实现事业单位档案信息化管理探讨

李翔　金晶

摘 要：事业单位档案记录着事业单位员工过去的成长经历以及工作经验，不仅仅是企业衡量一个员工能力的重要凭证，更是与员工在企业中的职位晋升以及薪资调整密切相关，是事业单位进行人力资源管理的重要数据依据，所以，事业单位必须做好档案管理。传统的档案管理存在着很多不足，纸质文档无论是保存还是管理上都存在着很多缺陷，而信息化管理方式是在计算机基础上发展起来的，是一种高效、方便的管理方式。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

档案管理属于事业单位人力资源管理的一部分，为了提高企业的市场竞争力，现代企业越来越注重人力资源管理，所以就必须提高对档案的管理。档案是事业单位员工成长历程的体现，也是员工职位晋升、薪资调整的重要依据。随着信息技术的不断发展，管理方式也在不断改革，传统的纸质档案管理存在着非常多的不足，管理效率低下。档案信息化管理是一种新型的管理方式，具有更高的效率。

1.事业单位档案管理信息化的意义

对事业单位的档案管理进行信息化管理在事业单位工作中具有非常大的优势，首先，这是科学技术不断进步决定的，随着现代化进程的不断发展，信息化技术运用越来越广泛，信息化技术对人们的生活方式和工作方式都造成了巨大的影响，人们也倾向于将信息技术运用到人们的生活以及工作中来。人事档案将单位的相关人员的活动精确的记载下来，所以档案是具有安全性及有效性的，同时，它是人力资源管理的一部分，与员工过去的经历息息相关。其次，信息化的档案管理方式，改变了以往档案存储的繁杂性，计算机软件具有强大的功能，利用计算机基础，能够快速对档案信息进行保存和分类，大大降低了员工的工作效率，也能提高档案管理者的工作效益。

2.事业单位实施档案信息化管理的障碍

2.1 缺乏档案信息化管理的意识

受到传统管理方式的影响，很多事业单位并没有跟上时代的发展对档案进行信息化管理，缺乏信息化管理意识。即使有的单位开展信息化管理，但是很多管理层的人员并没有将信息化管理实践起来，只是停留在一个紙上谈兵的阶段，没有真正的改变传统的管理方式，单位的信息化管理缺乏有效的指导和管理。这样导致管理人员即使想要进行信息化的管理当时却不知从何下手，所以对管理方式的开发的积极性越来越低，严重影响了档案的信息化管理进展。

2.2 没有对档案管理进行系统的信息化建设

为了提高档案管理的工作效率，就必须改变传统的档案管理方式，但是档案管理方式的转变是一项比较复杂的工作，事业单位在改革的过程中并没有建立完善的规章制度，也没有提供相应的法律依据，所以导致事业单位档案的信息化管理比较混乱。传统的对档案进行管理采用的是纸质文档，工作人员使用的仅仅是扫描仪，信息化管理需要将所有的纸质材料都以电子档案的形式保存，在短时间内是很难实现的，因为事业单位的档案数量是非常庞大的。档案管理没有建立相应的规章制度，所以管理起来没有法律或者规定依据，工作就会非常迷茫，这也是影响事业单位档案信息化管理的一个因素。

2.3 缺乏专业的信息化管理人员

信息化的管理方式与传统的管理方式有非常大的区别，要求管理者的专业知识以及管理水平都要达到一定的高度。但是在管理方式转变的时候管理人员的水平和理念并没有发生改变，拥有的专业知识也信息化管理知识也都达不到要求，这样就是档案的信息化管理不能很好的进行。

2.4 档案管理缺乏安全性

档案的信息化管理是利用计算机对电子档案进行管理，所以信息化的管理和计算机一样，缺乏安全性。档案的信息化管理缺乏安全性，这也是计算机技术本身决定的，一些黑客或者病毒都都损坏计算机中的档案数据，这就为不法分子或者有不良居心的人提供了犯罪的条件，一些重要的档案数据或者资料就会泄漏出去，不但影响了事业单位的正常工作，同时也对档案的人员造成了巨大的影响[1]。所以，应该提高档案管理人员的安全意识，提高其运用计算机的水平。

3.加强事业单位档案信息化管理的措施

3.1 提高档案信息化管理的意识

要做好一项工作首先就是要让做这项工作的人能够愿意去做这项工作，阻碍档案信息化管理的最重要的因素就是没有引起人们的足够重视，所以，事业单位要让所有的员工都了解到纸制的档案经历长时间容易发生氧化，纸张容易变黄，字迹不清晰，而信息化的管理方式能够利用电子信息将档案永久保存，大大节约了保存档案的空间，实施信息化管理方式是人事档案管理必要的途径，只有这样才能提高档案管理的水平。并且档案信息化管理可以利用计算机软件来实现，可以减少工作人员的数量，工作人员只需要将实际的档案情况填写进去就可以，大大的提高了工作效率，减少了工作量，让工作人员从繁杂的事物中解放出来，可以有更多的时间对档案的管理进行检查，也可以减少工作失误现象的发生。

3.2 建立完善的档案信息化管理系统

事业单位应该对档案的管理过程建立一个规范的流程，形成一个健全的操作系统，这样就可以让管理人员对的那干进行管理的时候可以有法可依、有依据可寻，使档案的信息化管理成为人人都熟知的管理模式。只有建立了完善的信息化管理系统，才能规范整个工作流程，让管理井井有序，减少管理过程中出现的错误。同时，为了进一步支持信息化管理，事业单位应该配备完整的管理设备，不仅要在硬件上满足需要，还要从软件上支持，例如对管理人员提供技术支持，及时更新工作软件，只有这样，才能提高档案信息化管理的可行性[2]。

3.3 提高档案管理人员的水平

档案管理人员水平的提高需要从思想上和技术上两方面来进行培训。事业单位应该对员工的培训制定完善科学的培训方案，加强对员工的培训。思想上的培训就是提高档案管理人员的信息化管理意识，要让员工可以真正愿意去做好这样的一件事，认可这种管理方式。技术上的提高应该加强对管理人员的专业知识的培训，从而提高管理人员的整体水平。

3.4 增强档案信息化管理的安全性

对电子档案保存的地方要定期或者不定期进行检查，避免电子档案由于外界环境的影响而受到损害。由于计算机系统存在不稳定性，为了确保文件的安全，可以通过备份的方式对其进行保护。另外，对于电子数据库的管理应该制定严格的规章制度，并且要求员工严格按照规章制度进行管理，如果需要查阅电子档案信息需要由专人负责，保证数据库的安全性。

4.结语

随着事业单位档案数量的不断增多，只有利用信息化的管理方式才能满足现代档案管理的需要，提高档案管理的工作效率。为了加强事业单位档案的信息化管理，首先应该增强工作人员的档案信息化管理意识，同时建立完善的档案信息化管理系统，还可以通过培训来提高管理人员的专业素质和水平，最后，还应该对档案的数据库进行加密，数据查阅时只有专人才能查阅，只有这样才能保证数据的安全性。

参考文献

[1]庄培忠.浅谈事业单位档案管理信息化的途径[J].科技资讯，2012，26（15）：52-53.

[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013，（03）21：20-22.

作者简介

李翔，湖北省地质实验测试中心，本科。

金晶，湖北省地质职工医院，本科。