ERP系统在企业财务管理中的运用及思考

□ 河南焦作 徐晓方 陈利斐

ERP（ Enterprise Resource Planning，企业资源计划）一词是由美国加纳特咨询顾问与研究机构（Gartner Group.Inc，GGI）于20世纪90年代初提出来的，并经过SAP的 “管理+IT ”的进一步诠释之后，成为现在通常意义上的ERP软件。所谓ERP，就是通过信息技术等手段，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的官僚制约，使得各业务流程无缝平滑地衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度，提高企业的盈利能力，降低交易成本。

一、ERP系统的构成和基本功能

在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，随着企业对人力资源管理重视的加强，人力资源管理也成了ERP系统的一个重要组成部分。

ERP系统整合了一个企业中所有计划、操作、库存于一体，以财务模块来监控和支持整个系统的顺利运转。那么ERP系统中的财务管理模块不仅要涵盖财务会计系统、资产管理系统和财务控制系统的功能和作用，又合理、有效、节约地筹集与使用财力资源，对企业资源运动以价值形式进行控制，如实核算报告财务状况和生产经营成果，最大限度提高经济效益，促使企业价值最大化。而且财务管理模块需要和 ERP其他子系统紧密集成，通过销售、采购、生产、库存及其后勤系统、人力资源系统获得大量数据，进行相应的反映，同时它又为其他子系统提供财务与会计信息，以便进行相应的计划与控制。

财务管理模块涉及总账处理、应收应付款的管理、现金管理、金融投资管理、合并报表、基金管理。本系统以核算功能为基础，同时集成了资金的管理功能。在总账处理中，支持财务会计所要求的功能，设置会计科目，全面集成过账程序，编制各种格式的财务会计报表。应收账款模块中，通过联机进行自动的账务处理，支持账龄分析、提醒报告和自动催账等管理功能。应付账款模块中，根据订单、交货及发票的数据进行自动处理，支持账户分析、付款管理等管理功能。现金管理通过联系应收应付款信息，进行现金流动的预测和管理。金融投资支持对金融投资的计划、管理和分析。合并报表模块支持合并报表的编制。基金管理用于基金的预算、监控、审核，对基金的预算及其执行情况进行监督和控制。另外，财务系统具有多币种的处理能力，可由用户定义系统本位币，并可以用任何币种为单位进行统计分析。

二、实施 ERP对财务管理的作用和影响分析

ERP系统中的财务管理模块提供了企业严格财务制度，加强财务监控，提高财务管理水平的手段。它和以往的财务管理软件有很大的不同，它与整个企业的产供销密切结合。企业的任何经济活动都会实时记录，并在系统中反映出来，真正做到事前预算、事中控制、事后准确核算。ERP在会计领域的应用导致了传统会计作业中心发生了转移，即从以往对数字的计量与记录，转向对信息的加工、再加工、深加工。ERP系统利用它的集成优势，将当代财务管理的各种理论很好地付诸实施，比如生产成本控制、应收应付模块的使用，财务报表的分析等，现分述如下:

1.对总账的影响。总账模块是财务管理系统的集合地。在这里可以定义总分类账、明细分类账的架构，根据架构进行总账会计科目及明细账科目的设置。在总账模块中进行会计期间的划分，设定会计日历。日常的会计账务处理也是在总账模块中进行的。传统的会计账务结转是在会计期末进行的，但在ERP的财务管理系统中则是可以随时进行。通过一次性数据提交将生成的凭证及时过账到相关的明细分类账，并自动汇总至总分类账。总分类账和明细分类账同步过账，确保了总分类账和明细分类账之间的平衡，简化了总分类账和明细分类账的对账过程。

2.对成本控制的影响。成本核算是财务管理工作中的重中之重，过去手工做账时主要靠月末财务成本分析，因为成本核算只有在月末结账时才能计算出来，财务只有按照“月初在产品成本＋本月生产费用－月末在产品成本”来计算产品金额，并据此做账。这样的成本数据难以支持企业业务的正确决策。ERP实施后，从操作环节模拟手工记账开始到步入管理环节，信息管理系统应用的深度和广度都得到了前所未有的拓展，产生了质的飞跃。管理人员能及时精确地对生产流程各环节的几千个参数进行差异分析，通过对正差异的巩固、负差异的消除，不断优化成本，大大提高了成本的控制力度，不但能了解销售、采购、生产的全过程，而且伴随着每一步财务上都有相应的反映和监控，可以及时把出库的材料计入在产品，同时也可以及时准确计算出该产品的成本。

