浅论高校的档案管理工作

黄萍

【摘 要】档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案既是文献，也是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。档案管理工作的特点表现为资源积累过程的缓慢性、管理过程的阶段性、管理活动对档案形成者的依附性与相对封闭性。档案管理工作应当做到完整性、安全性、科学性、规范性、经济性、现代化等基本要求。

【关键词】特点    信息      要求      档案管理

档案管理的历史十分悠久，但在相当长一段历史时期内，档案管理工作都未发展成独立的管理系统。它与文书工作、图书工作之间没有严格的界限，其内容也十分简单，处于经验管理状态，这与当时档案数量少、种类单一、利用范围狭窄有关。到了现代以后，随着社会的发展，科技的进步，各种门类和载体形式的档案大量增长，社会对档案的需求日益提高，档案管理工作才得到较大发展，逐渐成为一种独立的、复杂的管理系统，并且逐步向现代化迈进。

一、档案管理的内容与特点

1.档案管理的内容

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。档案信息组织方法有分类法、主题法、索引法、文摘法、综述法等，是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。

档案管理工作是一种专门的管理活动，作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。

档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，对知识经济时代高校档案管理进行研究，以满足社会的需要。

2.档案管理工作的特点

档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作，主要表现在以下四个方面：

第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，它不可能像图书资料那样大量印刷出版并广泛流通。档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了它的利用率。

第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起的作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。

第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的做法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。

第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及国家的政治、军事、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后，才能有选择地向社会开放。而图书情报工作讲究时效性，图书资料传递速度越快，范围越广，其价值就越大。档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。标引法、文摘法、综述法等，是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。

二、档案管理的基本要求

尽管不同类型档案的管理有不同的方法，但基本要求是一致的，主要包括六个方面。（1）完整性要求。维护档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。（2）安全性要求。档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料难免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。（3）科学性要求。现代的档案管理工作，不再是对档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理，使档案管理工作向更高水平迈进。（4）规范性要求。规范性要求，也就是档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其他文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。（5）经济性要求。在档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益。无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。（6）现代化要求。手工操作方式至今仍在档案管理活动中占据主要地位，但档案管理现代化已成为一种发展趋势。将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高档案现代化管理水平。

三、档案管理的地位和作用

档案管理工作在社会历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。1985年2月6日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知中指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”这是对档案工作的性质和地位的一种科学阐述。

档案是反映社会实践活动的原始的历史记录，是人类文明史的见证。档案的证据性强，在维护历史真实面貌方面具有特殊的功能。档案，只有通过档案工作才能得以保存和流传后世，才能起到维护历史真实面貌的作用。因此，做好档案工作是关系到维护民族的、国家的和党的历史的一项重要工作。

档案工作是国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作的发展受国家各项建设事业的制约和影响;同样，国家各项建设事业的发展也会受档案工作的影响。从档案工作与国家各项建设的关系来说，档案工作处于服务地位，是条件性的工作，即为国家的政治、经济、科学、文化活动提供必要的资料，创造必要的条件。但在一定情况下，档案工作也起决定性的作用，例如，揭露历史篡改者、处理民事和刑事案件、解决房地产和财务纠纷、历史研究中考证史实等等，往往由于档案部门提供一件或一组档案，成为解决问题的重要依据。这种事例是很多的。由于档案工作系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，因此，档案工作系统在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，具有重要作用。这是不可忽视的。总之，档案工作在社会实践中处于什么样地位，不是取决于人的主观愿望，而是取决于客观事实，任何贬低或抬高档案工作地位的做法都是错误的。

档案工作不仅对局部单位的工作和生产有意义，而且对整个社会有意义。归纳起来，档案工作的意义不外乎两个基本方面：一是当前的、现实的意义，二是长远的、历史的意义。任何社会形态的档案工作都有这两方面的意义。在剥削阶级占统治地位的社会中，剥削阶级从阶级私利出发，更多地关心档案工作为当前的、现实的政治和经济利益服务，但在客观上档案工作仍具有长远的、历史的意义，即为后世留下丰富的历史资料。在社会主义中国，就当前而论，档案工作为社会主义物质文明与精神文明建设服务;就长远而言，它为千秋万代积累文献，为延续和发展我国文明史做出贡献。

档案工作，首先要为当前的、现卖的各项社会实践活动服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。档案具有凭证和情报价值，能够满足人们的某种需要。但档案的价值是潜在的，不会自动实现，只有通过档案工作活动，把档案提供给人们使用，才能产生社会效益和经济效益。档案产生的效果，如在生产活动、科学研究、政治斗争、宣传教育、机关日常工作中所产生的效果，都是通过档案工作，使档案作用于社会实践而产生的效果。档案产生的效益包括三部分人的劳动成果：一是档案形成者，二是档案工作者，三是档案利用者。从档案的形成到管理，从管理到使用，从使用到产生效益，都凝结着上述三部分人的劳动。其中档案工作者的劳动是中介，没有档案工作者把档案传输给利用者使用，档案就不可能产生效益。档案工作的意义，归根结底就在于实现档案的价值。

【参考文献】

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