照片档案的管理中，部分管理人员缺乏管理意识，未采取合理的措施来保护电子照片文档。还有部分人员认为纸质文档才属于档案的范畴，而电子文档只能够用作为资料使用。同时，在电子档案的管理中，如果管理人员过分依赖于计算机，一旦计算机出现故障，会造成电子照片档案的遗失，不利于电子照片档案的管理[3]。

2.4 保管形式单一

在电子照片档案的管理中，管理人员通常将照片存在一个文件中，一旦电脑发生故障或者文件被删除，将会遗失电子照片，不利于电子照片的管理。另外，部分管理人员存储照片时，会选择较大的分辨率，虽然会增加电子照片的分辨率率，但是会占据较大的内存，不利于大量电子照片的管理。

3 加强电子照片档案管理的措施

3.1 利用数据库进行保存

在电子照片档案的管理中，可以建立电脑数据库进行管理。一条数据库可以对应一张电子照片，数据库的信息可以包含照片号、时间、地点、人物和参见号等信息。底片号是对照片底片编号的记录，照片档号是对档案编号的记录，时间、地点和人物是对照片信息的记录，指针字段是对电子照片的存储路径和文件名的记录。通过电子数据库可以对电子照片档案进行查询和管理，当管理人员需要调用某张照片时，只需要根据指针字段记录的内容来打开相应的文件，照片的图像就会显现在计算机屏幕中。

3.2 加強对电子照片档案的管理

在电子照片档案的存储中，电子文件容易被修改或者删除，不利于电子照片文档的管理。针对这种现象，管理人员应该采取各种措施来防范电子照片档案被篡改。首先，管理人员在将传统照片制作成为电子照片档案时，应该注意分辨率、图片处理和数据压缩对电子文档的影响。图像的分辨率越高，其保真性能越好，但是分辨率过高会增加照片的内存，不利于电子照片的大量存储。因此，管理人员在照片的存储中，应该根据实际情况，选择合理的分辨率。其次，对于已经归档的电子照片档案，应该及时制作成光盘来进行保存。最后，对收集保存的电子照片档案要确定其真实性。

3.3 提升管理意识

在电子照片档案的管理中，由于部分管理人员缺乏对电子照片文档的重视，导致其未能对电子照片文档进行合理的管理。针对这种现象，相关部门应该制定合理的措施，提升管理人员的意识，以便提升电子照片档案的管理效率。管理人员首先应该严格遵守照片档案管理规范，明确照片的定义和收集范围。电子照片档案是指组织或个人在活动中以静止影像的形式进行保存的记录。电子照片分为底片、照片和说明，管理人员应该根据实际情况加强对电子照片的分类管理。对于同一年度的电子照片，应该将其刻录在同一光盘中进行保存。在电子档案管理的过程中，只有提升管理人员的管理意识，才可以保证电子照片档案管理的严谨性，进而可以提升电子照片档案管理的效率。

3.4 多样化的电子照片管理

在电子照片档案的管理中，单一的管理形式不利于电子照片的妥善保存，管理人员可以根据照片的不同类别将照片放在多个相册中进行管理。用相关的软件打开相册时，窗口会列出相片的全部存储位置。当点击某个缩微图时，电子照片的原件会显示在屏幕中。另外，可以将电子照片按照不同的分类制作成不同的光盘或者将电子照片制作成幻灯片。电子照片档案的多样化管理形式会提升电子照片档案的管理效率。

4 结语

在电子照片文档的管理中，存在电子照片容易丢失、容易被篡改，管理人员缺乏管理意识和保管形式单一等问题，严重影响电子照片档案管理的效率。希望通过本文的介绍，管理人员可以提升自身的管理意识，建立网络数据库，并且加强对电子照片档案的管理力度，进而可以保证电子照片档案管理的科学性。

参考文献

[1]宋小杰.浅谈电子档案的整理与保护[J].才智，2014，06（30）：387-388.

[2]韩健.浅谈电子照片档案的保管与利用[J].兰台世界，2013，03（15）：128-129.

[3]张旭.如何做好照片档案管理之我见[J].科技创新导报，2013，08（26）：238-239.