城市建设项目的档案管理措施

■曾云云 ■云南省保山市隆阳区住建局城建档案馆，云南 保山 678000

在这城市快速发展的时期，要想让城市建设的质量更加有保障就离不开城市建设项目档案馆，但是现阶段保山市隆阳区城市建设项目的档案管理工作却没有跟上城市发展的速度，这也就造成了城市建设项目的档案管理没有发挥出应有的作用，没有起到加快城市发展的效果。所以，在本文中笔者将主要围绕城市建设项目的档案管理工作展开叙述，以求能够给保山市隆阳区城市建设档案工作指出一个具有指导意义的方向。

1 加强城市建设项目档案管理的必要性

1．1 加强城市建设项目档案管理有助于社会发展

城市建设项目的档案管理工作作为城市建设项目的一个有力补充，在很大程度上就可以帮助城市建设的管理者和规划者理清城市建设的思路，帮助城市建设更好更快的发展，因此在现阶段加强城市建设项目的档案管理工作十分有助于社会的发展。不仅如此，加强城市建设项目的档案管理还有助于在工程项目出现问题之后查找问题的第一负责人，进而确保了工程建设不会出现问责不到位的现象。

1．2 加强城市项目建设档案管理有助于提高工程质量

加强城市项目建设档案管理还有助于提高工程的质量。保山市隆阳区为了加快城市化进程，近几年新开工建设了许多城市建设工程项目，从而或多或少的存在工程档案管理不到位、工程质量方面也存在一定的问题，长此以往下去极为容易导致事故的发生，进而影响到整个社会的稳定。而城市建设项目的档案管理工作凭借着对于工程项目的真实记录和规范整理，可以在很大程度上杜绝这一问题的出现，细致的工程施工记录可以在日后为工程问题的查找负责人提供第一手的资料，这样一来就在很大程度上提高了工程施工的质量，扼杀了施工人员的侥幸心理。

2 现阶段城市建设项目档案管理的状况

2．1 城市建设项目档案管理体系不够健全

近年来，随着保山市隆阳区的快速发展，城市建设的脚步也在不断加快当中，但是快速拓展的城市范围却没有相对应的城市建设项目档案管理来进行约束，这也就给保山市隆阳区的城市发展留下了隐患。而且，城市建设的很多工程项目存在着建设周期长、参建单位多、投资回报慢等特点，导致工程的相关负责人存在着赶工期、赶进度的施工现象。由于这种现象的存在，城市建设项目档案的相关管理工作也就没有得到重视，本应与城市建设同步发展的城市建设项目档案管理体系的发展也就远远落后于城市建设的发展速度了。

2．2 重视城市项目的工程进度，忽视了相对应的工程档案的收集

过多的重视城市项目的工程进度，忽视相对应的工程档案的收集则是现阶段城市建设档案管理工作另一个十分突出的问题。这一问题主要的影响因素有以下几个方面。首先是城市工程建设的管理者过分的追求城市建设的速度，认为相对应的工程档案的收集工作并没有太大的意义，从而导致了相对应工程档案收集工作的不完善。其次，现阶段的城市工程建设的档案收集工作缺乏明确的制度支持，相关的工作人员在进行城市建设工程档案收集工作的时候没有一定的行为准则，这样一来就极为容易造成工程档案信息收集的遗漏［1］。

2．3 相关城市建设项目责任人缺乏档案管理意识

城市建设项目的档案管理工作要想真正落实到实处，那么就离不开相关城市建设项目负责人的配合，但是保山市隆阳区的相关工程负责人却并没有这方面的意识，这也就使得相关档案管理工作在实际开展的过程中存在着许多的问题。例如，部分收集到的城市建设项目信息存在着虚假、不真实的现象，导致了城市建设项目后期所能发挥的作用十分有限。不仅如此，城市建设项目负责人档案管理意识的缺乏，使得很多工程现场并没有配备专业的项目档案信息管理人员，而这在一定程度上是与城市建设项目档案管理的要求是违背的。所以，要想提升我市现阶段城市建设项目的档案管理工作效率，就应该从提升相关工程负责人档案管理意识来入手。

