如何做好高校毕业生档案管理

(潍坊学院 山东潍坊 261061）

一、高校毕业生档案管理存在的主要问题

连续多年来，高校一直在扩招和并校，高校的在校生也越来越多，记载高校毕业生档案管理也出现许多问题，主要表现在：

1.高校的大而快的发展，让高校的知名度得到了扩张式的传播，很多高校只重视改进学校的教学理念的前瞻性，却忽视对高校毕业生档案管理细则改进，出现了许多毕业生档案管理的问题。一是高校没有对现有档案管理人员没有进行新培训、业务知识和专业技能没有提高、毕业生档案的监管不到位，根本谈不上对毕业生档的规范化管理。二是，由于毕业生档案的管理领导和具体的工作人员对毕业生档案管理的不重视，致使对高校毕业生的档案的追踪管理没有到位，导致高校毕业生的招聘、定级、升职及工作调动等问题不能顺利进行。

2.高校毕业生档案管理中的先进技术应用落后，许多高校由于传统观念没有改变，还是按步就班的管理模式，乐于手工操作和纸质档案整理，配套的现代化的管理设备，没有深度开发，快速应用，直接跟本上现代毕业生档案的应用需求。

3.市场经济下社会对人才的需求，不同于计划经济时代，毕业生档案随着去报道的单位走，而是毕业生档案很多都是在人才市场代管或高校代管，以后再转到就业的单位。这种情形下，个人会对毕业后档案的处置比较随意或自带或暂放学校， 容易丢失， 成为“死档” ，直接影响着毕业生的户口落户、工作进步等问题的发生。

二、高校毕业生档案对毕业生的重要性

当前社会发展的现实情况是，表面看起来毕业生的就业岗位与档案的紧密关系有点弱化，毕业生个人觉的只要工作干好了，什么也都有了，不在乎档案是否存在，也就是只看眼前的利益，没有长远的打算。在现实生活中，由毕业生档案转化来的毕业生人事档案作用重大，应引起足够的重视，社会上考公务员、企事业单位招聘，都要对档案进行审查，并作为人才是否录用的重要依据。如果真忽视了毕业生档案的存在，将会对毕业生后来的发展造成很多的影响，影响到个人档案记录的工龄、工资、职称、级别、职务、留学、社会保障年限等重要原始依据的查阅。为避免毕业生以后工作中带来不必要的麻烦。高校毕业生档案管理必须规范化，为其后来的人事档案的完善打下一个坚实的基础。

三、做好高校毕业生档案管理工作的具体措施

1.强化宣传，加强领导，完善高校档案管理规范化。高校毕业生档案的管理工作，离不开高校领导的支持，高校领导要把毕业生档案和学校其它的重要工作一样，纳入学校目标管理的管理范围和考评范围，用实际性的档案管理方式，突出毕业生档案管理的重要性；高校要把那些政治上强、作风上好、业务上精的同志选调到毕业生档案管理岗位上；加强宣传，提高高校毕业生档案管理工作者的管理意识，增强责任心，不断提高档案管理人员的专业素质，掌握多学科多领域的技能与知识，把毕业生档案从细节上做好；健全制度，完善细则，分清职责，看抓好毕业生档案的建档质量，把毕业生档案管理工作真正做到规范化。

2.普及高校毕业生档案管理的先进技术，促进毕业生档案利用的快捷性，广大高校在校生的初期档案向信息化管理技术的转化，是高校毕业生档案管理的一块即繁锁又重要的基础性工作。随着高校档案管理设备的现代化，毕业生档案的载体也呈现多样化，诸如声像、图片、扫描文件等材料越来越多。高校档案管理工作者应当在规定的时限内，完成在校生档案的信息化处理，全面推进学生档案管理数字化模式的转变，实现高校毕业生档案的录入、统计 、查阅、交流、利用等统一工作开展，更好地为高校毕业生提供优质服务。

3.高校毕生生档案的严格管理，最终目的就是为毕业生毕业后档案的快速传递与利用，因此在高校毕业生流动的过程中，保全档案的传递，及时提供档案信息的到位，就显的非常重要。面对毕业生档案面广、时间紧等特点，做好毕业生的工作地点的定位工作，筛选合理化传递流程，以安全快速的方式，保证档案的完整性，及时将毕业生档案送达学生就业单位或相关人才服务机构，最大限度的防范毕业生档案的缺失。

4.加大毕业生档案的人事代理工作制度。随着市场就业机制的运行，毕业生择业时间、地点都短时间内不能确定。根据这种情况，政府人事部门所属的人才服务中心所开展的人事代理制度，就显得非常的重要，它是现代多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才管理改革新措施。应加大为广大毕业生提供人事档案管理、 职称评定、社会养老保险金收缴、学术交流、深造、调动、出国政审等全方位服务，让人事代理制度真正成为高校毕业生就业的最有力保障制度。

总之，做好高校毕业生档案的管理工作，对毕业生离校后的发展有着至关重要的作用，必须彻底解决当前高校毕业生档案管理中存在的一些主要问题，健全制度、完善领导管理机制、分清职责、规范管理细节流程、加快毕业生档案信息利用，发挥毕业生档案管理为毕业生全方位服务的作用，为高校毕业生的就业发展保驾护航。

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