大型企业推广实施智能文件交换与跟踪系统的探讨

丁琳伟

(中国石化集团公司办公厅，北京 100728)

目前，大型企业推广实施智能文件交换与跟踪系统是办公自动化发展的必然趋势，是对机要文件、信函处理的全新技术的运用，是对传统机要文件、信函管理的全面改革创新，也是实现机要文件、信函处理过程的安全保证，更是推动实现全面管理信息化的关键。中国石化集团公司利用2008年办公大楼搬迁时机，实施了智能文件交换与跟踪系统，该系统以全面的实用功能及良好的应用效果，大大提高了公文管理的安全性和工作效率。

1 传统管理方式存在的问题

该系统实施前，集团公司各类文件、信件的流转、分发主要采用手工登记方式进行，存在以下突出问题。

1.1 信息孤岛，没有共享

近十年来，随着办公自动化和网络化的不断深入，中央、国家机关和大型央企在文件流转中，先后采用了基于条形码、文件交换箱、数据库技术的计算机智能文件交换系统，特别是中办、国办联合发文也将条码技术应用在文件交换中，下发的文件都带有包含文件主要信息的条形码。在没有采用这一系统前，在文件交换中不能共享中办、国办及各部委、军队系统等文件的主要信息；另一方面，发出文件的主要信息与其他单位也不能共享，只能沿用手工登记的方式重复登记文件收发内容，形成文件流转的信息孤岛。

1.2 重复劳动，效率低下

此前，每天登记接收的各类文件、信件数量极大。这些文件主要在各级领导、业务部门之间流转传阅办理，每次交接过程都要在收发人员、文件管理人员以及领导秘书之间进行重复性的手工登记，而登记的内容又都是相同的内容，重复性的劳动造成大量人力和时间的浪费。

1.3 暗箱流转，没有跟踪

在文件流转过程中，若要查询文件所处位置，需要从文件流转源头一步一步询问当事人，存在文件流转过程的暗箱，无法实施实时监控和有效跟踪，无法进行有效管理，特别是对密级文件的传阅范围更是无法实时监控和有效跟踪，这对文件的安全和保密管理带来很大隐患。

1.4 难以规范，易出差错

人与人交接文件时，有时为加快流转过程，简化登记手续，极易出现差错，特别是错登了秘密文件后，需花费大量时间查找，而查找过程也是手工方式，极易造成泄密和文件丢失。

2 智能文件交换与跟踪系统的实用功能

2.1 信件管理方便快捷

一是信件录入功能，取消了手工登记本以及在计算机上对信件信息进行登记，而是利用条形码及数据库技术经扫描条码完成信息的登记，利用交换箱与条码技术完成登记分拣过程。二是信件查询功能，可在系统中查询已经登记了的信件信息，根据选择和输入的条件进行自动检索，查询到的信件信息为登记的信息以及信件在流转交换过程中由系统自动记录的交换记录。即系统不但可以查找到信件的基本信息，同时可以得知信件的具体去向。三是信件修改功能，对登记错误的信件或者特殊情况需要修改的信件，可以对其登记的信息设定修改信件权限，如可以设置为只有登记该信件的工作人员才可以修改信件。四是信件删除功能，系统中已经登记了的信件信息，为了保证数据的安全性，系统中所进行的删除操作不会真正删除录入的信件信息，只是标识信件为已删除的信件；五是大宗信件的处理功能，可以批量登记大批量固定范围的信件，包括内部发送的批量装封文件，以及收到的批量固定内部接收范围的文件。六是信件统计功能，根据用户选择的统计条件，统计系统中登记了的各类信件的数量，可以用来准确的统计一段时间内工作人员的工作量。七是发信统计功能，对发出的信件进行统计。八是清单打印功能，信件登记后完成分拣投箱工作，当分户单位人员取信或者收发室人员送信时，只需要工作人员刷卡，则对应的程序设置好的该工作人员负责的箱门自动打开，打印机自动打印出清单。九是清单修改功能，对系统中已经打印的清单进行修改，可以对某一张清单上的信件进行删除操作，或者追加一封新的信件到清单上，然后可以重新打印清单，清单号不变。从而解决了用户出现信件清单上某封信件分户单位拿走后出现问题的修正。十是清单查核功能，由收发室人员使用该功能对信件清单进行核销，系统打印的清单上包含清单编号、清单种类等信息的条形码，扫描条码选择执行核签操作即可；十一是特急信件处理功能，通过网络共享数据，各单位可在其子系统中实时监控到与其工作有关的特急信件，做特殊标示及声音处理。

