黄壁庄水库综合档案的管理与提升

陈占辉

黄壁庄水库档案管理机构从1960年正式设置，至今共经历了2个阶段。第一阶段是1960～1971年，受文化大革命的影响，大量的档案没有收集上来，室藏资料较少。第二阶段是1971～1993年，该阶段涉及科技及工程方面的档案较多，而文书、会计档案等收集却受到严重影响，导致室藏种类单一。1994年成立了综合档案室，负责统一管理全处的科技、文书、会计、基建等档案，实现了档案的集中统一管理，使档案工作走上了正轨。

1. 综合档案室室藏特点

档案室室藏种类较多，主要包括文书、科技、会计、基建、声像、实物等6大门类；时间跨度大，室藏最早的文书档案是1958年的案卷，科技档案是1957年案卷；载体形式比较丰富，除了常规文书、底图档案外，逐渐丰富了实物档案和声像档案。

2. 档案管理中存在的问题

2.1 室藏结构存在不合理因素

虽然综合档案室室藏种类较多，载体形式逐渐丰富，但以纸质文件为主体的文书档案仍占较大比重，科技档案和专业档案所占比重较小，而视觉感强烈可直观反映记录内容的声像和实物档案则占比重更小。以综合档案为例(不包括除险加固工程类档案)，在7866卷档案中，文书档案4177卷，占53%，科技档案1207卷，占15%，声像实物档案共80卷，仅占1%。

2.2 档案管理人员的业务素质与新形势发展不相适应

一是档案专业与工程技术专业的知识对接不够理想。专职档案员不仅要掌握档案管理理论，还需要懂得一些工程技术方面的知识，以便在立卷归档环节能准确进行分类。而对于兼职档案员来说，除了熟知本部门归档资料外，还要具备一定的档案管理专业知识，以保证移交的档案质量。因此，如何达到专业的互补，是一个需要解决的问题。

二是对档案管理软件的应用技术掌握不够全面。档案管理软件检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大，而且一个很重要的作用就是优化工作流程，提高工作效率。目前的档案管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，现有的两台装有管理软件的计算机，基本上也只作为了档案的录入工具，而对软件的其他功能并没有进行充分的学习和利用。

2.3 档案收集不完整，立卷归档不及时

在档案收集过程中，个别部门存在上交时间滞后，归档内容不全等问题。有的档案室部门为了自身工作的需要，不愿意按照档案室规定的时间上交；还有部分技术人员出于对自身利益的需要，把一些技术含量较高的科技档案留在自己手中，影响了档案的正常归档；有的部门对于档案归档的范围认识不清，认为只有红头文件或单位签章的文件才需要归档，对于本部门业务工作成果、协议、会议纪要等内容未按要求进行整理归档，特别是对于一些实物、影像等资料的归档更是少之又少。在档案立卷整理过程中，普遍存在整理周期长、更新速度慢、没有及时录入数据库等问题，导致一些档案的查询利用受到影响，反过来还消弱了档案归档制度的执行力度。

2.4 档案编研工作薄弱、利用水平低

档案编研是档案部门根据室藏档案和工作需求为基准，以研究档案内容为基础，通过对档案原件的收集、挑选、加工、编排，将有关信息进行系统化整理，汇编成书，使之更便于利用者查证和翻阅的一项工作。目前档案管理工作一方面由于业务素质不到位，另一方面由于编研意识缺乏，导致大部分还停留在收与管的层面，因此造成了档案编研工作出现相对薄弱的一面。

3. 改进档案管理的建议

3.1 加强档案接收，优化室藏结构

对于档案室藏结构的不合理性，不仅有着声像档案起步晚等因素，档案接收种类单一也是其中的重要原因。因此需要在档案管理制度中，明确各处室归档的范围，突出增加重大活动档案、重点工程档案、实物档案、声像档案和电子档案，丰富反映水库工程建设和经济发展的科技档案、声像档案内容，逐步优化室藏结构。

3.2 加强业务培训，提高档案人员业务技能

根据档案管理的实际情况，对专职档案人员要加强计算机应用、软件操作等业务知识培训，加强档案编研、基础数字汇编等业务能力的学习培训；对兼职档案人员要进行档案收集、立卷整理等方面的知识培训，使专职和兼职档案人员逐步实现专业的对接。

3.3 加强软件应用，实行纸质与电子档案双重管理

随着计算机和网络技术飞速发展，传统档案管理工作的调整势在必行。局域网络平台的开通、档案管理软件的安装应用为实施档案的信息化管理提供了硬件保障，目前最需要的就是加强软件功能的学习利用，通过培训不断提升档案管理人员的信息化操作水平，同时落实专人按照“一文一档”的方式对各类档案进行电脑输入，及时将书式档案转化为电子档案，实行纸质与电子公文双重管理，实现档案信息收集、管理、储存、检索等过程的标准化、数字化、网络化管理。