3.对往来账管理的影响。ERP系统在往来款的管理中，主要作用是对往来款业务的核销和账龄分析，明确划分对客户的应收账款、预收账款管理；针对供应商的预付账款、应付账款管理；还有针对个人的其他应收账款管理，加强了对客户和供应商等非财务因素的信息管理，体现了对流动资产管理意识的增强。在此，重点介绍应收账款、应付账款模块的使用，这两大模块完全面向业务流程，通过控制科目的设置高度集成供应链管理系统，可以处理多币种、多税率、多种款项支付方式的业务。

在销售过程中，当每一笔销售订单生成后，都会在应收账款模块中记录销售订单的数据，根据每笔销售订单可以单独开具系统销售发票，即时生成相应的应收账款和销售收入的会计凭证。每次商品出库的操作，系统会根据库存批次价格按照设定的成本计价方法自动结转销售成本并减少库存数据。收款是针对每一个客户的每一笔订单进行的，保证了可以按照订单检索客户的应收账款状况，也为企业的客户关系管理提供了基础数据。信用额度和信用账期的控制是应收账款管理的重要环节。在财务管理系统中，如果客户的应收账款超过了系统设定的信用额度，系统就会自动将销售订单冻结，需要相关权限的人员审批后方可解冻；对于超过信用期的客户订单，系统会提示超期订单信息，保证了信控人员可以实时控制应收账款，减少了企业的风险。

在采购过程中，当一笔采购订单输入后，应付账款模块会即时加载采购订单数据供相关人员查询。通过操作收货业务过程，系统自动增加库存数据并生成相应的库存商品、商品采购或应付账款等会计凭证。系统提供批次控制功能，采用批次控制，可以使每笔采购都有独立的批次，从而保证了在成本控制中可追溯成本发生的源头。通过应收账款、应付账款模块与业务的集成，保证了供应链是在一种闭环状态下运行的，并且每个部分都会将数据链接至财务管理系统，从而加强了企业对供应链流程的管理。

4.对财务报表编制的影响。在财务报表编制方面，ERP系统的实施使得其更加快捷，做到了实时监控，准确及快速地进行核算。过去每月末结账时需花大量的人力、时间，加班加点，才能得到的报表，而今每个核算单位可根据需要随时统计出某一时刻的报表，并且有多种核算方式，可根据业务，按单个产品进行核算或按项目、部门核算。这大大提高了各部门的工作效率，为企业管理者更好地做出决策提供了及时可靠的财务信息。

此外，ERP系统也能够在固定资产与采购、库存、总账等模块相互传递有关资产和设备库存的信息，保证在系统中维护准确的资产数据，利用ERP系统中总账和预算模块，可以做到在公司级和部门级的预算和预测，并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成。它实现了很好的集成性和层次丰富的功能，特别是财务信息系统，已经涵盖了企业会计和财务管理的主要职能。

三、ERP系统在企业实施过程中的问题及解决办法

企业为赢得市场竞争中生存和发展的优势，必须借助于各种方法和工具来提高管理水平，以降低成本，提高劳动生产率。ERP系统的成功应用为企业带来了丰厚的回报。但是，ERP系统在企业实施过程却存在着各种问题，主要表现在几方面：投资出现盲目性、未意识到ERP系统的实施对企业原有管理体制的冲击、企业管理基础工作与ERP系统运行条件有较大差距等等。

为使ERP系统在企业的发展过程发挥最大的效用，企业必须重视ERP系统在实施过程中出现的纰漏，并努力做出改变。笔者认为，可以从以下几点着手：与客户关系管理的进一步整合；与电子商务、供应链SCM、协同商务的进一步整合；与产品数据管理PDM（Product Data Management）的整合；与制造执行系统MES（Manufacturing Executive System）的整合；与工作流管理系统的进一步整合。

在今天看来，以ERP为代表的信息化与其它信息技术相比更为艰辛和磨练意志。目前，良好的发展环境和空间、丰富的ERP成功经验，一定会造就ERP辉煌的明天。然而，我们也应该看到ERP环境下的财务管理信息系统发展到现在，仍然面临着很多问题。仍然还有许多企业实施不到位，不能充分利用其新的功能，这不仅需要ERP厂商的努力，需要各行业“领头羊”企业的引领，需要政府政策上面的扶持与支持，还需要媒体对ERP行业的正确的、客观的引导，逐渐打消制造行业对ERP管理及ERP系统软件认识和意识的偏差。让更多的企业从客观、正确的渠道了解ERP的管理理念。所以说，ERP环境下的财务管理信息系统的成功实施和功能应用需要更多人的参与。市场期待专业、务实、负责，并且长期专注于此的厂商脱颖而出，为更多用户分享经验，复制成功，带领行业迈向新的辉煌。