2．4 缺乏一支专业的城市建设档案管理队伍

保山市隆阳区城建档案馆的人员编制较少，而在实际工作中能够专职从事城建档案工作的人员就更少，这就使得很多业务工作进度跟不上，甚至有些工程在签订了《报送建设工程档案责任书》后就再也没有业务上的联系，从而影响到了城市建设档案信息的收集工作。

3 现阶段城市建设项目档案管理工作的改进措施

3．1 编制完善城市建设项目档案管理制度

要想改进现阶段保山市隆阳区的城市建设项目档案管理的现状，那么从完善制度入手无疑是其中一项十分行之有效的措施。首先，要加强对于城市建设项目档案管理工作的组织和规划，并要能够做到针对不同的项目选择合适的档案管理人员，力争做到专业对口、业务对口，尽最大程度上提升相关档案管理工作的效率。其次则是应该加强对于城市建设项目档案管理工作的理论学习，在结合保山市隆阳区实际城市建设项目档案管理的情况下，制定一套完善的城市建设项目档案管理制度来维护相关的工作。

3．2 加强城市建设项目的档案同步工作

加强城市建设项目的档案同步工作则是未来一段时间内档案馆所要着重工作的内容，而要想加强城市建设项目的档案同步工作则可以从以下几个方面入手解决。首先应该制定一个较为条理的工作标准，让相关的档案工作人员能够在档案收集的工作中有一个可以依赖的工作标准，从而规范化整个档案收集的流程［2］。其次，城市建设工程项目的各参建单位档案人员要做好工程文件的平时积累、收集和管理工作，在工程验收前将工程档案向城建档案馆报送申验，使其在工程竣工验收后能够快速、顺利的完成工程档案立卷归档及移交工作。只有这样，才能够真正意义上加强城市建设项目的档案同步工作，进而提升档案馆的工作效率。

3．3 提升相关城市建设项目责任人的档案管理意识

除了以上几点之外，提升相关建设项目负责人的档案管理意识也是一个十分重要的方面，而要想提升建设项目责任人的档案管理意识应该从以下几个途经入手。首先是是可以在全市范围内组织主要的建筑工程责任人进行培训，使其意识到城市建设项目档案管理的重要性。其次，则是应该加大对于城市档案信息管理重要性的宣传，从工程建筑职业的入职教育就开始展开，从根基上打牢城市建设项目负责人的档案管理意识。

3．4 组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍

首先，应该从增加档案馆人员的编制上入手，使得相关的城市建设信息能够被及时、专业的处理。其次，则应该从城市建设信息的收集上入手。随着现阶段城市工程建设上马项目的增多，城市建设档案信息收集的工作量也在呈现不断增长的状态当中，而且城市工程建设项目增长的速度远远超出了相关工作人员数量的增长速度。因此，要想解决这个矛盾就要从其他方面入手，例如建设单位要在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的收集、管理及移交作明确要求，各参建单位要把档案工作管理职责责任到人，从根本上解决较为突出的问题。单纯的增加相关工作人员的数量并不能够解决问题，只有从实际应用出发，组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍，只有从解决问题出发，进行相对应的改善才能够真正意义上完成城市建设工程档案收集和整理的工作。

4 结语

城市建设项目的档案是城市建设项目活动中产生的图像一致、原始的具有保存价值的实际记录。然而，做好城市建设项目的档案管理工作不是几个人就可以轻松完成的，而是需要每个责任主体和相关人员的重视和努力。我们要制定相应的具体措施，基于相关的法律法规，加强城市建设项目的档案管理，从而使它进入良性循环的轨道。

［1］康素梅．加快高速公路档案的信息化建设［J］．档案天地，2011(09)．

［2］李卫莲．信息技术背景下档案管理的挑战与对策［J］．知识经济，2011(16)．

［3］邸玉．浅谈档案信息安全的有效管理机制［J］．民营科技，2011(08)．

［4］魏晓红，黄利芒．广深沿江高速公路深圳段竣工档案信息化管理［J］．公路与汽运，2011(04)．