2.2 收文管理准确高效

一是收文登记功能，可根据所有接收文件的种类进行分类登记，文件登记后可进行不同的文种处理流程，接收到的印有二维条码的文件，如外交部来文，可以通过扫描文件上的二维码直接录入文件的基本信息，系统自动记录文件登记人及文件登记时间等信息。二是文件办理单打印功能，根据文件的种类不同打印不同的文件处理单，包括文件传阅单，文件办理单等。三是领导批示及内部单位办理情况登记功能，在机要室文件管理系统中提供了领导批示及内部单位办理情况登记。四是文件查询功能，通过输入有效条件查询系统中登记的文件信息，可及时查看该文件流转及办理信息。五是文件统计功能，通过输入有效条件统计系统中登记的文件数量，并可打印统计报表。六是取件清单功能，用户取件后自动打印文件的取件清单，清单管理类似信件的清单管理。七是投件管理功能，在投件管理过程中，对用户的身份及文件条码的合法性进行识别，同时对用户进行不同的投取权限设定，投件过程中记录投件人信息。八是批量文件的登记分发管理功能，如国务院文件等具有固定范围的大批量文件接收，可在系统中调用固定的分发表一次实现所有文件登记，然后根据交换箱上提示的分发范围及分发数量投入文件即可完成文件的分发操作。九是电报管理功能，在系统中将电报作为一种特殊的文种处理，可提供原件和复印件的分别登记功能，流转过程与一般公文流转过程相同，贴条码经交换箱进行流转。

2.3 发文管理信息共享

一是发文登记，在机要室文件管理系统中提供发文基本信息登记功能，但一般文件的发文信息均由起草单位进行登记并共享给机要室发文管理系统。机要室可补充登记部分信息，发文登记也根据现有的文件种类进行划分，包括内部签报的处理。二是批抄，机要室可确定或修改文件的批抄范围，可调用常用的批抄模板进行参考。三是送印单打印，以集团公司名义发文由机要室打印送印单，送印单上可包含一个与文件信息唯一对应的二维条码，文件印制部门可通过此二维条码印制含有二维条码的文件，此条码可供相关的合办单位共享文件基本信息。四是文件分发，若文件上印制有文件条码，则用户在交换箱上扫描文件上的条码，系统自动调用文件的批抄范围，交换箱对应箱格挡板开启，同时提示用户根据提示投入文件后箱格挡板关闭，若没有印制条码则需要手动在系统中调出相关文件的信息然后进行投箱操作。五是文转信，部分发文是针对外部单位，则系统自动根据文件信息生成相应的发信信息，并打印信件的大标签，将大标签贴于信封后，装入相应文件等待发信。

2.4 文号管理统一规范

系统中文件的文号由机要室统一管理，文件在经机要室前的内部流转过程中以文件上所贴的条码号作为文件流转的唯一标示。文件经领导签批后在机要室确定最终文号，文号一般根据文件种类流水号自动生成，用户也可以修改。

3 智能文件交换与跟踪系统的现实作用

一是收信管理达到了全程监控。收发室接收信件后在机要管理子系统中登记新建信息或直接通过交换箱扫描条码投箱实现信件的等级分发。各内部单位可在其系统中监控到交换箱内文件、信件信息，内部各部门刷卡取件，信件信息进入公文管理系统。各部门在公文管理子系统中对信件进行二次分发登记。

二是发信管理实现了统一分发。发信过程由各部门在各子系统中登记基本信息。登记的信件粘贴由收发室统一制作的信件条码后送收发室投箱。外发信件待发送，内部交换信件进入收信单位公文管理子系统。

