学生信息录入系统中EXCEL编程革新应用研究

劳晓杰

摘要：传统的借助VB、VC、BASIC等语言编程以及EXCEL的函数与公式等功能进行学生信息录入的方法具有系统编程复杂程度高、专业程度强的特点，在学生信息统计报表的设计、排版编辑、文字与图表等方面难以实现预期的效果，并且其中的增减功能给修改程序带来了不便，特别是EXCEL半自动化录入方法的应用需要输入的公式十分多且繁琐，很容易出现错误，因此具有编程简单、方便操作、文字与编辑排版效果理想等特点的EXCEL编程应运而生，其应用实现了学生信息录入的简便、灵活和高效，具有很高的应用价值。该文将对EXCEL编程在学生信息录入系统当中的革新应用做出分析，以期为当下学校的学生信息录入工作带来一定的参考价值。

关键词：学生信息录入系统；EXCEL编程；VBA编程；设计过程

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）17-0006-02

作为学校教育管理信息化当中必不可缺的重要组成部分，学生信息的录入是学校教育管理工作中的关键基础，能够给学校各项学生管理工作的开展带来极大的便利。良好的操作平台能够使学生信息录入工作更加简单方便，在促进信息录入速度的提升的同时有利于对录入信息的进一步处理。当前很多学校都是借助数据库编程来实现学生信息的录入，此外还有一些学校会利用VB、VC、BASIC等语言编程以及EXCEL的函数与公式等功能来进行半自动化的学生信息统计与录入，这些繁琐复杂的系统编程可操作性低且实用性不强，而EXCEL编程的简单方便、易操作等优势有效地弥补了这些系统编程的不足，因此，EXCEL编程在学生信息录入系统当中的应用研究具有十分重要的现实意义。

1 EXCEL编程的概述

1.1 EXCEL的功能

作为微软办公软件当中最为重要的软件之一，EXCEL肩负着对大量数据的统计、处理及计算等工作。微软EXCEL的诞生经历了VisiCalc、Louts 1-2-3等软件的发展与演进，在教育、科研、医疗、商业等领域当中受到了十分广泛的应用，它主要具备以下功能：1）记录和整理数据；2）计算数据，针对普通的和复杂的数学运算分别借助简单公式、函数来完成；3）分析数据，EXCEL的应用能够通过数据的分析获取更多的信息；4）快速创建、制作商业图表等；5）VBA（Visual Basic for Applications）编程功能，作为Office套件当中的一种通用自动化编程语言，VBA编程的主要作用是对Microsoft Office应用程序的功能做出进一步的扩充。

1.2 EXCEL的VBA编程

VBA是在简便易用、功能强大的通用程序设计语言VB（Visual Basic）基础上发展而来的一个子集，它可以被广泛地应用到EXCEL、WORD和ACCESS等Microsoft软件当中。VBA继承了VB程序语言简捷的特点以及借助其事件实现驱动的编程机制，结合了Windows应用程序接口的函数支持以及动态链接库、对象链接和嵌入、开放式的数据库访问和动态数据的交换等一系列技术，在编制Windows环境下的应用软件系统时具有很高的效率，并且可确保编制系统的强大功能和丰富界面。VBA在保留了VB的语言结构、开发环境的基础上做出了进一步的优化，使得其成为了Office中各个应用程序的专用编程，不同于VB对Windows 95、NT桌面应用程序的直接运行，VBA项目只可由相应的Office应用程序调动。VBA同VB的差异性主要体现在：1）前者是实现EXCEL等已有应用程序的自动化而后者是对用作创建标准的应用程序的设计；2）前者需寄存在已有应用程序中而后者具备独立的开发环境；3）前者所开发的程序对其父应用程序具有很强的依赖性，而后者所开发的为可执行文件应用程序，因此用户可在不安装VB的条件下对VB所开发的应用程序进行运行。由此可见，VBA对Office应用程序具有极高的依附性，它在融汇了VB各个优点的基础上通过对Office应用程序中函数的充分运用来实现编程，促进了编程复杂性的减小、数据操作自动化的提高以及操作时间的缩短。

2 应用EXCEL编程对学生信息录入系统进行革新的必要性

目前的学校管理中所应用的学生信息录入系统主要有以下四种：

1）借助数据库编程来实现学生信息的录入。

2）借助复杂程度高且专业性强的VB、VC和BASIC等一系列语言编程来实现信息录入，这些基于UCDOS和DOS平台所开发的语言编程十分陈旧，在统计报表的设计、排版编辑、文字的修饰、图表功能、打印、文件较多情况下的文件管理等方方面面的灵活性都极低。

3）在EXCEL中直接录入学生信息，这一方法耗时耗力且数据很容易遭到破坏，在表格的某一行超出屏幕宽度的情况下还需对窗口进行左右移动，操作起来非常麻烦。

4）此外，还有一些学校利用EXCEL本身带有的记录单来完成信息的录入，该方法在单击记录单中的“上一条”和“下一条”按钮以及滚动条时仅使记录单中的内容出现相应的改变，而光标无法移动到数据表的指定位置上，在无法看到当前活动的单元格位置的条件下使得整个操作过程十分的盲目。同时在输入中对繁琐公式的频繁应用很容易使得录入出现错误，降低了信息录入的效率与准确性。

考虑到这些编程的缺陷，学生信息录入系统的革新显得尤为必要。利用EXCEL编程来革新学生信息录入系统在克服了这些系统编程的不足的同时，还具有两个非常突出的优势：一方面，仅需一个数据簿文件便能够将所有的数据信息、程序囊括在内，使整个EXCEL编程具有很高的简洁性；另一方面，EXCEL的普遍应用使得后续的非专业人员在借助EXCEL进行数据录入时无需对数据的格式进行转换，并且也不需对系统做出转换，操作起来十分方便；除此之外，EXCEL编程表单中每个按钮的应用情况同具有数据库支持的系统按钮应用情况相当，相比较于EXCEL当中直接录入信息，EXCEL编程革新下的学生信息录入系统的功能更强且可靠性也更高。

