铁路企业科技档案管理信息化研究

纪铁利

（神华包神铁路集团有限责任公司，内蒙古 包头 014014）

1 档案管理定位

正确的定位能使档案管理既不浪费资源又不拖企业发展的后腿，尤其是铁路行业，应在现今计算机网络高度发达普遍使用的基础上，结合实际情况，按照高标准建设、信息化管理、总体规划、分步实施的原则，建立和完善档案管理体系，最大限度地降低有效信息资源的流失。

在档案管理中应树立大局意识。档案管理的总体规划十分重要，成立档案室不应急于干什么，而应清楚“怎么管”，遵循统筹规划，统一领导，分类管理，分级负责的原则，由领导主抓，并辅以全体员工配合。档案从收集到利用无不涉及公司的各个层面，档案管理人员在其中起着关键的桥梁作用，整个公司应形成一个档案管理体系，通过办公自动化及各部门人工收集真实、完整、系统记载公司发展的各种资料。国家档案法规定，任何个人和单位，不得将档案文件资料，以任何理由据为己有或由个人保存，不得任意转移转让、拆分、损毁。由此可见，档案管理十分重要，档案工作人员必须宣传全员档案意识，加强档案保管。

2 铁路企业科技档案的管理

2.1 档案管理人员的工作态度

“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，是对档案的精辟论述。作为一名档案管理人员，要有历史责任感，除熟悉业务外，还要有扎扎实实、耐心细致、默默无闻以及甘于平庸的工作态度。档案本是日积月累起来的无言文化，需要我们一点一滴地把它以书面形式，用“树”目录的结构归到其原来“位置”，弃其糟粕，存其精髓。

2.2 把握铁路科技档案的分类标准

本文采取《中华人民共和国铁道行业标准》（TB/T 1588-85）的分类标准，其科学地将铁路建设分为6个阶段：预可研、可研、初步设计、施工、竣工、维护。铁路专业21个，如路基、线路、桥梁、通信、隧道、房建及电力等，每个阶段按专业分类整理归档。一项铁路建设工程档案，通过这样的分类，档案编码“种类·分类·属类”非常简明，历史性和逻辑性特别清晰。

2.3 坚持分类的规律性

在整理过程中，一要坚持归档范围全面性，从项目前期文件、预可研、可研、各阶段设计图纸、招投标文件到各类公文、函件、批复等，仔细搜寻，一一归类；二要注意归档资料的保管期限，在整理档案材料时，按归档范围的要求分类为暂时、中长期保管档案；三要注意整理与目录录入交替进行，保证纸质档案与电子档案同步，为档案信息化管理奠定基础；四要认真核实资料准确性，及时登记借阅在外的资料，确保档案资料的连续性和完整性。

2.4 制定适合企业的档案管理标准

TB/T 1588-85分类标准是档案管理在手工模式下铁道部科学的分类标准，便于手工管理、查找，但在当今网络时代下，这一标准显得过于死板。“种类·分类”这部分很清晰，关键在“属类”，TB/T 1588-85分类标准要求大多数专业属类要分里程编流水号，如桥梁专业要求每座桥梁一个流水号，那么公司新建铁路265 km，有103座桥，也即一个桥梁专业要有103个流水号，每个流水号从“1”起编，每个里程也就有10～20盒资料，如此将有103个“1”号盒，以此类推：排架的时候要给103个里程的桥梁预留至少今后10年的空余地方，这对库房面积要求很高，即使每个流水号后面都留了空位，如果留的地方不够还要重新倒架，工作量之大可想而知。再者，查找难度大，103个“1”，若每个专业都如此编号排架，不仅费时、费力，还不便于查找。因此，如何在妥当管理的方便检索是档案管理工作面临的一个重大难题。笔者结合实际情况分析，探索出铁路企业档案管理的原则——“淡化整理，细化检索”。这种原则和方法一方面便于生成和管理流水号，另一方面也能确保档案分类信息的完整性，其最大的优点是可通过流水号对档案进行查找和管理，提高了档案管理的效率。

3 形成企业档案编制模板

档案是企业的档案，要树立全员档案意识，使人人都意识到档案的重要性，人人保存档案，按要求移交档案，遵循“谁形成，谁立卷”的原则。

3.1 与员工共享档案模板

工程部、企管部和财务部等部门担负着档案的收集、整理和归档的重要责任，档案人员应把各类档案编制的模板发给他们，而不是只发给他们编制档案的要求。按模板收集起来的档案既规范又统一，便于查找，提高了查询效率。另外，谁形成谁立卷，保证了档案的完整性、真实性。

3.2 培训施工单位编制竣工文件

竣工文件是铁路建设档案的重中之重，竣工资料数量大、种类多，如何编制规范、真实、系统、完整、实事求是反映建设过程和工程实体的竣工资料，不仅是对项目建设管理水平的考验，也是对档案管理水平的检验和挑战。要在竣工资料移交之前进行多次竣工资料编制培训并抽检，例如，可实施工程建设档案管理的“三纳入，四参加，五同步”。“五同步”指：①下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步；②检查项目计划进度与检查项目文件资料积累情况同步；③工程验收与档案验收同步；④项目总结与归档的项目文件材料交接同步；⑤项目文件材料归档进度与档案信息化进度同步。但这些仅起到督促作用，真正编制时必须有模板才能保证竣工资料编制的统一、规范。因此，应不断加强对施工单位档案编制工作的培训，将编制模板发给他们，并加入实作培训，现场示范如何印盒字、如何打页码、如何做卷内目录以及如何盖“种类、分类、属类”章等内容，统一档号章、档案盒、封皮及装订等。

通过培训，可有效提高各施工单位对项目竣工资料编制重要性的认识，明确竣工资料整编、移交的主要职责，加强竣工资料的编制能力，为尽早规范收集编制竣工资料，为铁路建设项目竣工资料后期顺利移交奠定坚实基础。

4 结 语

铁路科技档案的管理既复杂又简单，要有树立全局意识、大局意识、超前意识、历史意识、长久意识、保护意识、抢救意识以及主动意识来制定企业自己的铁路科技档案管理办法，要有耐心、细心、良心、责任心和平常心等职业素养，按照标准化、规范化、科学化、信息化原则做好归档立卷工作，既甘于平庸默默无闻，又要有理论有知识有技能，有统筹规划的能力、去伪存真的能力、与相关部门协调沟通的能力。铁路建设离不开铁路科技档案，一份文件、一张图纸、一件资料，能从数万件资料中被使用者迅速查到，是档案管理人员的骄傲，更是铁路安全顺利建设的重要保证。