提升事业单位档案信息化管理建设的方法研究

付巍

摘 要： 在信息迅速发展的时代，不管是个人还是集体、组织，每天都通过网络等手段获取大量外界消息，尤其大型企业和事业组织单位每天都面对着各种各样复杂的资料和消息，要处理各种各样的问题，要想高效利用这些资料，不得不加强对这些资料的管理，应用先进的现代科学技术，整齐有序地整理和规划这些包含大量重要消息和资料的档案文件，使相关工作人员及时迅速地获取和处理这些信息，解决相应问题，这是使事业单位有效运行、高效完成工作和任务的重要途径和保障。

关键词： 事业单位 档案 信息化管理 方法策略

古往今来，很多重要资料都是通过文件档案记录和整理的，如历史文献的记载、办公文件等，之所以选择文档，是因为这样比较方便查阅，便于管理。当然，随着时代的发展，文章的载体已经悄悄发生了变化，由古代的纸变为了现代的新网络，以前把相关信息都记录在纸质文件上，而现在则不同，科技在不断发展，人们收集和整理信息的方式和途径逐渐多元化。但有一点不变的是，对这些文档的整理工作相当重要，因为对这些文档进行管理是否节省成本和原料，是否科学合理，将极大地影响工作效率，影响人们对其进行使用的便利性。

一、当前我国文档管理工作存在哪些问题

经过长时间发展，我国在事业单位文档管理工作方面已经积累了一定的经验，但是纵观整体，依然存在一些问题。

1.专业从事工作的人员不足。

在这一工作中，很少有人有丰富的经验和专业的管理知识，单位很少对工作人员进行专业培训，导致工作人员整体素质比较低下，达不到工作规定的要求，工作时不懂得如何科学合理地对文档进行整理和分类。另外，进行文档整理时，工作人员没有专业知识，容易发生无意间损坏文档的事情，如较陈旧的纸质档案一不注意就容易破损，而保存在电脑上的文档则可能由于工作人员不当操作而消失或者缺少。

2.高层工作人员没有意识到文档管理工作的重要性。

很多高层工作者并未把这一工作放在心上，认为这一工作的处理无关轻重，因此派一些没有学习过专业管理知识也没有经过培训的员工进行这一项工作，其结果就是文档管理不合理，查阅不便，大大影响其他工作进行，降低单位的整体工作效率。很多领导往往忽略这一问题，没有清醒地认识到做好文件档案的管理工作是做好其他工作的基础。

3.对文档的管理不科学不合理。

很多单位对文档的管理固守传统，没有跟上时代的步伐，没有借鉴现代科学合理的方法，也没有借助高超的科学技术，使文档便于管理，便于查阅。如传统纸质档案会因为各种意外而损坏，导致一些信息丢失，因此相关工作人员应该借助电脑等工具和互联网技术对相关档案进行存档，防止其意外丢失，同时要进行整理和排序。

二、实现信息化的重要性

1.有助于提高工作效率。

实现信息化将更有利于管理工作进行，使工作人员对文档的管理更便利、更省力[1]。

2.便于查阅。

将文档进行整理、划分后，实现资料信息化，便于阅读者快速操作，进行查阅[2]。

3.有利于保障文档的安全。

对文档进行信息化处理之后，能有效防止相关文件丢失和损坏，有的记录在纸上的文档会因为潮湿等原因出现字迹模糊不清等问题，或者由于虫咬出现破损现象，甚至出现缺页情况，导致信息不全情况。如果借助网络对这些档案加以处理和保存，就能有效避免不理想情况产生。

4.有利于为人民带来利益。

对文档进行合理管理后，将大大提高事业单位的工作效率，为人民群众创造更多利益[3]。

三、如何实现信息化

1.加强信息化管理宣传，使工作人员认识到其重要性。

要想实现信息化这一目标，首先必须做到的是认识到这一工作的重要性，工作人员应当了解文档管理工作的作用和影响，以及做好后的积极结果和做不好的严重后果，只有清醒地意识到这些，才能真正认真地对待这些工作。提高重视意识，必不可少的就是宣传，这也是最有效的方法，在单位加强宣传，让上至上层领导下至基层员工都能理解文档管理的重要性，那么大家自然就会努力做好这项工作，大大提高单位资料的管理效率，有利于创造更多利益。

2.科学合理管理文档。

工作人员应当及时更新知识，充分利用现代化科技手段完成文档整理和保存工作。首先必须对各种资料进行合理归类，然后仔细检查这些文档是否有缺损，是否需要补全资料，最后将文档进行有序整理，使其便于查阅。总之，工作人员要仔细认真对待工作内容，规范化地操作，使工作有条理地完成，这样能避免一些不恰当的操作失误带来的文件破坏或者丢失。另外，工作人员的规范操作有利于提高单位工作效率，为其他人员工作减轻负担，带来轻松。

3.加强对人才的培养。

毫无疑问，要想很好地完成这一工作，需要具有更高素质、更强能力的人执行。因此，事业单位应当招聘具有专业知识的人员进行操作，但是，由于精通档案管理的人才比较缺乏，而且学习了专业知识的人有理论，但不一定有实践经验，因此，单位应当定期对相关工作人员进行培训，既能不断为其补充专业知识，有利于总结更多经验，又有利于他们及时更新知识，跟上时代步伐，更好地利用现代信息技术完成工作，优化工作方法，提高工作效率，保证工作质量。

4.加大资金投入，创造良好的工作环境。

要想做好这一工作，硬件设备和外在条件也很重要，如优良的硬件设备便于工作人员更轻松、更精准地操作，舒适的工作环境有利于工作人员身心愉悦，从而提高工作效率，因此，单位应当加大资金投入，为管理工作人员配备良好性能的设备及空调等其他硬件设施，将更有利于工作高效进行和目标实现。

四、总结

随着时代发展，我们需要对信息进行收集和整理，其中一个很重要的工作就是档案管理。然而，在这个信息量巨大且复杂的社会和时代，这一工作变得困难，因此要加强信息化管理，将对单位发展和社会进步创造巨大推动力。

参考文献：

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，16：128-129.

[2]李剑峰.事业单位档案信息化管理建设的方法分析[J].赤子（上中旬），2014，15：244.

[3]李咏梅.事业单位档案管理信息化建设的策略分析[J].黑龙江史志，2015，13：163.