三是机要交换站文件收发管理达到了实物流与信息流的准确无误。机要交换站的信件取回后，扫描信件上的条码投箱完成信件登记、分发过程。送机要交换站的信件，由分户单位用户在公文管理子系统中进行登记，信件自动在收发室的机要信函系统中登记，同时在发信用户的收发管理系统中标示该信件已投入收发室机要交换站渠道代收箱中，即信件已发出。收发室工作人员将信件送往机要交换站前，开箱打印信件清单，清点信件数量是否与清单上一致。分户单位用户在其公文管理系统中登记信件时，需要登记其粘贴在信件上的条码编号，这样在收发室进行信件投递操作时，由于条码与信件唯一对应，投箱前扫描信件条码，确保了信件实物流与信息流的绝对对应，准确记录了信件是否发送。

四是机要局文件的收发管理达到了专项操控。由机要局接收的信件扫描条码后，投入分户单位信箱中完成信件登记分拣过程。送机要局的信件，用户需要在其公文管理子系统中登记信件信息，同时粘贴收发室发放的标准条码（条码中标示了发信分户单位信息），然后将信件送收发室扫描条码投入机要局的渠道代收信箱中，完成信件签收登记、分发过程。收发室工作人员送信前，系统自动打印送机要局的信件清单。

五是专送信件管理达到了信件直达。专送信件由发信用户在其公文管理子系统中登记信件的基本信息后送收发室，收发室工作人员扫描信件上的条码签收信件，打印清单直送。各专送渠道送达收发室的信件，如果有条码，则扫描条码进行投箱，如果没有条码在系统中对信件进行登记，然后投箱。

六是内部交换信件管理达到了签收的准确性、便携性。内部交换信件，根据其内部情况分为两种处理方式：一方面是在网络环境下，分户单位用户发信前在公文管理子系统中登记信件信息，粘贴条码。然后到收发室进行信件交换，扫描条码，则系统自动根据条码检索到该信件的登记信息，签收信件并提示用户投箱，用户根据系统提示投箱，投错报警。这种情况下，数据通过网络实现共享，实现网络信件签收，提高了准确性。另一方面是在非网络环境下，分户单位用户发信前在收发管理系统中登记信件信息，发信前系统打印清单，清单上有一个包含了所有发信信息的二维条码。在收发室进行信件交换前扫描清单上的二维码，然后根据系统提示进行投箱，系统根据二维码中的信息对信件进行签收登记。二维条码解决了没有网络情况下的信息携带问题。

4 实施智能文件交换与跟踪系统取得的成效

中国石化集团公司智能文件交换与跟踪系统自2008年9月正式运行以来，已近7年时间，经过不断完善，运行情况良好，取得了很好的成效。

一是实现了机要文件、信函收发过程中的自动信息采集、自动收发数据核对、差错提示和及时纠错功能、交接过程的电子化以及信息源、信息流向的电子化。二是实现了文件、信函基本信息、拟办协办等信息的电子化留存，并在相关单位之间实现数据共享，避免了相关信息的重复登记。三是利用智能交换箱、条形码技术实现了文件、信函的智能交换，提高了文件、信函交换的时效性和准确性。四是实现了对文件、信函交接的自动签收登记，从而提高了安全性和保密性。五是通过应用软件系统及智能文件、信函交换箱辅助工作人员进行公文处理，既提高了工作效率又减少了差错率。六是实现了各类文件、信函办理过程中的自动跟踪，方便对文件办理过程的督查催办。七是实现了对文件、信函办理情况以及领导批示情况的登记和查询。

总之，该系统运行7年来，集团公司利用智能文件交换与跟踪系统对机要文件、信函进行管理，并利用条形码信息对文件、信函进行登记，利用网络、身份识别等技术对所有相关工作人员及文件、信函的全过程信息追踪、交换及其收发过程中的自动信息采集、自动收发数据核对、错误提示和及时纠错、针对性信息跟踪追查等，较好地解决了目前机要文件、信函管理工作中存在的问题，特别是对文件、信函的管理从人人交换转变为人机交换，极大了提升了文件、信函的管理水平，通过内部网络实现了信息共享，彻底实现了机要文件、信函无纸无记录本登记，减少了人员的重复劳动，大大提高了工作效率，配备了智能文件交换箱，也大大改善了办公环境，促进了集团公司办公自动化的进一步发展。