电子文档保护的问题与对策

李丽丽

摘 要： 本文以电子文档的管理为研究对象，在分析电子文档特点的基础上，从电子文档安全管理的认识层面探讨电子文档的安全管理措施。

关键词： 电子文档 安全管理 保护与修复

计算机和互联网是信息社会的主要标志，也是促成当代社会巨大变化的主要推动力。随着计算机网络技术的飞速发展，办公无纸化已经成为各个部门办公现代化的主要特征，并且在不断发展和普及。面对信息化快速推进和安全环境日趋严峻的新形势，如何在确保工作快速、顺畅运作的情况下，提高对电子文档的保护能力，仍是一个亟待解决和完善的问题。本文以电子文档的管理为研究对象，在分析电子文档的特点的基础上，从电子文档安全管理的认识层面探讨电子文档的安全管理措施。

一、电子文档的特点

电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表和电子图纸等。电子文档区别于印刷品文档主要有以下四个特点：容易修改、容易删除、容易复制、容易损坏。

1.容易修改。这是电子文档区别于传统的印刷文档的一个重要区别，印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好就难于修改，这个特点在某些时候是优的，比如人们经常说的“白纸黑字”就非常能够体现这个特点；但是它的优点也正好是它的缺点，人们在处理很多文字和图形图像信息的时候，经常需要对处理的内容进行修改，以满足不同需要，这个时候电子文档就表现出了它的优点。正是由于电子文档容易修改的特点，如果不能很好地保护，就可能受到非法修改，不管这种修改是有意还是无意的，都会给文档所有者带来一定程度的损失。

2.容易删除。对传统的文档进行删除基本上是不大现实的，只可能对信息的载体印刷品进行毁坏，由于印刷品一般都通过档案室和文件柜等工具进行保护，相对来说不容易被一般的人接触，所以也就不容易被破坏，有较好的安全性。但是对于电子文档，其删除非常方便，只需要修改文件的操作权限（这个权限往往可以通过合法的和不合法的手段来获得），然后点击鼠标或者通过键盘删除文件都非常容易，一般情况下，事后也没有任何证据可以说明文件丢失的时间和原因。正是这样的特点，如果被别人利用了这个特点，进行恶意破坏，则可能会给电子文档的所有者造成无可挽回的损失。

3.容易复制。传统方式的文档进行复制往往需要一些辅助材料和机器，如复印纸、复印机等相关材料。容易复制是电子文档的一个优点，同时是一个缺点，优点是通过复制，人们可以非常方便地进行信息共享。但是，当文件是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看到，这个时候如果被别人复制了，造成个人隐私暴露或者商业泄密，则是文档所有者所不愿意看到的，这里需要解决的就是对文件的保密工作。

4.容易损坏。文件损坏的方式主要有硬件损坏、人为破坏（有意或者无意）、病毒破坏及人力无法抗拒的因素（火灾，地震等），就文件损坏原因的调查中，人为破坏占80%，其余的20%文件损坏是因为其他各种因素，对于人为破坏，我们必须采取积极措施加以防范，不然很可能会因此而造成巨大损失；对人为破坏以外的情况，一个比较有效的措施就是做好备份。

二、电子文档管理的现状

电子文档形式多样、容量大、体积小，不仅有便于信息共享和易于复制的优点，而且可以通过计算机网络进行远距离传输。与纸质文件相比，电子文档有许多新特点，主要包括信息的非人工识读性、对计算机系统的依赖性、信息与特定载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易变性、多种信息媒体的集成性及信息的可操作性，等等。

近年来，电子文档呈几何倍数增长，各种信息资源数量剧增。由于档案信息化建设步伐滞后，加之电子文档存在内容的易修改性、对外部环境和硬件条件的高度依赖性等自身局限，以及对电子文档管理缺乏规范性，主要是没有明确的归档方式、归档范围、归档制度和归档时间等，致使当前电子文档管理面临的问题日益突出。其管理比较混乱，给电子文档的保存和查找带来一定困难，也增加了电子文档规范化管理的紧迫性和复杂性。妥善解决电子文档保存的真实性问题、电子文档管理的规范性问题、电子文档管理的安全性问题和电子文档利用的开放性问题是电子文档管理的当务之急。

三、电子文档的保护方法

电子文档具有迥异于传统文件的种种特点，传统的文件管理模式并不适合电子文档，如果还是采用传统文件管理的体制、标准和人员配备去管理电子文档，则无异于削足适履。

归档的电子文件是采用脱机的方式保存的，在实际应用中很多电子文件的保存方式还是使用软磁盘进行。和磁盘相比较，光盘是一种新型保存载体，它的抗干扰能力很好，而且结构相对稳定，可以保证电子文档长期的安全保存。所以，建议企业的档案部门将归档的电子文件使用光盘刻录以将电子文件存储到光盘上。但就现在的实际情况看，光盘刻录还不能完全普及，这样就要把软磁盘和光盘的保护看成是目前电子文件载体保护的重点，从而采取一些保护措施。

1.软磁盘的保护。第一，确定一致的软磁盘规格，一般保存都使用3.5寸高密盘；第二，保证软磁盘质量。软磁盘质量优劣对磁盘内保存信息的时间长短有直接影响，软磁盘质量好，保证保管环境，能够保证存储信息保存十年左右。软磁盘质量不好，一般一年不到就不能读出数据了。现在市场上有很多质量低劣的软磁盘，所以在采购的时候一定要确定软磁盘的质量；第三，要控制保管条件。软磁盘的存放条件要求很高，要没有强烈的干扰磁场，没有震动，没有灰尘和复试气体，另外要保证在湿度和温度适中的环境下保存；第四，提高对病毒的防范意识。提升各个部门对电脑病毒的防范意识，定时检测，保证计算机内部的电子文件的存储磁盘不携带病毒，平时将磁盘设置在保护状态；第五，加强加密盘的管理。一些电子文件在存盘的时候进行加密或者是文件名称隐含设置，这样一旦遗忘密码或者名称就不易打开文件。所以需要先把这类文件解密，显现文件名之后再归档处理；第六，如果条件允许，则最好将存储电子文件的软磁盘转换成光盘，以便长时间保存。

2.光盘的保护。第一，使用和排放保持规范。光盘尽量在盒中直立排放，不要一起堆叠，避免其卷翘，在使用的时候要尽量避免摩擦出现划痕；第二，保持适当的湿度和温度。高温情况下，光盘容易氧化，出现变形或老化现象，湿度过高光盘片基霉变，所以要采取适宜的湿度和温度保存光盘；第三，尽量避光。光盘外部的塑料材质对紫外线特别敏感，过度直射的阳光会使光盘老化。所以，要加强光盘的避光存放。光盘和磁盘想要延长其电子文件的保存时间，最好办法就是定期复制，磁盘两年一复制，光盘五年一转储，并且编制同样的载体编号继续保存。

参考文献：

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