基于Excel函数在高职院校学生成绩管理的应用

张茜

摘 要： Excel是一个电子图表数据处理类软件，主要用于数据的统计和复杂的数据计算。Excel在高职院校教学管理工作中的作用非常重要，学生成绩管理工作中的数据录入、分析统计、计算等很多工作，可以通过应用Excel的函数公式实现。

关键词： Excel高职院校 成绩管理 分析统计

目前国家大力发展高职教育，高职院校学生的数量较以前已增加了很多，因此教学管理工作量远远大于从前，如果不能有效地使用现代技术，那么教学管理工作的开展就会变得十分困难。学生成绩管理是教学管理工作的重点，也是教师经常要进行的工作，如果手工计算，则不但效率低，工作量还大，由于每学期每门课程都要重复做这项工作，因此容易造成统计错误。

Excel强大的数据处理能力完全可以胜任成绩分析统计工作，且其丰富的图表功能还能使统计数据更加直观[1]。借助Excel的模板保护功能，可以使设计好的成绩统计功能重复应用于每门课程，这不仅大大减少了教师工作量，而且避免了错误统计数据的产生。下面就如何使用Excel制作成绩分析统计模板[2]进行介绍。

1.输入学生成绩构建工作簿

在工作簿中设计两个工作表，第一个工作表命名为“高职某班XX课成绩表”，包含该班111名学生的姓名、学号、平时成绩、考试成绩、实践和总评成绩几项内容，其中总评成绩=平时成绩+40%考试成绩+10%实践。

此项录入成绩工作量较大，为了减少数据录入的人为错误，还须对成绩录入区数据有效性进行设置，当录入错误及时提示[3]。基本结构如图1所示，后续分析统计时可以利用函数直接调用工作表名称，且该工作表的A至F列也是在数据修改的区域。

第二个工作表命名为“高职某班XX课成绩分析统计”，统计班级总人数、缺考、及格人数、及格率、最高成绩、最低成绩和平均成绩的情况，还会生成数据图表。该工作表是模板保护的区域。

2.成绩分析统计

2.1总评成绩计算

根据总评成绩的构成，可在总评成绩单元格中输入公式直接计算，如谭诗姚的总评成绩可在图1中F2单元格中输入函数公式“=IF（D2="*"，"缺考"，ROUND（（C2+0.4*D2+0.1*E2），0））”后回车。鼠标定位到F2单元格右下角，待光标呈实心黑十字时，按鼠标左键向下拖动填充其他需总评成绩计算单元格即可。

为了突出显示不及格的总评成绩，需将不及格的总评成绩显示为红色，具体步骤是：（1）选中“高职某班XX课成绩表”工作表F列；（2）单击菜单栏上的“开始”，找到“条件格式”快捷图标单击；（3）在下拉菜单中选中“突出显示单元格规则小于”图标，然后在出现对话框输入60并设置“文本红色”，单击“确认”按钮。

2.2班级总人数、缺考、及格人数、最高（低）成绩和平均成绩

计算班级总人数时，在图2中B2单元格输入“=COUNT（高职2013级某班XX课成绩表！F：F）”；而缺考人数在对应的单元格输入“=COUNTIF（高职2013级某班XX课成绩表！F：F，"缺考"）”；同样的计算及格人数时在单元格输入“=COUNTIF（高职2013级某班XX课成绩表！F：F，">=60"）”即可。

计算最高成绩时，在单元格中输入公式：=MAX（高职2013级某班XX课成绩表！F：F）&"分"；最低成绩将MAX改为MIN。平均成绩的计算需要使用AVERAGE函数，在图2中B6单元格输入“=ROUND（AVERAGE（高职2013级某班XX课成绩表！F：F），1）&"分"”，其中ROUND函数作用是对数值四舍五入保留有效位数。

2.3各分数段人数及比例确定

根据学生的总评成绩划分为5个分数段，“90分以上”、“80～89分”、“70～79分”、“60～69分”和“60分以下”，分别对应的分段点是99、89、79、69和59，使用FREQUENCY函数[1]进行分数段人数确定。在图2中选定E2：E6单元格，输入公式“=FREQUENCY（高职2013级某班XX课成绩表！F：F，G2：G6）”，然后按Ctrl+Shift+Enter，填充E2：E6单元格区域，所得结果即为各分数段人数。

各分数段人数比例的计算，使用刚得到各分数段人数与总人数进行比较，如“90分以上”的人数比例值在F2单元格中输入“=ROUND（E2/$B$1，3）”后回车。再将鼠标定位到F2单元格右下角，待光标呈实心黑十字时，按鼠标左键向下拖动填充其他需人数比例计算单元格即可。最后选定单元格F2：F6，将其设置为百分比显示。

2.4生成成绩分析三维饼图和柱状图

计算完各分数段占总人数的比例后，可以通过插入图表的方式，绘制出成绩分布的三维饼图（如图3）和柱状图（如图4），使成绩的分布更直观地显示出来，便于授课老师分析学生的知识掌握情况。

3.成绩分析模板的保护和使用

为了让成绩分析统计的数据只能自动生成，不能因人为而改动，就必须将“高职某班XX课成绩分析统计”工作表保护起来，具体步骤：（1）选中“高职某班XX课成绩分析统计”工作表；（2）单击菜单栏上的“审阅”，找到“保护工作表”快捷图标；（3）在出现的对话窗口中选中要保护的选项，然后输入保护密码，单击“确认”按钮。通过这些设置，只有知道保护密码才能对这些单元格进行修改，从而确保统计数据的安全和准确性。

需要使用成绩分析模板时，只需修改第一个工作表“高职某班XX课成绩表”中A到F列的数据即可，Excel就会自动生成出“高职某班XX课成绩分析统计”表中的成绩分析统计数据、三维饼图和柱状图。

4.结语

该成绩分析统计模板已经在很多教师中进行了推广，完成了大量课程成绩统计工作，取得了较好效果。熟练掌握Excel模板，不仅提高了教师成绩分析统计工作的效率，减少了统计数据的错误，而且图形显示使统计的结果更加直观，从而实现了使用专业软件管理和数据处理，增强了应对现代技术高速发展的能力。

参考文献：

[1]谢启祥.中文版Excel 2007电子表格实用教程[M].北京：清华大学出版社，2010.

[2]ExcelHome.Excel实战技巧精粹[M].北京：人民邮电出版社，2007.

[3]张艳.Excel在成绩统计中的应用[J].科技资讯，2010（5）232-233.