3 EXCEL编程设计学生信息录入系统的思路及目标

3.1 设计的思路

首先，通过EXCEL当中的强大的排版编辑、数据处理等作用与其内嵌的VBA编程的功能的有机融合来实现两者优点的共同发挥；其次，充分借助EXCEL中一个数据薄能够囊括不同数据表的优势来进行信息录入，先把学生的信息存放于数据表当中并制作一个统计报表空表，而后再将需要录入的学生姓名、性别、年龄、学号等信息按一定的顺序录入到报表当中，根据报表要求进行统计程序的编写，这就使得程序在内嵌于EXCEL中的同时确保了学生信息、系统界面与报表均位于同个文件当中；最后，系统在录入时可从信息数据表当中进行数据的读取与录入，在录入完成后还可以根据需要对报表做出进一步的美化与优化。

3.2 设计的目标

基于EXCEL编程革新下的学生信息录入系统主要需完成学生姓名、性别、民族、年龄、学号、家庭地址等信息项目的录入，实际使用时可根据具体需要做出增删，该系统具有如下优点：

1）效率更高。由于该系统当中的程序更短，因此运行起来更加快速；一个年级的学生信息仅需一个文件使得文件的管理更加便捷；不需修改程序便可对不同年级的学生的各项信息做出处理；程序可自动完成一部分排版编辑工作，使得信息录入进一步简化。

2）灵活性强。实际操作中按照制作统计表空表、依照统计表进行程序设计、对统计报表做出深入优化的流程展开，程序设计与报表优化更为灵活；在录入项目需要进行增加或删除的情况下程序的修改十分容易；能够根据录入信息进一步展开图表的分析等工作。

3）范围更广。由于EXCEL的表格编排方法被大多数人所熟知且该系统本身具有操作简单的显著优势，因此一些不懂编程的人员也可以根据所设计的方法、步骤来依次输入代码并完成学生信息的录入；对于一些具备编程经验的人员而言在修改程序方面的操作更为简便；除此之外，该编程方法也能给学生信息录入以外的录入、统计等工作的进行提供很好的借鉴作用。

4 基于EXCEL编程的学生信息录入系统的设计过程

借助EXCEL的内嵌VBA编程制作出一个与EXCEL数据记录单类似的表单，将学生信息录入到该表单当中，而后由编程将录入数据送至数据表当中，同时也可在表单中进行“上一条”、“下一条”、“第一条”、“最后一条”以及滚动条等各种按钮的设计，利用按钮定位到数据表当中的任何一项记录来使该记录的数据在表单中显示，实现查询、更正或清除等目的。

4.1 表头的制作

把需要录入的学生的姓名、民族、性别、籍贯等信息项目输入至第3行单元格当中。

4.2 界面及按钮的制作

首先于EXCEL当中新建一个数据簿并单击其sheet1数据表当中“工具”菜单，而后选择“选项”这一菜单，并于其“视图”菜单中去掉窗口选项的“网格”功能。于sheet1数据表的适当位置进行录入系统标题的输入，例如：××学校2015届新生信息。按照需求插入commandbuttonl、commandbuttonl2、commandbuttonl3等命令按钮，将按钮的名称分别改成“班级设置”、“学生信息录入”、“数据保护”等并于右半边输入系统的相关使用说明。

4.3 使用说明的设计

首先，将“学生基本信息录入”数据簿打开；其次，需启用宏，在打开数据簿后出现“启用宏”的情况下可直接单击，若无，则依次单击“工具”-“选项”-“安全性”-“宏安全性”并把宏的安全性调整到“中”级别，而后保存、退出数据簿，再次打开数据库便可出现“启用宏”按钮；再次，在对“学生信息录入”按钮进行单击后于弹出的表单中录入相关信息即可；最后，各个学校可视实际需要对系统中的项目做出增删。

4.4 表单的设计

于sheet1数据表当中单击鼠标右键并选择“查看代码”菜单，在进入到EXCEL的内嵌VBA编程的环境当中之后依次选择“插入”命令、“用户窗体”命令，以生成userform1这一窗体，并于其属性窗口中进行caption值的修改，将其名称改成“学生信息录入”。完成这一步骤后，在“学生信息录入”窗体当中利用工具窗里的工具完成文字框、标签、命令及选择按钮等的制作，借助标签工具制作分别对应报名号、姓名、学号、性别等的label1、label2、label3、label4等；借助文字框工具制作用来进行学号、报名号、家庭住址、籍贯等学生信息录入的textbox1、textbox2、textbox3、textbox4等。

4.5 代码的设计

在EXCEL中利用其内嵌VBA编程制作出具有以下功能的代码：打开表格后会自动执行进入窗体并赋予表单初始值的代码；单击“上一条”、“下一条”、“第一条”、“最后一条”按钮时的执行代码；在单击“追加”按钮之后的执行代码；清除资料以及退出的代码；按报名号查询学生信息、按姓名查询学生信息的代码；将表单中录入的信息快速送至指定的数据表位置中的代码等。受篇幅限制，本文不再对这些代码一一列举。

5 总结

综上所述，利用EXCEL编程革新学生信息录入系统中结合了EXCEL自身的数据处理优势和VBA编程的功能，在弥补了基于VB、VC、BASIC等编程的不足的同时也突破了EXCEL半自动化手工操作的不便，实现了学生信息录入工作的信息化与自动化，促进了信息录入质量和效率的全面提升。实践证明该系统具有很强的便利性，在学生信息录入工作中值得推广。

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