规范档案管理确保食品药品安全

董乃榛

摘 要：食品药品档案管理是保证食品药品安全的重要条件。对此，本文分析了当下食品药品档案管理在管理制度、管理方法等方面所存在的问题，并针对这些问题提出了一些建议，以服务于食品药品档案管理。

关键词：食品药品；档案管理；食品药品安全

食品药品安全关系到民生国计，但受多重因素的影响，在经济社会转型的今天，食品药品安全受到冲击，尤其是食品药品中违禁物质的添加引发了多起食品药品安全事故。而食品药品档案可以为食品药品管理提供可靠、真实、准确的信息，是提高食品药品安全预警、减少相关事故的重要条件。因此，必须以多元化手段强化食品药品档案管理，以规范、科学、严谨的档案管理来保证食品药品安全。

1 食品药品档案管理现状

1.法律法规松弛

一方面，食品药品档案管理存在管理分散、统一化管理不强的现象。另一方面，一些部门仅仅参照《档案法》和国家现行档案管理条例进行管理，并未根据实际情况制定符合实际的内部制度，缺少对文件材料归档、档案保管、档案保密等相关工作的规定与监管，严重影响了食品药品档案管理工作的开展。

2.管理方法不科学

在社会经济转型的今天，食品药品档案管理内容增多、管理形式发生变化，这就要求管理者改变传统手写、笔记、简单整理的管理方法，以新的管理方法，及时、有效地对食品药品进行归档、整理等。但是，当下食品药品档案管理人员仍然采用传统笔录、调档等管理方法，没有全面采用信息化的管理方式对食品药品档案进行管理。

3.保管条件落后

食品药品档案关系到食品药品的安全生产，而档案保管作为档案管理的关键环节，其安全责任就显得尤为重大。然而，当下很多档案管理部门的档案保管条件较差，存在档案用房小，库房、办公、阅读合用，空调、去湿器、电脑等相关设施配置不全，数码摄像机、扫描仪等信息化设备缺失的情况，这严重影响了食品药品档案的保管工作。

4.管理人员素质不高

少数食品药品档案管理人员存在专业知识结构落后、专业操作技能低、信息化掌握程度低、职业道德素质较差、个人修养较低等问题，而这些问题的存在，也同样影响了食品药品档案管理工作的持续化发展。

5.档案安全受威胁

由于食品药品安全关系重大，其档案管理则应遵循保密性原则。但是随着现代信息网络化的发展，一些黑客、病毒等网络信息安全问题的出现，加之食品药品档案管理所用系统存在一定漏洞、技术长期得不到更新等，使得食品药品档案安全受到威胁。

2 规范食品药品档案管理的措施

1.健全法律法规，提供法制保障

健全的法律法规是食品药品档案管理的重要保障，也是推动档案管理的重要条件。以笔者所见，应在现行相关法律法规基础上，根据地方性食品药品档案管理实际情况，制定更加细化的食品药品档案管理制度，要求相关部门对食品药品档案进行统一化管理，促使食品药品档案的采集信息、档案鉴定、档案管理、档案销毁等环节实现集中化的管理。同时，相关部门应根据食品药品档案管理的各环节，制定食品药品档案采集整理制度、保管制度、保密制度等，以确保食品药品档案管理各环节的真实性、透明性、保密性。

2.优化管理方法，实施科学管理

为了满足现代食品药品生产信息多元化、呈现形式多样化的要求，其档案管理应优化管理方法，以更为科学、信息化的管理手段进行管理。具体地说，首先，应进行过程化管理。与传统档案管理偏重于档案保存管理相比，现代档案管理中应从档案采集环节入手，收集食品药品需求、利用等信息，并及时存档，存档后对其进行保密性监管，并对档案进行定期清理。其次，应进行集中化管理。受食品药品管理权限不统一、部门间协作性不强的影响，食品药品档案管理难以实现集中化管理。针对此问题，管理中应建立权责明确的管理机构，并加强相关部门间的合作，通过责任管理制度、部门考核制度等实现食品药品档案的集中化管理。再者，应进行信息化管理。繁杂多样的食品药品信息需要档案管理人员采用现代信息技术手段，比如扫描、缩微等技术将所藏档案长期保存，利用数据库对档案进行目录化、存库处理。

3.加强管理投入，改善保管条件

食品药品档案管理应重视档案保管的作用，积极给予资金、技术、设备、软件等各方面的支持。首先，应加强资金、制度支持。管理部门应制定保管管理制度、电子文档归档制度、管理者岗位制度等，保证档案保管工作依照相关规定展开。并给予资金方面的支持，通过资金投入推动档案管理工作，实现库房、办公与阅档分区处理，购置密集架、电脑、温湿度计等硬件设备，优化档案保管条件。其次，应选用高技能人员，加强软件投入。在配置先进设备如计算机、扫描仪等的同时，选用高素质、高技能的档案管理人员。同时，在原有档案管理软件基础上，重新购买档案综合查询网络管理系统，更新软件，提升保管效能。

4.构建管理体系，规范档案管理

食品药品安全无小事，要保证食品药品安全，必须规范其档案管理的每一环节。对此，相关部门应根据自身实际，积极创建一支由领导带头、技术人员指导、高素质工作人员参与的管理体系，实行由上而下、层层管理、层层监督的管理体制，进而促使档案管理者在掌握先进操作技术的同时，规范自身行为，确保归档、定期存档、档案保密等每一项工作落到实处，实现档案的规范化、严谨化管理。

5.实行激励政策，提升人员素质

食品药品档案管理应重视档案管理人员力量的发挥，推行“制度+激励”的措施促使档案管理人员发挥其作用。其一，软硬兼施，提升档案管理人员效能。食品药品档案管理中应充分发挥制度管理的作用，通过人员管理制度、岗位制度、考核机制、责任制度等，规范档案管理人员行为，落实档案管理人员职责。采用绩效管理的方法，从档案管理人员的工作表现、岗位态度、人际关系、工作效果等方面对其进行考评，并公开综合考评结果，根据结果对其进行奖惩，为档案管理提供一个民主、和谐的氛围。其二，增加教育培训，提升档案管理人员素质。应积极为档案管理人员提供教育培训的机会，定期对其培训结果进行考评，并促使其通过自我学习、网络学习等途径，更新自身知识结构，提高自我操作技能，提升自我修养，进而为档案管理工作创建一支高素质的工作团队，为食品药品安全提供强有力的人员保障。

6.发挥网络作用，控制信息安全

信息技术是把“双刃剑”，食品药品档案管理一方面要充分发挥信息网络的积极作用，建立完善的信息系统，积极开发利用信息档案资源，建立完善的食品药品数据库。另一方面，要积极预防网络威胁，增强食品药品安全管理意识，通过网络监控、内外监督等途径，防止食品药品档案信息失密、泄密，进而保证食品药品安全。

3 结语

食品药品档案管理效果影响到食品药品生产是否持续、安全，所以，档案管理实践必须充分认识到现存问题的严重性，并以健全法律法规、实施科学管理、提升档案管理人员素质等针对性措施，从而实现档案的规范化、科学化、信息化管理，进而保证食品药品安全以及民生安全。

参考文献

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