新时期法院档案管理如何应用现代化手段

王九云

摘 要：法院作为司法系统的重要单位，在案件审理中起到了关键作用。从法院的实际工作来看，法院在案件审理过程中涉及到许多重要的信息，这些信息档案的管理既关系到案件的审理质量，同时也是法院日常工作的重要内容。随着档案管理工作方法的创新以及手段的更新，当前形势下法院档案管理要想提高整体效果，就要积极应用现代化手段，保证档案管理工作能够得到有效开展，确保档案管理质量，以满足高速准确办案之实际需要。为此，我们应认真分析新时期法院档案管理的特点，在档案管理手段上积极创新，充分满足法院档案管理需要。

关键词：法院档案管理；案卷信息；现代化手段

1 前言

考虑到档案管理对法院工作的重要性，在法院档案管理中，不但要对档案管理工作引起足够的重视，同时也要认真研究法院档案管理特点，制定具体的管理措施，全面提高档案管理质量。结合法院档案管理实际，现代化手段的应用，对提高法院档案管理工作实效性具有重要的促进作用。从这一点来看，法院档案管理工作应重视管理手段的创新，并在实际管理中积极应用现代化手段，为提升法院档案管理质量提供有力支持，确保法院档案管理质量和水平得到全面有效提高，满足法院档案管理需要。

2 新时期法院档案管理应积极建立和应用电子档案管理手段

随着计算机技术的快速发展，法院的纸质档案不但存在保管困难和查阅难度大等特点，对保管场所要求也比较严格。基于这一现实因素，将法院的纸质档案转成电子档案，不但能够节约档案管理成本，同时也能够提高档案管理质量。因此，积极应用电子档案管理手段，是新时期法院档案管理的重要内容。鉴于法院工作实际，我们应从以下几个方面入手，积极应用电子档案管理手段：

1、明确电子文件归档的概念

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。

2、将法院的档案材料纳入到电子档案归档范畴

在应用电子档案管理手段时，应将法院的档案材料按照类别分别进行电子文件归档，分期分批实现法院纸质档案材料向电子文件的准换，最终实现电子档案管理手段替代传统纸质档案管理，充分满足法院档案管理需要，为法院档案管理提供有力支持，确保法院档案管理工作取得实效。

3、制定具体的电子档案归档措施

考虑到法院档案材料较多的特点，在纸质档案电子化过程中，我们应制定具体的电子档案归档措施和目标，并围绕着电子档案归档目标积极开展电子档案归档工作，将法院现有的纸质档案全部转成电子档案，提高法院档案管理效率，促进法院档案管理手段的创新和发展，满足法院档案管理需要。

3 新时期法院档案管理应规范公文制作和控制程序

法院档案材料的一个突出特点是需要进行保密，所有档案材料在调阅过程中需要严格履行规定程序，确保档案材料的保密性满足实际要求。基于这一现实特点，新时期法院档案管理应在纸质档案材料电子化的过程中，规范公文制作和控制程序，最大程度的保证法院档案资料保密性，坚决杜绝法院档案材料泄密事件的发生，为此，我们应从以下几个方面入手：

1、建立专门的电子档案管理部门

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则。

2、对电子档案的管理流程进行明确

在电子档案转制过程中，只有对电子档案的管理流程进行明确，并对公文制作和控制程序进行进一步明确，才能保证电子档案的转制和管理取得实效，确保电子档案的管理效果满足实际需要。为此，我们应根据法院工作的实际特点，重点构建完善的电子档案管理流程，使电子档案管理流程和管理效果得到进一步提升。

3、严格电子档案调阅制度，保证电子档案的保密性

在法院公文制作和控制过程中，电子档案调阅制度的制定，对电子档案管理具有较大的影响。基于這一特点，法院电子档案管理应严格电子档案调阅制度，并保证电子档案的保密性，使电子档案能够满足法院日常工作需要，为法院日常工作提供有力的文件管理支持，保证法院档案管理能够在手段上获得有力支持。

4 新时期法院档案管理应加强电子文件软、硬件设施管理

鉴于现代化档案管理手段对法院档案管理的促进作用，新时期法院档案管理中，只有全面加强电子文件软、硬件设施的建设和管理，才能确保法院档案管理在整体水平和管理效果上获得全面有效的提高。基于这一认识，新时期法院档案管理应重点做好电子文件的软硬件设施管理，具体应从以下几个方面入手：

1、法院应增加电子文件软、硬件设施的投入

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

2、法院应对电子文件软、硬件设施进行全面升级

考虑到计算机技术发展速度较快，法院在电子档案管理过程中，只有对电子文件软、硬件设施进行全面升级，并定期进行软、硬件维护，才能保证法院的档案管理系统正常运转，确保法院的档案管理信息系统能够实现全面升级。基于这一现实需要，法院对电子文件软、硬件设施进行全面升级是十分必要的，只有做好这一工作，才能确保法院电子档案管理工作取得实效。

3、法院应结合档案管理实际，优化电子文件软、硬件设施

在电子档案管理手段运用过程中，结合法院档案材料的重要性，以及对保密性的要求，法院只有结合档案管理实际，对电子文件软、硬件设施进行全面优化，并从软件管理系统和硬件系统出发，制定具体的更换计划和措施，才能保证法院的档案管理水平和效果得到全面提高。为此，法院优化电子文件软硬件设施是十分必要的。

5 结论

通过本文的分析可知，在法院日常工作中，档案管理是重要的组成部分，要想提高档案管理质量，就要在档案管理手段的创新上入手。结合目前计算机技术的快速发展，积极应用电子化手段是提高法院档案管理效果的重要措施，为此，我们应从积极应用电子档案管理手段、规范公文制作和控制程序和加强电子文件软、硬件设施管理等方面入手，确保法院档案管理工作取得实效。

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